会社のメール保存ポリシーについて教えてください。

質問

会社のメール保存ポリシーを決めようとしていますが、何年が妥当なのかわかりません。一般に定められている期間はあるのでしょうか。又、その期間を超えて保存すべきメールはどの様な方法が適しているのでしょうか。

回答No.3

dnp121133

No.1です。お礼ありがとうございます。

> 紙文書の場合、物理的制約があるので、整理・整頓も含め棚卸が行われやすのですが

私も、そう思います。「紙」は、意識して頂けるのですが、電子媒体は、なかなか、
難しいです。

お礼からは、色々と現況を把握されていることが読めましたので、
「セキュリティ・ポリシー」で、「規則制定」を行って、期間を定められたら…と、
存じます。（その前に、棚卸しが、最大のハードルですが…）

「セキュリティ・ポリシー」の制定は、質問者様の考えを上司[執行役級]を説得して、
社長名や執行役員名での「トップダウン」で、強制力を持って、実施することが
できます。

多分、その時には、執行役員などからは、「一般論」を求められますが、
「今の世の中では、まだ、そんなものは、確立されて無い」と割り切って、
説明することになろうかと思います。

※強いていうなら、紙媒体の棚卸しに準拠する形になるかと思います…、という
　ような助言を提言することになると思います。

※ポイントは、「PDCAサイクル」です。まずは、やってみないことには、何も
　始まりませんよ…、と、提言することかと。但し、提言した者が、PDCAの
　運用を任されることになり、結構、覚悟をもって、仕事に望む必要があります。

なお、保存方法ですが、一連の記録を時系列で残す方法が望ましい（途中の改ざん
が難しい方法で保存が望ましい）です。これは、訴訟などの対応のためです。
テープに時系列で落として、一回書き込み可のデバイスを使って、残していきます。
すると、訴訟時に、改ざんが無いことを証明できます。

例えば、LTOのUltrium規格のWORM機能を用いれば、消去、上書きができないので、
定期的に取得していれば、監査などの証拠としての信憑性が増します。

単純なディスクやUSBメモリにバックアップを取っていた場合は、改ざん可能です
ので、根拠としての機能を果たせるか、不安です。ここは、ご予算との相談かと。
既存の出入りのSIerさんと、ご相談下さい。

回答No.2

toiawasedesuyo

私の会社の場合は、社内メールが情報伝達ツールって感じで利用しています

言った言わないでもめることもあるので、口で言う事をメールでも送ります

設計上の情報や会議開催案内まで全て、メールで送ります

手帳みたいな扱いです

このため、永久保存の運用になっています。

お礼

ご回答ありがとうございます。永久保存のメールはpstファイルでハードディスクに保存でしょうか。

回答No.1

dnp121133

「一般に…」は、大変難しいですので、以下、考えの進め方のご紹介まで。

例えば、官公庁などでしたら、紙媒体に関しては、文章の種類に応じて、
文書保管期間が定められていますので、メール類に関しても、その
期間に準拠した運用で行われているかと思います。
（徹底されているかは、別ですが、決まりの源が紙媒体の考え方と
いうことをご参考までに…）

少々、ご質問の意図から外れますが、一般に、保存ポリシーは、
セキュリティ・ポリシーでの設計になろうかと存じます。

「メールという情報が発生」した段階、「その情報を活用している」段階、
「その情報を保存・破棄」する段階の各フェーズで考えます。

「誰が」「どこで保管」しているか（させるか？）の管理が重要になります。

> 一般に定められている期間はあるのでしょうか。

「各ユーザ」が、いつまで保存しても良いか…、だったら、その業務が
完了したら、速やかに、「各ユーザは手放し、会社の特定部署などで、
厳重に保管」となるかと。

つまり、一つは、「各ユーザからの情報漏洩の防止」の視点です。
もう一つは、「そのメールによる業務の正当性の説明根拠を残す」の
視点です。

後者は、会社の内部監査・外部監査や契約上の争い（民事上、契約上の必要期間）
に絶えうる期間からの保存期間です。

なお、それらの監査類に関しては、
> その期間を超えて保存すべきメールはどの様な方法が適しているのでしょうか。
に関しては、CD-Rやテープに書き落として、特定の管理者が、金庫などに厳重に
保管でしょうか…。

ちょっと、横道にそれましたが、情報の取り扱い方によって、保存期間の考え方が
大きく変わりますので、上司の方などと、相談されてみて下さいませ。

お礼

ご回答ありがとうございます。ご指摘の通り、「活用（利用）」の段階と、「保存」「破棄」の段階があり、紙文書の場合、物理的制約があるので、整理・整頓も含め棚卸が行われやすのですが、電子データである電子メールは棚卸がされにくく、不要な長期保存が行われがちになってしまいます。訴訟においても、メールが証拠として取り扱われる可能性がある状況下、提出を義務付けられた電子データがどこにあるのか会社として、把握されにくくなっている状況となっており、ご指摘されておる「誰が」「どこに」を管理する必要性があり、その量を制御する為に、会社としての保存期間が必要になってきている状況ではないかと考えております。
メールがビジネスツールとして使用されてずいぶん経ちますが、その使用の仕方については、まだまだ方法論が一般化していないので、統一的なルールを策定するのは困難な状況です。
ありがとうございました。