PTA総会の委任状を電子化する際の注意点は？

質問

PTA総会の委任状を電子化する際の注意点は？

PTA総会の委任状を今まで紙で受け付けていましたが、今後電子化への移行を検討することになりました。なりすましや不正を防ぐためにある程度の本人認証の方法が必要と思いますが、どこまで厳密にするのか？あまり厳密にすると電子化の目的の一つである「簡単さ」がなくなってしまいます。
もし、すでに電子化に移行しているところありましたらどのようなシステムを作られたか、教えてもらえませんか？

回答No.3

kyo-mogu · ベストアンサー

No.２です。

　もし委任状をメールなどにする場合、形式を整える。紙での提出とメールでの提出の重なりがないかのチェックが必要になります。
　それと心配なのは総会ですので出席人数などの総会成立条件を満たす証拠として認めてもらえるのかも問題です。電子化によって改ざんの問題も出てきます。簡単に数値の変更や氏名の変更も可能になってきます。信頼性はどうか？このあたりが問題になるかもしれません。特にトラブルが無い場合は気にならない問題ですが、総会などの決議に疑問を持った方が委任状のチェックをさせて欲しいなどと成った場合、データはどうなのか信頼できる物かなど苦情を言う人が出てきそうな気がします。

　メリットとしては、当日に急遽参加出来ずに委任状を届けられない場合にメールなどで委任状を出せることはありがたいですが。

　我が地域では紙を使用しています。

お礼

再度のコメントありがとうございました。
まったくおっしゃるとおりですね。「問題があったときにその正当性をどう示せるのか？」
ちょっと難しい問題ですけど、慎重に検討させていただきます。

本当にありがとうございました。

回答No.2

kyo-mogu

業者を使っている連絡網のシステムで出欠確認の機能がある物があります。それを利用すれば委任状としての使い道も可能かもしれませんが、電子化は良いのですが全員携帯電話をもっているかどうか。パソコンはあるかどうか。無い人にはどうするのかという問題も有ります。
　また、特定のキャリアが認識出来ないなども無いようにしないといけません。

　なりすまし防止は難しいかもしれません。我が子の行く小学校では保護者のお知らせの封筒で登録先を教える形で連絡網を使っています。学年やクラス、児童名など明記してもらって登録確認をする方法ぐらいかな。
　業者を使うのであれば、そこに相談する方が確かでしょうね。あまりこだわると料金が高くも成りますが。

　メールでの連絡網を使っていますが、普通の電話での連絡網や紙媒体でのお知らせも並行しております。完全電子化は難しいと思いますよ。携帯電話が故障したなどあれば、つながりませんから。

お礼

ありがとうございます。
業者のものではないですが、保護者方がボランティアで作ってもらったシステムが既にあり、前保護者の方がご自分のパスワード付きアカウントは持っていらっしゃいます。
多くの連絡はメールで行ってますが、ご指摘の通り、大事な文章は紙で渡すなど並行して行ってます。今の時点で完全電子化は考えていません。

一番気にしているのは、このユーザ名とパスワードで、従来の紙の委任状の署名にとってかわっていいもんなんでしょうか？
もし、この点ご存知でしたら教えてください。

回答No.1

noname#232424

知っている実例ではなく，いま思いついたものです。
（実例では職場内メールを使いますから，なりすましはできません）

「メール表題に必ず＜ＰＴＡ委任状＞の文字を入れてもらう」
整理するときに不可欠です

「メール本文に保護者氏名を書いてもらう」
passrsby2@...net などというアドレスからではわからないのに，友達間のメールと同じように氏名を書かない人はよくいます

「子供の氏名，学年，組，出席番号も併記してもらう」
なりすまし対策

お礼

回答ありがとうございます。
確かに、まったくお名前が入っていないメールアドレスを使っているのに保護者氏名やクラスを書かない人は結構いますね。

たかがPTAの委任状になりすまし等する人はいないだろう、という気持ちと、なにかあった時のために最低限のリーズナブルな対策はしておかないとまずいだろうな、という気持ちのバランスで悩んでいます。

ありがとうございました。