海外との英文相殺合意書

質問

皆様 私は、商社で経理を担当しています。

今回海外の取引先（マレーシア）M社と相殺処理を実施しました。
当社はM社より、化学品を輸入していますが、数ヶ月前に発生した返品分の代金(既に支払っていたので預け金で処理)と
新たに仕入れた買掛金を相殺しました。
先方とはEメールでのやり取りに基づき、本相殺については事前に合意しています。

ただ、私の上長より、今回金額が３千万円超の相殺なので、先方と英文の相殺合意書を取り交わす様指示がありました。
（日本銀行への支払等報告書は提出済です。)

通常当社ではEメールの合意のみで相殺を実施していたケースが多く、
決められた形式が存在しません。
ごく簡単な文書でOKなのですが、私こういったビジネス英語が不得意の為、困っています。

どなたか、アドバイスしていただけないでしょうか。
Webサイトを紹介して頂けるか、簡単なフォームを添付して頂けると助かります。
よろしくお願い致します。

回答No.1

777carlos · ベストアンサー

メーカーの営業担当海外駐在です。
返品金額と新規注文分の金額は同じはずですので、私なら簡単に
下記のようなMemorandumを作成して両者でサインしておきます。
Memorandum
Date : xxxx
As per our previous correspondences by e-mails, we have mutually agreed to offset the amount of (金額) shown below.
1)the amount you owe us by our return goods to you on （返品日）
2)the amount we owe you by our new order, P/O No. xxxx dated (注文書の日付け)
この後に両者の会社名サインする箇所を書いておいて、貴社でサインした2部を先方に送り、1部をサインして返信してもらえばどうでしょうか？