職場での仕事の指示について

質問

職場での仕事の指示について
よく上司から書類のチェックを依頼されますが、データベースではなく紙ベースで渡されます。
当然紙で渡されるわけなので、ある番号（商品番号のようなもの）の重複チェックを目で見て
作業をすることになるます。
元データはエクセルなので、ＣＯＵＮＴＩＦ関数を使うとかデータでもらったら１０分で済む事を
目でチェックすると１時間以上かかります。
他にも違う内容ですが似たような作業をしている人がいて、その人はデータで貰っているのに
目で見て作業をしていて、もう何日もその作業にかかっています。
現在働いている会社ではそれが当たり前のようです。
上司にデータで資料を下さいと言っていいでしょうか？
似たようなチェックの仕事をしている人に「関数を使った方が早いですよ」と教えても
いいでしょうか？
気分を害されないか悩んでいます。

回答No.2

lesskey

普通に「書類を紙媒体ではなく、電子データで下さい」と言えば良いかと。
理由を聞かれたらその旨(電子データの方が重複チェックが楽、結果が残るなど)を
伝えれば相手も納得すると思いますよ。

多分上司としては紙ベースの方が分かりやすい・見やすいと思って
渡してるのだと思います。貴方が電子データの方が扱いやすいことを
分かれば今後は電子データで渡してくれると思います。

お礼

そうですね。率直に言った方がいいのかもしれませんね。
深く考えすぎていました。
回答ありがとうございます。

回答No.1

someone000024

こんにちは。
お悩み、良くわかります。
ありますよね、もっとこうすればいいのに、ということ。

効率を上げようとしているわけですから、
その提案をするのは問題ないと思いますよ。
一番大切なことは言い方だと思います。
現在のやり方を否定する言い回しではなく、
○○すると、もっと○○になるかと思うので・・・という感じなら、
気分は害さないと思いますよ。

ただ、この場合その上司がデータをメールで送ったりすることに
慣れていない可能性もありますので、
新しい提案をする時は、具体的なやり方なども合わせてお伝えすると、
事が運びやすいかと思います。

お礼

早速の回答ありがとうございます。
そうですね。言い方が大切ですよね。
アドバイス頂きありがとうございます。