メール添付の納品物について

質問

私は、マンションの管理組合の理事長をしています。管理組合の管理規約では、新入居者のための、「入居のしおり」を管理組合側が作成することになっています。しかし、基本ルールや生活環境情報、マンションの歴史や近隣環境など、さまざまな情報が必要になるので、ある業者に依頼して作成することになりました。

業者から出来上がった「入居のしおり」のWordファイルが、メールに添付された形で私のところに納品されました。私はそのファイルを管理人に渡して、それをそのまま印刷して新入居者へ配布してもらい、それをベースに新入居者に説明させてきました。

ところが、通常総会前になり、監事が、「メールに添付したファイルは、原本であるという証明として、送られたメールのまま提出しなければならない。」と言ってきました。確かに、言われて見ればそうですが、納品物の提出は、そこまでしなければ認められないものなのでしょうか。

もし、そうだとしたら、それ以外にもファイルだけを取り出して提出したものはたくさんあります。それらを全部添付したメールまで遡って提出しなければならないのでしょうか。

回答No.1

yana1945 · ベストアンサー

ソース著作権を業者に持たせるなら、
ＰＤＦで納品で、改ざん問題は収束させられます。
（ＰＤＦ納品は、官庁でも認めており、特別な悪意を
持った専門技術者以外改ざん不能なため）

管理組合側でソース著作権を持つなら、理事会で１組
印刷して、回覧し、問題が無いことを確認したら、
管理組合側でＰＤＦ化して、管理員にファイル渡しを
すれば、疑義を挟んだ監事も異論がないと思います。