役員変更登記について、教えてください。

質問

役員変更登記について、教えてください。
役員の任期満了に伴い、役員変更登記をしている最中です。
取締役３名が重任でその中の１名が代取で重任です。
監査役１名も重任です。　新たに取締役１名が選任（新任）という形です。
いつもお世話になっている司法書士がいるのですが、諸事情により
今回、別の司法書士事務所にお願い致しました。（少し割高でした）
書類をすべて、提出して代金も支払ったのですが、後から電話がかかってきて、
原始定款のコピーが必要と登記官に言われたと連絡がありました。
今まで、一度も役員変更登記の時に原始定款のコピーを提出しろと言われたことが
ありません。こういった事は、あるのでしょうか？

初めての打ち合わせの時、定款が紛失してる可能性があると言うと、
５万円で作れると言っていたので、商売っ気をだして作らせようとしているのかと
疑っています。
役員変更登記の時に原始定款のコピーを登記官から求められる場合があるのか、
専門家のかた、詳しいかた、教えてください。宜しくお願い致します。

回答No.2

yuubikaku · ベストアンサー

原始定款とは会社成立の際に、公証人の認証を受けた定款（俗な表現をすれば、最初の定款。公証人の認証文と認証印が付いている）のことです。現在の定款と異なる可能性があり、何らかの登記をする際に現行定款とは異なる原始定款を添付することはありません。

また、今から原始定款を作ることは出来ないので、恐らくは原始定款ではなく、（現行）定款ではないでしょうか？

であれば、必要な場合はあります。例えば取締役の選任は、株主総会で「議決権を行使することの出来る株主の議決権の過半数（３分の１以上の割合を定款で定めた場合にあっては、その割合以上）を有する株主が出席し、出席した当該株主の議決権の過半数（これを上回る割合を定款で定めた場合にあってはその割合以上）」と定められているように、会社法の原則に、定款で少し修正することができます。その場合には定款添付が必要になります。

今まで必要でなかった理由は、司法書士事務所は得意先の定款であれば、事務所でそのコピーを保管しています。なので、それを利用していたのでしょう。ですから、定款が無くなっているのであれば、事務所を変更した事情によっては依頼しにくいかもしれませんが、元の事務所にコピーをもらえはよいと思われます。

お礼

ご回答、有難う御座います。
確かに原始定款でも良いから探してくれと言われました。

先程、金庫を探していると定款と書かれた冊子が出てきました。
薄い和紙みたいのに書かれています。
公証人の認証文と認証印がないので、原始定款ではないみたいです。
この会社は、昭和４５年に有限会社から株式会社になっているのですが、
冊子の最後に昭和４８年の日付で定款の原本と相違ないと書いてあり、
会社の実印が押してあります。後から書かれた定款のようです。
内容を見てみると、「株主総会で議決権を行使することの出来る株主の議決権の過半数を有する株主が
出席し、出席した当該株主の議決権の過半数を以って決する。」になっていました。
引っかかるのが、監査役の章で「監査役の任期は１年とする。」と書いてあります。
登記簿を見てみると、過去の監査役は４年で登記しなおしています。

今まで必要なかったのは、そいういことですか！
昔から依頼している司法書士さんだったみたいで、定款のコピーを
保管しているのかもしれませんね。

素人相手に丁寧に教えていただき、有難う御座いました。
大変、勉強になり納得できました。
どうも、有難う御座いました。

回答No.3

yumeiroyamaneko

そういった方面の実務をやっていますが，
なんでしょうねぇ。原始定款のコピーを出せだなんて。

法務局が求めるとしたら，それは現在または定款変更時の内容のものですし，
提出する際には，会社がそれに原本証明をして出します。
会社設立以降，定款変更を一切行っていない会社では，
原始定款の内容と代わらないので原始定款でもいいのですが，
「原始定款のコピーを出してくれ」とは普通言わないはずなんですよね。

普通の株式会社の役員変更登記手続きに際して，
定款の内容を確認する必要がある場合を考えてみましたが，
(1)決議要件（定足数・必要議決権数等）の確認（会社法第309条）
(2)役員の任期（短縮・伸長）の確認（同法第332条・第336条）
(3)代表取締役の選定方法の確認（同法第349条3項）
(4)取締役会の決議省略規定の確認（同法第370条）
ぐらいしか経験がありません。

このうち，(1)(3)(4)は定款の添付が必要になるものの，
(2)は議事録文言に「定款の定めにより任期満了したので」等と書けば
定款を添付する必要もなくなります。
ひょっとして議事録作成のこの辺りにミスでもあったのでしょうか。

それに定款を作るとしても，全面改定をするならば，
（平成18年4月以前の商法型→それ以降の会社法型なら全面改定したほうが楽）
別に原始定款なんてなくてもできちゃいますし。

その司法書士事務所の資料になる可能性が高いんじゃないかな，と思います。
ひょっとすると今後も登記手続きを受託するつもりでいてくれるのかもしれません。

お礼

ご回答、有難う御座います。
やはり、「原始定款のコピーを出してくれ」とは、言われないのですか。
定款をきちんと保管していないこの会社が一番悪いと思いますが・・・（汗）
この司法書士さんもあまり慣れていないのでしょうか。
総会議事録、取締役会議事録を２回も間違えて、やり直していました。
議事録文言に「定款の定めにより任期満了したので」というのは、
書いてあったかどうか記憶がないです。すみません。

司法書士事務所の資料になるだけなら、かまいません。
追加で議事録作成に〇万円とかなければ、資料にしてもらって結構です。
今後の登記手続きを受託するつもりというのは、そんなオーラを感じました。
今回は、安くしておきましたので、次回も宜しくと言ってました。

いろいろと事細かに教えていただき、有難う御座いました。
具体的にわかり易く、助かりました。
明日、出てきた定款を持って、司法書士事務所に行ってきます。
丁寧なご回答、有難う御座いました。

回答No.1

utama

原始定款が居るというのは初耳です。

ただ，現行の定款の添付が求められることはあります。定款の変更が無ければ，原始定款＝現行の定款ですが。以下「現行の定款」の写しの添付の要否として回答します。

役員変更登記（法人登記全般ですが）については，会社法等法律の定めのみに基づいて登記できるのであれば添付不要，定款の定めに基づく登記の場合には定款の添付が必要です。

例えば，「取締役会設置会社」でない場合は，代表取締役は，その選任について定款の定めが必要とされている（会社法３４９条３項）ので，その旨が定められた定款の写しを添付する必要があります。

ご質問者の場合の登記で，定款を添付する必要かあるか，現在の登記内容と，今回の取締役等選任の総会議事録，取締役会議事録を照らし合わせないと，厳密に判断できないですね。

お礼

ご回答、有難う御座います。
「取締役会設置会社」になっております。
総会議事録ですが、発行済株式総数、出席株主数は全員出席で満場一致に
なっていました。
取締役会議事録も満場一致で承認になっていました。
（書類は、司法書士に提出してしまって今は、手元にないです）

素人なもので、すみません。
大変、勉強になりました。
詳しいご説明に感謝いたしております。
有難う御座いました。