仕事の進捗状況
私の会社の業種がITに関わりが薄く、かなり弱いです
そんな中、ほんの少し知識がある私がそこら中からいいように利用されています
誰かがどこかで便利屋をしていて能力を身に着けているケースがあるのはわかります
私がすれば軽減できることを誰かが手作業で残業をしていることもあります
ただ、ハイハイと答えていると
頼めばやるので、押し付けて休憩に行かれる 面倒なこと = 私がやる
漠然と丸投げをされるので、調査から入らなくてはいけない
責任の所在があいまいになる 等の問題になります
どちらにせよ、仕事はしないといけないので
仕事をもらう場合には上司の耳に入れて、上司から依頼をもらう
そのときにも どの部署主管の仕事なのか、今どういう状況か、
自分はどの部分を任されるのか、等 状況を教えてもらうよう気をつけています
長くなりますが、具体的に書かせてもらいます
今回出てきた仕事なのですが、
上司の上田さんの説明
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社外から報告を求められており、
今からデータ集め、集計をし資料にするという仕事です
データを蓄積しているシステムからデータ取得できるかわからない
(システム関係はほとんど外注なので、費用が発生し簡単に取り出せない状態)
システム部では難しいので手作業になるだろう
(独自のシステムに添付されているファイルを
手作業で300~500個取り出す必要があり)
去年までは、A部署が集計・報告していたものでしたが
おそらく担当者が変わり、業務改善で廃止したところ
外部から報告を求められることになった
私の部署では、その集計前の個々の数字は確認している
今回、A部署と協力して集計・報告をする必要がある
私「具体的な担当のお名前は?」
A部署の宮田課長、長野さんとも協力してもらって…
私の部署の佐藤課長と樋口さんも詳しいので、話しておくよ とのこと
私「主管部は?」
主管は、A部署 とのこと
期限はあと2週間
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そういう背景であれば、
A部署が、データの元になるエクセルファイルを手作業で集める
(もしくは、システム部になんとか依頼を通し 元データを取得する)
↓
私がエクセルファイルから報告に必要なデータにし集計する
程度の流れになるのだろうな、と考えておりました
しばらくしてA部署の宮田課長が
ITの便利屋で名前が挙がっている私をご存知のようで、挨拶にこられました
「またよろしくお願いします あなたの部署の仕事なので」と…
え?私の部署の仕事?
私の部署の佐藤課長に
私「宮田課長があなたの部署の仕事なのでと言われましたが?」
佐藤課長「外部から指摘があったのは私の部署ですが、2つの部署で協力して進めていきます」
A部署の長野さんは私と少し話したことがある人だったので、
メールで状況をうかがいました
長野さん
「進捗はあまりないですが…
あなたの部署でデータを取り出して、あなたに依頼が来ると思います」とのこと
上司の上田さんに相談(佐藤課長不在)
私「データの取り出しの指示がどこかに出ているのであれば、どういうファイルを取り出すのか
いくつぐらいのファイルが来るのか、知りたいのですが」
(なんでもすぐ出来るからと、理解のない人から丸投げされたくない)
上田さんと一緒に樋口さんのところに行く
樋口さん「ファイル取出しとかなんにも聞いてないですよ
どの項目の数字を引っ張ってくるかの打ち合わせが来週○日にあるので
それからなのです…」
おそらく…
私の部署に外部から指摘があったのなら、私の部署が主管であるはず
それとA部署が自分の部署に仕事が下りてくるのが嫌なので、
投げようとしている姿勢があるのだと思います
私の会社の全社員が3000人ほど、私の部署が80人、A部署が20人です
仕事の投げ合いは、よくあることだと思います
便利屋の私はそういう歪ばかりにつっこまれるので、
なるべく事前に情報をたくさんもらおうとしても、
話している人の理解の範囲で話されるので、今回のような状態
具体的なところまでつかめないまま
「できる?やってくれる?」等の質問を受けるので、反応に困っています
私がもっとどっしり構えていたらよいのかもとかも思いますが…
周りの人は私が会議に参加して、話を理解して提案して欲しいくらいに思っているのかと思います
しかし過去の経緯から、丸投げになるのが目に見えています
抱え込んでしまって勝手にやったんやろと怒鳴られたこともあります
なので報告、周知はしようと思いました
自分のことも防御したいですし、自分の知っていることで仕事を改善しないといけない
しつこいぐらいに確認する、文書に残す 等でもよいです
似たような立場で仕事をされている方で、参考にされている本 等
幅広い目線をいただけると助かります