相手のペースにのらない方法

質問

役所などに問い合わせなどをする時には、間違えてはいけないと思い割とゆっくり丁寧に話します。

しかし、相手は忙しいせいかかなり早口で話されることが多く、とてもせかされます。

こういう人が電話に出た場合に、こちらの事情をしっかりわかってもらうにはどうしたらよいでしょうか？

私が気をつけていることは、
(1)聞くべきことをメモしておく
(2)相手がせかしてもゆっくり話す
(3)最後に確認をする

です。でも、だいたい(2)(3)をしても相手は「はい、はい」と言って効果がありません。

その結果、電話して行った甲斐も無く、書類が足りないなどの理由でもう一度足を運ばなければなりません。

こういうタイプの人（男性が多い）が電話にでた場合、どうすれば相手にしっかりと話をきいてもらえますか？

良い方法を教えてください。

回答No.3

laing · ベストアンサー

当方の家族が公務員だらけで、役所勤務も当然おりますので、投稿させて
いただきます。

先ず、電話でのお問い合わせなんですが、膨大な数の電話が掛かります。
出来るだけ、役所のＨＰなどを見てご確認の上、直接役所に来て下さると
有り難いです。（役所でしたら、家から遠くはないですよね）
電話での対応がぞんざいなのは、電話に出る職員の性格的な問題も全く
ないと思いますが、住所を聞くと近いのにわざわざ電話で質問して来る
方が多いので、「またか・・・」というような感じで対応してるケースが
殆どなんです。

それから、間違ったことを教えてることもあると思いますが、ダントツ
で新人が電話に出ると、書類が足りない云々になります。(苦笑）
直接、出向いて下されば、ベテランがその場でチェック出来ますので、
やはり確実です。

どうしても、仕事の関係上や体調の問題などで、電話での問い合わせを
なさりたい場合には、「お忙しいところを申し訳御座いません」と
必ず心証をよくして、職員が早く電話を切り上げようという気持ちに
させないようにしてみて下さい。
心理作戦という手でやってみるといいです。

お礼

回答ありがとうございます。

＞住所を聞くと近いのにわざわざ電話で質問して来る方が多いので、「またか・・・」というような感じで対応してるケースが 殆どなんです。

一般的な公的機関のことを指してますが、電話で聞いていけば1回で済むはずの用事を、わざわざ平日17時までに1時間近く割いて何度も足を運ぼうとは思いません。もちろん、ホームページにのっているようなことは調べてから電話します。

電話で問い合わせるのはそんなに申し訳ないことと思っていませんでした。
ただ、電話での問い合わせがそれほど多いならば、それなりの体制を整えるべきだと思っています。

ということはさて置き、だいたいせかすのは年配の男性が多いと私は感じています。ただ、若い人に対してそういう態度を取られる方がいるのもある程度仕方ないかなーとも最近は思っています。

＞「お忙しいところを申し訳御座いません」と必ず心証をよくして、職員が早く電話を切り上げようという気持ちに させないようにしてみて下さい。

そうですね。感謝の気持ちを忘れてたかもしれません。次回からそうしてみます。

ありがとうございました。

回答No.2

cococoririri

こんにちは。
お役所などに問い合わせをするときに、ゆっくり話を聞いてもらえないということですが、問い合わせの要点はあらかじめ、まとめてありますか？ネットなどで、調べられることはあらかじめチェックしておいてから電話をするといいかもしれません。
それと、電話をかける時間帯は気をつけていらっしゃいますか？朝、始業直後やお昼間際、午後いちや就業間際は相手に余裕がない場合が多いようです。ある程度業務に余裕がある、午前10時半～11時半、午後なら2～4時頃にかけてみてはいかがでしょう。
hihihi30さんがおっしゃっているように、最後に電話に出た人の名前を聞いて、何か不備があれば、その人あてに再度電話をするようにすれば、また最初から説明しないですむかもしれません。

お礼

私も、電話で問い合わせるのは最終手段にしてます。
一応、役所のページ等で必要書類を確認するのですが、一般的な例に当てはまらない場合などに電話で問い合わせます。

例えば、「印鑑がなくても戸籍抄本があれば受け付けてもらえるか？」というような場合に、電話では「戸籍抄本でもよい」と言われ、再度「こういう場合ですが、この場合でも戸籍抄本だけでも大丈夫ですか？」という確認をすると、最後まで言い終わらないくらいに「あー、はいはい」といわれてしまいます。

結果、窓口へ行くと「こういう場合はダメです」となります。

時間帯についても、気をつけているつもりです。

＞最後に電話に出た人の名前を聞いて、何か不備があれば、その人あてに再度電話をするようにすれば、また最初から説明しないですむかもしれません。

名前を聞くことは大事ですね！ただ、何度も足を運びたくないために電話で確認しているという目的からずれてくるので困ってしまいます。

回答ありがとうございました。また、何かアドバイスがあればお願いします。

回答No.1

myeyesonly

こんにちは。

そういう風に実際に困ったときは、相手の名前を聞きましょう。
そして、部課長を呼び出して、これこれこうで困ってますって訴える必要があります。

お礼

名前を聞こうと思っているのですが、相手のペースが速すぎて聞きにくい、もしくは聞き取れない場合が多いです。これは、私が弱いだけなんですけどね。

＞部課長を呼び出して、これこれこうで困ってますって訴える必要があります。
そうなんです。こういう展開にしょっちゅうなります。でも、役所で時間をかけたくないために電話で確認して書類をそろえて行くのに、そこでものすごく時間がとられるのが困ります。

今度からは、せかされても名前だけは聞くようにがんばります。

早速の回答ありがとうございました。