作業効率のアップや処理の改善について

質問

仕事との内容としては、お客様からの電話の内容をファイルに入力したり
依頼メールや報告書を出します。

あせるとミスがおきやすいので、あせる状況を減らしたいのと
仕事をやる事が場面場面で変わりやすいため
（お客様対応後依頼メールが必要だったり折り返しが必要だったり・・・）
頭の切り替えが必要で今やっていることに集中していないといけませんが、
かといって、残っている仕事やこれから先の仕事の優先順位や配分を考えなくてもいけません。

仕事の改善としては
・あせる状況を減らしたい。
・頭の切り替えができるように工夫したい
の2点を改善したい業務工夫をしたいのですが、いい案が思いつきません。

単語帳、ショートカットキーなどは利用しています。
アウトルックの予定表の機能やメールの下書き保存も利用していますが
もっと、作業時間を短縮したいのです。
何かいい方法を教えてください。

回答No.2

noname#145997 · ベストアンサー

最初の方と同じですが
私は付箋をPCには張らず手帳を利用します。

要は

今すぐやる仕事（電話に出る、すぐに必要な応対）
残っている仕事（入力、依頼メール、報告書作成、
　　　　　　　　　　後回しにしてよい応対）

が目に見えて分かればいいわけですよね。

私は付箋をＰＣには張らず手帳を利用します。
10分後にすぐに取り掛からなくてはいけないことは
PCに張り付ければいいと思いますが、
例えば翌日、2日後、1週間後でよいことを
PCに張り付けていたら大変です。
優先順位が分からないどころか紛失します。

付箋なので後から見直して順番を入れ替えることもできます。

大切なのは

どんなに慌てていても付箋に残すことを省かない
出社して仕事を始める前に必ず確認する
退社前にもその日と翌日の予定を必ず確認する

の3つだと思います。

あと机の上や引き出しの中、ＰＣは整理されていますか。

やりかけの書類の仮置き場を作る
ファイルにはタイトルやインデックスを必ずつける

デスクトップのアイコンも可能であれば

Wordや専用端末などよく使うものは上・左端
自分で作成したファイルなどは上・右端
あまり使わないものは下

に配置すると焦る気持ちが抑えられます。

業務に優先順位がついて、かつ、
それをきちんと把握できていれば
気持ちの切り替えと意気込まなくとも
良い気がしますが、

私は忙しいからこそ体を動かすことにしています。
ちょっとのことだと切り替えずらいので
私の場合は席を立ってトイレに行くことにしています。
もう少し時間があればコンビニに何か買いに行くとか。

体を動かすことで脳にサインを送ってあげて
次に行こうと指令を出してもらうわけです。

質問者様が男性だと少し難しいかもしれませんが、
（男性の仕事中の集中力はとてつもないので）
リフレッシュにもなって頭がスッキリしますよ。

回答No.1

gontakun1010

既に実践されているかも知れませんが
付箋にやるべき仕事を書いて、PCのディスプレイに貼っておくといいですよ。

優先順位の高い仕事を一番上に貼るんです。

アウトルックなどと違って嫌でも目に入りますからね。
アナログ的な方法ですが、頭を整理するには持ってこいの方法だと思っています。

焦る状況を減らすには、とにかく「焦らないこと」を意識するしかありません。
例えばトラブルが発生すると、どうしても早く解決したいという気持ちが働き
焦って行動してしまいますが
トラブル発生時に一番大切なことは「焦らないこと」だと言われています。

僕はシステム系の仕事をしているので、トラブル対応等が非常に多いのですが
若い頃は、あたふたしてしまって、逆にトラブルを悪化させてしまったことが
多々あります。
当時の上司に言われた言葉が
「焦れば焦るほど失敗するんだよ。目を閉じて１分間頭を整理してみな。」
でした。

トラブルの最中に実践するには勇気のいる行動ですが
個人的な経験としては、すごく効果のあるアドバイスだったと思っています。

また、仕事の経験を積めば積むほど、焦る状況と言うのは減ってきます。
とにかく実践経験を積む事で、冷静に対処できるようになりますので
「焦りたくない」という気持ちに焦ってしまうことは
避けた方がいいと思います。

お礼

ありがとうございます。