月報に書くべき内容、良い見本を教えてください。

質問

月報に書くべき内容、良い見本を教えてください。

４月から営業職として働いている新卒です。
先輩に付いてＯＪＴの予定でしたが、その先輩が大きなプロジェクトの応援に行くことになり、急遽別の方（代理先輩とします）に仕事を教わっていました。その間当初のＯＪＴ先輩から仕事を教えていただいたのは全体の一割くらいで、丸一日ＯＪＴ先輩に会わない日も何度かありました。
今後指導してくださるのはＯＪＴ先輩の方なんで、この一ヶ月間に代理先輩からどのようなことを教えてもらったか簡潔に月間報告書を書こうと思いつきました。
（ＯＪＴ先輩と代理先輩の間で報告しあってるとは思いますが、私がどれだけ理解できてるのか私の視点からも報告したほうがいいと思ったんです）

自分としては、誤解して覚えてないか確認してもらいたいので、逐一一つ一つの作業の手順を記録したいんですが、
毎日忙しくしてるＯＪＴ先輩からすれば「そんなことどうでもいいから、○○についてはどうなんだ？」というのがあるかもしれないと思い、質問させていただきます。

自分の担当業務も忙しいなかで、新卒で何も分かってない新人の指導を引き受けてるとして、
１．報告書はどういう形式・分量にしてほしいか、（目安として何ページくらいまでに抑えてほしいか）
２．報告書の中で、新人の視点から「これだけは必ず報告してほしいこと」や「できれば報告してほしいこと」
３．逐一一つ一つの作業の手順を記録した報告書は迷惑か？
教えてください。特に形式の見本があれば教えてほしいと思います。よろしくお願いします。

回答No.1

takuya1663 · ベストアンサー

元人事でＯＪＴに関する教育訓練などの制度を数社で企画、導入してきた者に過ぎません。

確かにご質問者様が報告書の形式や分量などの記録方法が気になる様子は手に取るように理解できます。

これは逆にＯＪＴを実際に行う先輩社員や上司に対する教育研修でやってきたひとつの事例に過ぎないのですが、ＯＪＴで大切なことは、「教える側」と「教えられる側」双方がＯＪＴを通じてお互いに成長することも最も大切な目的のひとつかと思います。

それには具体的に教える側が、「何の仕事を」「いつまでに」「どうやって」「どのレベルまで」にといった個々の仕事についてＯＪＴの計画を立てることが職場内教育訓練において一番大切な教える側としての大前提ではないかと思います。

実際にＯＪＴに関するシステムやツールを自社や部署ごとに合うように運用することが大切なのですが、肝心なことは先輩社員やご質問の「代理先輩」がご質問者様の個々の仕事の習熟度合いを確認することではないでしょうか。

そしてＯＪＴに関するツールのひとつとして日記や日報形式での報告書的なものは実際に作成して運用しました。これはあくまで回答ではなくひとつの実例に過ぎませんが、報告書の形式よりも、仕事を教える先輩と教えられる後輩や新人にとってのひとつの簡単なコミュニケーションの方法のひとつでもあり、また、そのひとつに過ぎないという点でした。

ＯＪＴという職場内の実地教育研修、訓練などはご存知の通り、ＯＦＦ－ＪＴ（集合教育研修など）よりもはるかに効果がある最も大切な研修方法です。

新人にとっても大切なことかと思いますが、どのような報告書でも共通する重要なことは５Ｗ１Ｈあるいは５Ｗ２Ｈ時には加えて１Ｒなど…簡潔に書くことではないでしょうか。

また記録するということはとても大切なことですが、それは手段に過ぎず、目的は、新人であるご質問者様が上記の通り、何を、いつまでに、どのように、どのレベルまで…個々の仕事などを習熟したかということに加え、一日中先輩社員や上司が付きっ切りで仕事を教えることは実際に困難なことが多いかと思いますので、その際に忙しくて質問できなかったこと、わからないことなどを簡潔に書けばよいのではないでしょうか。

＞１．報告書はどういう形式・分量にしてほしいか、（目安として何ページくらいまでに抑えてほしいか）

いつ「〇月〇日～〇日など」
どこで「営業部内などで」
何を「得意先の担当者の氏名や役職など」
どのように「電話応対や訪問にてなど」
どのレベルまで「自社の〇〇の新商品についての特徴やセールスポイントなど」

といったような簡潔な（実際の実例ではないと思いますのですみません…）方が先輩にしてもご質問者様の仕事の習得や習熟度合いがよりわかりやすくなるのではないでしょうか。
もちろんこの限りではありませんし、断言などできることではありませんが、他に失敗したことや、反省点などに加え、同じ失敗をしないように今後何に注意してどう行動するか…なども良いのではないかと思います。

また、業務の進捗状況やその日によって仕事の質や量ともに当然変化があるので書くことの方法だけに注力してしまうと「書くこと」が目的となって肝心なご質問者様が何を得たか、また今後（例えば明日など）どのような点を努力目標とするのか、といった簡単な記載でも重要なことがあるのではないでしょうか。

書くことだけが目的ではないということを念頭において、仮に報告すべきことや特筆すべきことがない日もあるかと思います。
そういった場合は今日の振り返りや明日や期間を決めて自分が何を目標として注力して仕事をするのかといった内容でも構わないと思いますよ。

詳細に記載して報告することも確かに大切かとは思いますが、重要なのはご質問者様が何を教わったかということそのものではなく何を覚えて実行したかということが教える側としては一番知りたい、把握したいことではないでしょうか。恐らくご質問者様の仕事は先輩が全て把握しているはずなので（その先輩代理の方も）あまり細かく教わったことよりも前述の通り、簡潔かつポイントだけで充分かと思います。

実際の仕事では当然失敗や困難もあるかと思います。それらを仕事で最も大切なコミュニケーションという方法を通じて、意思疎通をはかることもＯＪＴでは大切なことではないでしょうか。

そして、そういう些細なことでも質問されることもありではないかと思います。

＞（ＯＪＴ先輩と代理先輩の間で報告しあってるとは思いますが、私がどれだけ理解できてるのか私の視点からも報告したほうがいいと思ったんです）

理解も大切ですが、それ以上に「できること」「できたということ」が大切なことではないでしょうか。
あくまでも参考程度にでもなれば幸いです。