相手に上手に説明してあげるには？

質問

こんにちは。

仕事で相手に手順や、仕事の内容について説明するのが上手に出来ずに悩んでいます。

友人に、物事は「起承転結」で簡潔にすると上手に出来るとアドバイスして貰ったのですが、イマイチできません。
起承転結な説明とはどんなものなのでしょうか？

ベテランの営業の人は、まず自己紹介をして、扱っている商品を説明して。。。最後にクロージングと道筋をたてて話をするとか何かの本で読みました。

自分の気持ちとを上手に伝えるには、何かコツがあるのでしょうか？

多くの方のご意見がお聞きしたいので、宜しく
お願いします。

回答No.3

noname#13289

頭に浮かんだことから思いつくまま喋るのではなく、話す前に、あらかじめ用紙に伝えたい内容と順序、最も重要な事柄などを簡潔にまとめておき、それを見ながら話した方がいいのではと思います。
多分、ご自分の頭の中でも伝えたいことが整理し切れていない状態でしょう。
私は仕事で、得意先にプレゼンすることがありますが、気合いの入ったプレゼンの場面では、必ず喋る内容をあらかじめメモし、それをカンペ（カンニングペーパーですね）にして、説明の時にはそれをちらちらと見ながら話します。
実は、私ももともと喋るのは本当に苦手でした。しかし私の商売は、相手に口頭で物事を説明できないと仕事になりませんので、最初はどんな些細なプレゼンでも、必ずカンペ持参で臨みました。今は、それ程複雑でない説明なら、カンペなしでも大丈夫ですが。
あとは、場数を踏むことですかね…お仕事の内容が分からないので何とも言えませんが、一度自分が説明を受ける側に立つ、というのも経験としてはアリかなと思います。どんな説明が分かりやすく伝わりやすいか、他人の説明を聞いてみてそこから学び取る。
また、機会があればプレゼン上手な人の話し方を参考にするのもいいかも。私も、プレゼンがうまい人の説明の仕方は参考にさせていただきました。

補足

こんばんわ。

頭に浮かんですぐ言葉にしていないつもりでは
いましたが、なかなか自分でも整理出来ていないなぁと反省しました。

プレゼンとかではないので、メモをしてとかはムリなのですが（いきなり内線で質問されるので、メモする
暇がないのです。。。。；；）
事前にメモ出来る事は、カンペにして話を進めて行きたいと思います。

回答No.2

tekebon

わたしは手順を説明する際のポイントとして次の2つを気をつけています。
・全体→部分→全体と話をする。
　手順をばらばらに話してもそれが何のためにあって、
　どんな位置づけなのかが見えないと、聞くほうは理解できません。
　まず全体を説明した後で各手順に進み、最後におさらいをすると判りやすくなります。
・項目数をのべる。
　「次のことに注意してください」よりも「次の3つの点に注意してください」
　というように何項目あるのかを予め述べることによって相手がこれから聞くことに対して
　どれくらい注意を傾けなければならないかを促すことが出来ます。

補足

こんばんわ。
ご回答ありがとうございます。

全体→部分→全体ですか。
そういう説明もあるんですね。
まず全体を見わたす事から始めたいと思います。

手順って大切ですね。
相手の立場に立って答えられる様に、頑張ります。

回答No.1

otoraku

手順を説明するには道具を使うと分かりやすく説明しやすいと思います。
１、手順書（テキストで配布）
２、ＯＨＰ等を使用する
３、プレぜーションツールで要点をまとめておく
４、作業の流れを表にして話を進める
やり方は色々あります。
作業を区切って説明することが大事です。
作業準備・作業開始・エビデンスの処理・次作業開始・・・終了準備・終了として個々の注意点を区切りごとに説明して行けば分かりやすいと思います。
区切りごとに質疑応答とかも入れて良い場合と通し説明後にディスカッションした方が良いケースもあります。作業の流れ上に後で理解することもあるからです。
ポイントを絞って説明し詳細はテキストを見ていただくとか、ポイントをパワーポイントみたいなソフトで作成しておいて詳細説明を、そのつど行うとかね
聞き手の理解力とかも考えていけば、なお良いと思います。

補足

早速のご回答ありがとうございます。

文章もそうですが、口頭での説明（社内の人や協力会社などに）について上手に説明出来ないのです。
電話での説明がほとんどです。

補足させて頂きましたm(__)m