会議室の直前キャンセルを無くしたい！

質問

会議室の直前キャンセルを無くしたい！
社員の意識変革はもっともですが、少しでもツールで解消できないものでしょうか。
例えば当日キャンセルが頻発すると一定期間会議室予約できなくなるなど。

何かツールをご存じの方は教えてください！

回答No.1

STICKY2006 · ベストアンサー

こんちくは。

>>直前のキャンセルを無くしたい

意見はもっとも。
直前キャンセルがあることで、そのとき使いたかった人が使えないわけですし、でも、キャンセル→会議室の空きがある。
わけですし、使われない時間。。。は無駄なわけですし。

>>例えば当日キャンセルが頻発すると一定期間会議室予約できなくなるなど。

ペナルティ。ですか？
。。。でも、そんなことしちゃうと、本当に使いたかったりした場合に使えなくて結局困る。ことになりかねないかと。。。

特定の個人が、当日キャンセルの頻度が高いとかだったら、口頭で個人に注意するのがよいかと思いますが。

>>社員の意識変革はもっともですが、少しでもツールで解消できないものでしょうか。

結局、「キャンセルするものはキャンセルする」んです。

コンピュータ関係の仕事してますが、「全てをシステム化することに意味は無い」という話はよくあります。
（１日１回、１分で終わる作業のために、それを自動化することに意味はあるのか？とか。

仕方なしにキャンセルする場合だって当然あるのにキャンセルするとペナルティがつくから、キャンセルしないで、会議室放置。
とかになったら、余計に本末転倒な感じですよ。

・ルール定義を行なう。そして、それをちゃんと周知徹底してもらえるように広報する。
・全て承認式にして、予約の際には必ず管理者が介入する、もしくは、各部署？ごとに管理責任者たてとく。とか。

予定時間から１０分経過したら、予約放棄とみなして、自由に使っていいですよ。
とかルールづけて上手くやってるところとかあったなぁ。。。

手間はかかりますが、「予約時には管理者に連絡」としちゃえば、必ず会話する→「前もキャンセルしたよね？」
で人海戦術的に却下も出来ますが。。。
相当デカい部署です。
って感じですかね。。。？(´・ω・`)

お礼

STICKY2006さん

回答ありがとうございます。

やはり運用で勝負ですかね。

なかなか運用も難しいですが、

「予定時間から１０分経過したら、予約放棄とみなして、自由に使っていいですよ」

このルールはシンプルですけど、結構強力だなぁって思いました。
要は高い利用率が維持できることが重要でもあるので。

大変参考になりました！