幼稚園のバザー、夏祭りの予約販売やゲームの改善

質問

困っています。
今のシステムでは効率が悪いのではないかと思っています。

現在は事前に希望をとって、手作りのチケットを配っています。
商品はお弁当、飲み物、パン。かき氷、コーヒーなどです。

当日はそのチケットと商品を交換したり、ゲームしたりしています。
現金でも一部の商品とゲームができます。

その際、チケットを作成しなくてはならない事と、集計が複雑なので効率的に改善できないかと思っています。

他の園ではどのようにされているか教えてください。

回答No.3

trajaa

>集計は金券が出た分をカウントしておいたら必要ないのでしょうか？
>やはり、最後にディスカウントした商品数まで管理して集計あわせるものですか？

最終的な金券と現金の突き合わせは必要ですよ。

但し、どうしても回収した金券と売上金額とに一定程度の差違は生じます。
理由は、ブース側の扱いミスもあるし、金券を購入したけど急用で商品と引き替えないまま帰宅するようなケースも、金券自体を紛失してしまうケースもあるので仕方ありません。

ですから完全な一致は無理なので、現金を扱う人を限定してその担当者の責任で販売した金券の売上げを売上金額として集計する。

予約分と当日分(値下げ販売)の区分を行う必要があるかは、ケースバイケース。
園や保護者向けに会計報告するのでしょうから、その報告の内容が
（例えば、飲み物仕入れ１万円、予約販売１万円、現金販売３千円、値下げ販売１千円の様に）個別品目毎に明細報告をするのであれば、販売の種類毎に把握できるようにすべきでしょうし、全ての品目トータルで仕入れ３万円、売上げ４万円の様な報告で良ければ区別しなくとも構わない。

但し、個別に集計した情報が蓄積されると運営側にもメリットはある。
・○○○の販売は、予約に比べて当日販売の比率が高い　とか
・ＸＸＸは、予約販売の他にはあまり販売数が増えない　とか

毎年の傾向には極端な変動がないので、予約数以外の当日販売数の見込みが立てやすくなって売れ残りや販売機会喪失を減らすことが出来る。

そう言った履歴を蓄積するためには、単一の用紙にスタンプラリー形式だと販売傾向の把握などは困難になる。
適当に仕入れて、適当に売って、残った分は役員で分配するといったどんぶり勘定で良ければ楽で良いかもしれないけど・・・・

金券そのものの作成や区別は用紙の色を変えるとか、用紙の一部に当日や割引の記号を入れたりマーカで出来るだろうし
金額集計の際には１００円ショップで入手出来る１０枚５０枚単位のコインケースを活用すれば、ケースに満タンで５万円とか１万円という風に簡便化出来ます。

回答No.2

trajaa

>当日はそのチケットと商品を交換したり、ゲームしたりしています。
>現金でも一部の商品とゲームができます。
>その際、チケットを作成しなくてはならない事と、集計が複雑なので効率的に改善できないかと思っています。

各ブースでの現金の取扱いはトラブルの元ですから、ブースでは金券のみに限定すべきです。
で、事前予約分の金券の他に当日分の金券を別途準備します。
当日分の金券は、(会計さんが担当する)専用の窓口で現金と引き換えます。

例えば飲み物やパンなど、事前に準備しておく数量(事前予約数＋当日の見込み数)にあわせて金券を作ることで金券数＝商品数となり、事前予約したのに商品が無いようなトラブルがなくなります。
(ブースで現金販売すると、商品残数と引き換え済み金券の照合が必要です)

商品の売れ行き加減によって会計さんの判断で(当日分の)値下げ販売可能ですし、売り上げの集計も金券販売しながら随時可能です。（その分、金券販売の窓口には複数人を配置して、ブースの販売状況把握や現金管理などの対応が必要です。）

各ブース側も現金の管理から解放されて負担が減る分、子供たちへの対応などに余裕が生まれます。

過去様々なパターンを経験しましたが、ブースでの現金販売が一番のトラブル原因です。

チケットの作成自体は、エクセルやワードで作成した雛形をコピーして裁断機でカットすれば良いので其れほどの手間ではないと思われますが、どの辺が面倒でしょうか？

金券作成の手間を惜しんで現金販売に統一してしまうと、人気商品や人気ゲームで購入できない子供が出てしまったり、売り上げ数と売上金の不一致など、今以上のトラブルが起きると断言できます。

お礼

ありがとうございます。
事情の説明が不十分なのに的確なアドバイスありがとうございます。

質問ですが・・・
集計は金券が出た分をカウントしておいたら必要ないのでしょうか？
やはり、最後にディスカウントした商品数まで管理して集計あわせるものですか？
よかったら教えてください。

回答No.1

kyo-mogu

料金はばらばら？　弁当は別として、其れ以外同じ金額に出来ませんか？

　金券という扱いで５０円単位とか。

　後は一枚のシートに項目を全て印刷して、購入したりしたらスタンプを押すのはどうでしょうか？
　不要なサービスは予めスタンプなりで消しておく。

　それと、毎回チケットを一から制作ですか？　基本的なレイアウトを作成して、年度とか追加で入れられるようにするだけでも、楽です。

　私は保育所ですが、ゲームの当たり券を作成し、それが未だに使われているのにびっくりでしたよ。基本的な物があると繰り返し使えたりもします。　６年以上前だよ。

　まず効率が悪いのはどういった事で悪いのか。集計が難しいのならなぜ難しいのか。
　そういった部分を抜き出して改善することかな。

　後は、親の職業によってはよりよい方法を知っていたりする方もいます。旦那さんでもＯＫです。そういったところからリサーチしても良いですよ。時々目から鱗の方法が出たりもしますから。

　保育所ではゲームは一律の金額で全部でも、一つでも同じ。其れ以外は現金払いで。弁当は予約制で交換用のチケット配布で。

お礼

ありがとうございます。

やはり、チケット制は排除できないですね～
スタンプラリーみたいな感じで、みんなおんなじカードに細工して配ってみてもいいのかと思ったりして…
金額も50円、30円単位にすれば50円とか30円の一つの金券で済みますよね！
集計が面倒っていうのはしかたないですよね。