ISOの外部文書管理について

質問

ISO9001の4.2.3 f）で、「品質マネジメントシステムの計画及び運用のために組織が必要と決定した外部からの文書を明確にし、その配付が管理されていることを確実にする」とあります。
法令は外部文書にあたると思うのですが、印刷物としてではなくネット上で閲覧し、利用しています。
その場合には文書自体は手元にないので、管理対象外と考えていいのでしょうか？
それとも管理しなければならないのでしょうか？
また、管理するとしたらどのような管理をしたらいいのでしょうか？

わかる方がいましたら、アドバイスをお願いします。
（食品製造業です）

回答No.2

no009

＞組織が必要と決定した外部からの文書を明確にし、

基本は、貴組織がどのように考えているのか、が問題で、一般解はないと考えますが、とりあえずのアドバイスを。

私だったら、法令は外部文書では無いと判断します。作業は法令でなく、要領書なり、手順書なりに従って、行うと思いますが、それらは法令のみを満足するのではなく、業界のガイドラインなり、社内規定なりも当然満足しているはずです。
管理すべきは、手順書類（の数値？）であるのでは、と考えます。
(最大の理由は、不要な仕事が増えるだけ。上記は外部審査対応用）

貴組織が法令を外部文書とする場合は、ネット上の利用にとどめ、法令の最新版をディスプレイで確認する。基本的にはアウトプットしない。アウトプットしたものは、参考資料と規定するだけでよいと思います。
（外部文書としてこれこれを管理するという規定が必要なことは蛇足ですか。）

お礼

アドバイスをありがとうございます。

確かに法令文書ではなく、各手順書や仕様書で作業を行っており、そこには社会的に定められている基準等も含まれています。
それを作成する際にネット上で調べたりするということがあるので、入れたほうがいいのかと考えたのですが…
（規定制定段階で含まれていたのもありますが…）

いろいろと調べてみましたが、やはり法令等は参考資料程度とされているところが多いようです。
そうですよね…よく考えたらきりがないくらいの量となってしまいますよね。

参考にさせていただきます。

貴重なご意見、本当にありがとうございました。

回答No.1

kentkun

法令はいつ成立しいつ施行されているかが重要になります。
ですからそれを管理するということは、改正が有った場合に、
いつ、どこの箇所が改正されたか、また組織はそれに対応できているかどうかを外部審査員は判断材料にします。

従って、ネット上だけで管理する、というのは組織がまたは審査員がすぐどこの箇所がいつ改正されたかが判明するには不適当だと思います。

文書の管理というのは、どこにあるかというだけでなく、その内容と法令等であれば組織が対応できているかが重要です。

例　○○法令
昭和○年○月○日施行
対応しなければいけない箇所を管理する。

平成○年○月○日　法令改正
法令改正に伴い、対応しなければ行けない箇所は
平成○年○月○日に対応完了。
責任者確認印

こういう流れだと思います。

補足

回答ありがとうございます。

文書自体を管理するというよりは、
法改正があった際に改正箇所の把握や適合性が確認できているかどうか

これをわかるようにしておけばいいということでしょうか？
（改正履歴のようなものがあればいい？）