複雑な仕事への取り組み方、思考の整理法について

質問

最近資料作成やら、業務改善などの仕事を多く任されるようになってきました。
もともと要領が良い方ではなくルーティンの書類仕事でも、
to doリストに逐次list upして取り組まないと漏れや手落ちが出てしまう性格なのですが、
複雑な仕事となるとなおさらで何から手をつけていいのかわからなくなり、
仕事の進みは遅く、完成度は低く、かつ漏れがあるなど散々です。
例えば、、、、

(1)パワーポイントで資料を作成することに

(2)何から手をつけていいのかわからなくとりあえず1ページ目から作りこむ

(3)スライドのデザインを変えたり、言い回しに悩んだり、して1ページ目だけで3時間が経過

(4)どうにか半分ぐらいつくったところで漏れや手落ちにふと気がつく

(5)また1ページ目からやり直す

(6)1日かかって上司から「え？まだ出来てないの？もういいよ。俺がやる」と言われる。

(7)へこむ

みたいな感じです。
みなさんがちょっと複雑な仕事をする際に活用している思考整理法や取り組み方についてのコツなどありましたらお聞かせ願えませんでしょうか？こんな本を参考にしたら良くなったよ！みたいな本があったらそれも教えていただければ幸いです。

よろしくお願いいたします。

回答No.1

saltmax · ベストアンサー

＞(2)何から手をつけていいのかわからなくとりあえず1ページ目から作りこむ

目的や終点が見えてないと
設計ができないでしょう。

＞(3)スライドのデザインを変えたり、言い回しに悩んだり、して1ページ目だけで3時間が経過

そんなことはどうでもいいこと。
根本は何か。
何を説明したいのかそれさえ担保されていれば
手書きでも目的は達する。

＞(4)どうにか半分ぐらいつくったところで漏れや手落ちにふと気がつく
＞(5)また1ページ目からやり直す

設計されていないから。

＞(6)1日かかって上司から「え？まだ出来てないの？もういいよ。俺がやる」と言われる。

納期や期限のない仕事はないので
そこから逆算して計画しないと。
限られた時間のなかで
できることとできないことは考えて
ペース配分をしないと終われることも終わらないでしょう。
普通は
部数を考えて
印刷に必要な時間やのりの乾くまでのオープンタイムなど
短縮できない時間は除外して仕事に振り分けできる時間は
割り当てするもんです。

お礼

ご回答ありがとうございました。
計画が大事！なのはわかっているのですが中々。。。
ご紹介いただいた本も参考にしながら、
仕事を計画的にこなすように少しずつ訓練していこうと思います。

回答No.3

saltmax

＃1です。
参考図書の紹介

川喜多二郎「発想法」

http://www.amazon.co.jp/%E7%99%BA%E6%83%B3%E6%B3%95%E2%80%95%E5%89%B5%E9%80%A0%E6%80%A7%E9%96%8B%E7%99%BA%E3%81%AE%E3%81%9F%E3%82%81%E3%81%AB-%E4%B8%AD%E5%85%AC%E6%96%B0%E6%9B%B8-136-%E5%B7%9D%E5%96%9C%E7%94%B0-%E4%BA%8C%E9%83%8E/dp/4121001362
カードを使ったKJ法は有名ですが。

梅棹 忠夫「知的生産の技術」
http://www.amazon.co.jp/%E7%9F%A5%E7%9A%84%E7%94%9F%E7%94%A3%E3%81%AE%E6%8A%80%E8%A1%93-%E5%B2%A9%E6%B3%A2%E6%96%B0%E6%9B%B8-%E6%A2%85%E6%A3%B9-%E5%BF%A0%E5%A4%AB/dp/4004150930

回答No.2

noname#193571

＞(2)何から手をつけていいのかわからなくとりあえず1ページ目から作りこむ

問題はここでしょうね。
ただ、「何から手をつけていいかわからない」と「何をすればよいか（仕事の目的）が分からない」は違います。
ここは、大丈夫でしょうか？
「何から手をつけていいかわからない」と「何をすればよいか"明確に"分かっていない」では、対処法が全く違います。

「何から手をつけていいかわからない」のであれば、とりあえずやってみるのは良いと思います。
しかし、作りこむのは違います。その段階ではデザインや言い回しなんてどうでもいいんです。
どんな作家や画家だって、いきなり完成品を書く(描く）ことはしません。全体のあらすじやバランスを組み立て、下書きを書いたり、輪郭だけを描いたりします。いきなり完成品を一から作り始められるのは、余程の天才だけです。
例の場合で言えば、いきなりパワーポイントを使うのではなく、テキストエディターやWORDを使って、文章全体を、分かる部分からだけでも下書きをしていきましょう。デザインや言い回しなどは後回しです。大事なのは内容です。
ある程度固まってきたところで、コピペすればいいんです。デザインなんて、後からいくらでも変えられます。言い回しは、全体を通したバランスが必要ですから、最後に直した方が効率的です。

あなたは要領が良い方では無いと自覚しながら、要領のいい人や天才でもやらないような、難しい仕事のやり方をしています。

お礼

ご回答ありがとうございました。
まずは仕事を設計すること、ですね。
おっしゃる通り要領が良くないからこそ、
一歩一歩着実に仕事していかないといけませんね。
ありがとうございました！