掲示物の文書管理

質問

ＩＳＯの仕組みで文書管理の中の最新版管理で、事務所の中でファイリングされた文書は問題ないのですが、掲示された（参考コピー含め）文書の最新版管理がうまくなされていないと指摘されました。
改訂された最新版のものが掲示されておらず、旧版が掲示されていることが現場（工場内）の中でみられるということでした。

掲示物も正式配布にしてみてはとアドバイスをもらいましたが、現場の中のすべての掲示物を正式配布していると、膨大になり過ぎ管理や運用面での負担が大きくなる可能性がありますので、どうしたらよいか困っています。必要性の低い文書の掲示をやめ、掲示物を減らしてもまだかなりの掲示物があります。

掲示物の最新版管理でなにかよい方法はございませんか？

回答No.1

fukaden

掲示物の最新版の管理は旧版の差替えも含め大変のことと思います。
しかし、文書管理の目的を考えますと、もし古い情報で問題が起きてしまうのであれば、できたら参考コピーもやめてアドバイスされた方と同じく正式配布をお勧めします。
負担軽減の例として
１かなりの掲示物でも責任を持てる担当者を多くしてあなたの負荷を分散する
２掲示物の場所を限定する
３掲示をしないで必要な情報は回覧やメールなどで配布する・・など
あまりアイディアが出なくてむみません。
管理や運用で負担だと感じているのであれば、それはあまり良いことではありません。
あなたが負担だと感じなくても仕組みが上手く回る方法を是非見つけてください。