女性の部下が、指示通りに動いてくれません。女性スタッフとのコミュニケーションの悩みです。

質問

ルーチン業務と、スポット業務が入り混じったポジションの女性部下がいます。

ルーチン業務については優秀で、淡々とキッチリとこなしてくれます。本人もその仕事が好きなようで、高いモチベーションを持って望んでくれています。

スポット業務を、優先順位・納期とともに指示するのですが、これに取り掛かってくれません。
具体的に、「ルーチン業務Aを一旦ストップして、今日中にスポット業務Bをやってください。これは重要な業務であり、○×な理由で本日中に完了する必要があります。」と説明しております。
本人も、説明に対しては理解してくれるのですが、パソコンを覗いてみると、いつも通りのルーチン業務Aに黙々と取り組んでいます。
会社や上司である私に対して何らかの理由で反抗しているわけでは勿論ありません。

理由を尋ねても、口ごもってしまって、本人としてもうまく説明できないようです。

経験上、男性の場合はこのようなことはありません。

女性スタッフに、気持ちよく指示通りに動いてもらうためには、どうすればいいのでしょうか。
また、上司である私の立場として、心がける点、改めるべき点がありましたらお教え願えませんでしょうか。

回答No.6

ojisan-man

その部下の対応能力がやや弱いという問題はあるにしても、あなたご自身が無意識のうちに部下とのかかわりを避けていることはないですか。

最初の指示だけで完璧にこなせる部下なら問題はありませんが、そうでないなら上司として常に仕事の進捗管理を行い、適宜修正してやることが不可欠だろうと思います。

コミュニケーションが大切なのは言うまでもありませんが、コミュニケーションのとり方はケースバイケースです。じっくり話し合うことも必要だし、仕事を進めながらタイミングよく簡潔に指示・評価することも必要です。

部下にしてみるといつも自分のことを気にかけてくれている、あるいはいつも目配りされていると感じれば、仕事の進め方も変わってくるかもしれません。

お礼

ありがとうございます。

あまり細かいところまで口を出したくもないのですが、バランスを取りつつ、適宜、小まめにコミュニケーションを取るように気をつけたいと思います。

回答No.5

dakedakepuru

そのルーチン業務をやっているのを確認した時間にもよります。
朝一に指示して、夕方になって確認したらルーチン業務をやっていたので
あれば、上司として今日中に仕上げられるのか確認しなければなりませんが、午前中もしくは昼であれば本人的に途中で終わるのが納得行かず
キリのいい所まで取りかかっているのかもしれません。

その辺はいかがでしょうか？
また、上記の点も含めて彼女の仕事スキルはどうなのでしょうか？
ルーチン業務を優先することによって納期が遅れるようなのであれば
上司として指導しなければなりませんが、遅れていないのであれば
それは彼女の仕事のペースなので彼女を信用するべきです。

また、どうしても彼女のスキルがルーチン業務と掛け持ちだと
完成度に不安、スポット業務に集中してほしいのであれば
もう一人ルーチン業務をできるスタッフを作り、指示をする際に
「今日はこのスポットに集中してほしいからルーチンはこの人に」
というやり方もあります。
その際は「仕事を取り上げる」のではなく「業務の共有化」という
スタンスで望まないと彼女が傷つく可能性もありますので慎重に。

お礼

本人のスキル、仕事のスピードを越えた分量の仕事は与えていないつもりなのですが、もしかしたらそうではなかったのかもしれません。
この点は本人ではなく、私の反省点とすべきところです。

回答No.4

noname#82794

恐らくこの女性は今、進めているルーチン業務を切りのいいところまで終わらせて、
それからスポット業務に取り掛かろうと考えていたのではないでしょうか？

スポット業務を指示するときに、今、進めている（ルーチン）業務は具体的にどんな作業をしているかを確認し、
「では、その業務の●●（＝切りのいい工程）まで仕上げてください。今お願いした業務はそのあとから進めてください。」
と言えば良いのではないでしょうか？

この女性は、仕掛かり中の作業を中途半端に終わらせたくなさそうなので、
そのやり方はある程度尊重した上で指示すれば、うまくいくかもしれません。

お礼

ありがとうございます。

おっしゃる通り、優先順位、スケジュールについて、明確に伝わるように指示の仕方に注意しようと思います。

回答No.3

rinring

あくまでも私の推測ですが、その女性の方はルーチン業務について、責任を持ってやっているのではないでしょうか。

その責任感の強さのあまり、スポット業務よりもルーチン業務を無意識に優先させてしまっている、だから理由を問われても上手くその方自身も答えられないのかもしれません。

そのスポット業務の指示は口頭のみでしょうか？もし口頭のみの場合は、女性の方はメモを取られていますか？もし取られていないなら、取るように、何度言っても取らないようであれば、口頭＋指示書（のような大げさなものでなくても、手書きのメモのような物でも良いと思います）を渡すのはいかがでしょうか。

私も内勤の事務の仕事をしていますが、日々の仕事と前もって指示されたスポット業務、さらに突然何かを調べてくれと言われる事もしばしばあります。
突然言われると、パニックにはなりませんが、一旦自分の仕事で使っていたファイルをそのままにして、別のファイルを開き調べるなど。本音を言うと「え～今これしているのに～」と心の中で言ったりもします。
質問主様のように、明確な指示があれば、問題ないと思えますが、その方の優先順位か、ルーチン業務をやってからでも出来るだろうという判断なのか聞いてみても良いのじゃないでしょうか。

お礼

なるほど、とても参考になります。
ありがとうございます。

確かに、その女性スタッフは、責任感は強い方です。

スケジュール付き指示書を渡すアイディアは参考にさせていただきます。

回答No.2

noname#140971

Q、女性の部下が、指示通りに動いてくれません。
A、指示を相手の脳に伝えることに尽きます。

人間、指示を耳で聞いたからって、それを実行するとは限りません。
聞いた本人の脳が、実行指示を出すに至るかどうかが問題です。
指示を伝えるのは誰にもできます。
が、相手の脳に実行指示を出させるのは至難。
で、これが出来るかどうかが上司の手腕。

＞心がける点、改めるべき点がありましたらお教え願えませんでしょうか。

手腕を磨いてください。

お礼

ありがとうございます。
確かにおっしゃる通りですね。

しかし、どうやって手腕を磨けばいいものかｗ

回答No.1

yamato1957

＞本人としてもうまく説明できないようです。
「今日中にスポット業務Bをして」と言われると「時間に対して余裕の無い仕事にはパニックになる」方ではないでしょうか？。

口ごもってる方から聞き出すのは大変ですが、こればかりは
相手の方からヒアリングしないと先には進まないと思いますが？

お礼

時間もしくはそれ以外の何か（スキル面など）に余裕がないような指示の仕方はしていないつもりなのですが、もしかしたら、そうなってしまっていたのかもしれません。

本人とハラを割って話し合えればそれに越したことはないのですが、どうすれば本音のコミュニケーションをすることが出来るのか悩んでいます。