仕事を忘れやすい。記録術とか伝授ください。

質問

日々の仕事は1,2日で終わるものや2週間程度で終わるものなど複数を抱えています。
単発で依頼されて優先順位を変えて仕事を進めることもしばしばです。
また、それと同時にお客様から電話がかかってきて（PCソフトを扱っているため）製品の操作方法や設定方法を説明したりもします。

そんな中で私は記憶力が乏しいため、製品の問い合わせを受けても過去に同じような内容があったのに忘れていて答えられなかったり、1,2ヶ月前にかかわった仕事の内容を忘れてしまい、「あれってどうなったっけ？」となることも多いし、単発の仕事をしている間に、それまでやっていた仕事の詳細を忘れてしまって、効率が悪かったりしています。

そこで、ノートに書いたりして工夫をしているのですが、どうも使いにくかったり無駄な情報が多かったりしています。
何か良いノート術や整理術はありませんか？アドバイスください。

今まで私がノートを取っていて使いにくいと思ったことは、
１．直ぐに記録したノートから目的の情報が見つからない。
　（電話のときとか、片手ですばやく検索したい。
　　コールセンターとかってどうやっているのでしょう？？）
２．時系列ごとに書くと単発の仕事が入ったときにノートがぐちゃぐちゃになってしまう。
　　かといって仕事ごとにノートを分けるほどボリュームのある仕事ではない。

自己流で良いのでどうぞよろしくお願いします。

回答No.3

noname#26911

ノートではなく、ルーズリーフに記入し、仕事別にまとめるというのはどうでしょうか。
ラベルに○○についてと記して項目別に分けてまとめるのがいいと思います。
私は事務員なので事務の仕事で説明しますね。
給与計算・送り状の出し方・請求書作成方法などの仕事が覚えにくいとします。それを見やすくまとめるとします。
それぞれに分けてルーズリーフ（私の場合、パソコンで作成しています）にまとめます。それぞれも項目別に分けてまとめます。
例えば、給与計算も”社員の計算方法”、”パートの計算方法”とか項目別に分けてまとめていきます。その項目（”社員の計算方法”など）は大き目の字にしたり、枠で囲んだりしてぱっと目を引くように書いておくと見やすいです。
ラベルに給与計算、送り状の出し方、請求書についてと書きます。（ラベルが３ついります。今は１００均でいろんなサイズのラベルが売られていますよ）
まとめ終わったら、それぞれの１Ｐ目にラベルをはります。
それをファイルに閉じていきます。項目が増えるたびにそれを行います。私の場合は、仕事を教わったらその日のうちに家でまとめていました。
調べたいことはラベルを見れば一発で分かります。
便利ですよ。
給与処理中に度忘れしたことがあっても、給与計算というラベルのところを見ればすぐに調べられますから。給与計算の中も項目別にしているので枠で囲んだ題名だけを目で追えば調べたいことがすぐに探せるのです。まとめるのは大変ですが、後で見やすいなら頑張るしかないでしょうし、まとめつつ覚えていけるのでいいです。

回答No.2

vonori

「やっつけ仕事」になっていますね。

＜報告書、手順書などを作るのにどのくらいの時間をかけますか？
これは、あまり意味がありません。
重要度に比例して、時間をかけます。

やっつけ仕事は、本人では早く片付けていると錯覚します。
けれども、過去と同じ仕事が何度も出てきて、相談内容にあるような効率の悪い仕事をしていたら、トータルで効率よく、正確に処理できているとは言えません。

スケジュール管理というのも、単に処理するだけではなく、展開や標準化までの時間を入れて、初めて成立すると考えています。
ご自分でも「つい時間があったらやろうと思って、そのままに」と書いていますよね？

後々楽をするために、少々面倒な仕事をしておくべきと考えます。

資料を作った場合も、即出せるように、項目ごとにまとめておいたり、見出しを貼っておく等の工夫が必要でしょう。

お礼

再び回答ありがとうございます。
トータルでの効率、大切なことですね。
やはりこれからは意識してノートをとったり、報告書のようなものにまとめようと思います。
ありがとうございました。

引き続きノート術や整理術のお勧めがありましたら教えてください。
よろしくお願いします。

回答No.1

vonori

・今日やる仕事
・明日までにやる仕事
・明後日までにやる仕事
・今週中までにやる仕事
・○日までにやる仕事
・今月、来月、再来月・・・までにやる仕事

区分してスケジュール管理をしないと混乱します。

仕事をやりっぱなしにしていませんか？
こなした仕事は、何かしらの形（報告書、手順書など）で残しておかないと、同じことが生じたときに無駄が出ます。

お礼

回答ありがとうございます。

仕事をやりっぱなしにしています…。反省です。
追加質問になってしまって申し訳ないのですが、報告書、手順書などを作るのにどのくらいの時間をかけますか？
仕事が遅いと言われるのが嫌で、つい時間があったらやろうと思って、そのままになってしまっています（汗
報告書、手順書を作るのは必須工程と考えてしまって良いんですかね。

スケジュール管理（＝TODO管理）という点でしたら出来ていると思います。