現在の会社に総務として入社し数か月が経つのですが、会社の鍵の管理のずさ

質問

現在の会社に総務として入社し数か月が経つのですが、会社の鍵の管理のずさんさにびっくりしています。工場内の設備点検の関係上、業者が昼夜、休日問わず出入りしているのですが、立ち会いをするわけでもなく建物の外に鍵を隠し、隠し場所を業者に教えて許可しているため出入りはほぼ自由となっています。業者との間に鍵のことでなにか覚書をしているわけでもなく、上の人達は長年のつきあいで信頼しているからと意味不明な理由をつけてまったく責任感がありません。なにかあっても泣き寝入りしかできないような現状の管理体制なのですが、どうしてもなんとかしたいです。個人情報の観点からとか、現状のままでは管理義務の点で法律違反になるからとか、有無をいわさないような理由で管理を正していくことはできないでしょうか？
また、仮に鍵を業者に貸与する場合でもどのようなやり方で管理していけばいいでしょうか？
とても困っています。

回答No.2

ben0514 · ベストアンサー

リスクと天秤にかけて、エリアの区分を徹底することですね。

信用で出入りを認める部分と信用していても出入りできない部分に分けることですね。
さらに、重要度が高いと考える情報などは、特定の人でなければ見ることが出来ない状態を作ることです。最悪経営者個人の自宅で常に保管するなどです。貸金庫なども良いでしょう。

管理義務は、いろいろな法律で定められているでしょう。その定められているものごとに、検討しなければならないでしょう。

お礼

ご回答ありがとうございます。
＞信用で出入りを認める部分と信用していても出入りできない部分に分けることですね。
同感です。
再度、質問内容の補足になりますが、現状はある箇所の鍵さえあれば機密度の高いところにも入れてしまうため、どうしてその点に注意を注がないのか不思議で仕方ありません。
私自身、過去に経験したアルバイト先で鍵をかけているにも関わらず金庫やぶりに入られたこともあるので正直信用だけでまかりとおりことではないと考えています。
工場部分のみに関して言えばある程度理解できますが・・・
＞管理義務は、いろいろな法律で定められているでしょう。その定められているものごとに、検討しなければならないでしょう。
やっぱり一括した法律体系ではないのですね。個人情報に関しては・・・の点に留意して管理しなければならない。資産については・・・の点に留意して管理しなければならない。とかそういうことなんでしょうね。

回答No.3

noname#155097

>現在の会社に総務として入社し数か月が経つのですが、

その会社にはその会社の不文律というかやり方がありますから、
新入りの下っ端がなにをいっても波風をたてるだけです。

まずは上司に現状を報告し、相談するという形でよいでしょう。

一般的には鍵を貸与するときは、前日に貸して翌日には返却させる。
その時は渡した人間、借りた人間の氏名を記入するような
貸与簿などを作成しておきます。

別に出入りの業者が休日に点検等で構内を自由に行き来する
というのはどこの事業所でも行われていることです。

いちいち立会などしていたら、休日出勤手当の支給という
会社としては余分な経費をねん出する羽目になりますから。
(もしくは従業員にサービス残業をさせることになります。
こちらは違法)

明らかな過失などがあれば業者に弁済させることはありますが、
一般的には設備保険などで賄う場合がほとんどですから、
何かがあっても会社として困らないようにしておくことのほうが
肝要です。

お礼

ご回答ありがとうございます。
やはり、最低鍵の所在や使用状況等は記録するべきのようですね。なにかあったときに「信用してるから」だけでは管理責任不十分と言われてもなにもいえませんね。
工場を持っているある会社さんでは、鍵の所持は責任者に限定されていて必ずその方が開け閉めをしているようです。こちらは、残業代等がつかないぐらいの責任者のようです。
会社の規模によってその辺はまちまちなようです。

回答No.1

dexi

警備会社をいれれば管理できますよ
業者に鍵を貸与すると警備の解除キーもわたすことになり、
これには特定の番号なりが付与されていて
どの鍵がいつ使われたのかわかります。

お礼

ご回答ありがとうございます。
お金をかけない方法で考えておりますが、最終的にはそれが一番妥当そうですね。
金額を調べてみます。
警備会社を利用する以外でなにか方法がありましたら宜しくお願い致します。
質問内容一つ補足させていただきますが、事務所棟と工場には守衛はおりません。