通常総会直前なのに出席数が足らない

質問

はじめまして。
築４年になる分譲マンションに住んでいます。今月、通常総会が開かれるのですが掲示板に定足数が足りていないと書いてありました。管理規約の変更の議案があるので、４分の３以上の数が必要です。
また、理事の承認もあり私は今回の理事に選出されています。足りない状態では総会不成立になってしまいます。こういう場合はまた総会を開く手続きをすることになるのでしょうか？

回答No.4

st_tail

管理会社社員です。

まず、総会は半数以上の議決権の出席で成立しますので、定足数にたりない、と言うことであれば、総会そのものが成立しなくなります。つまり、再度召集手続きからやり直しですね。仮に、出席（委任状、議決権行使書含む）が半数以上、３／４未満であれば、総会は成立、普通決議は承認される可能性が高く、特別決議は否決、と言うことになります。

＃３の方も書いていらっしゃいますが、まともな管理会社であれば、定期総会が定足数不足で流れた、なんて事になったら大事です。フロントは大目玉ですね。私自身、総会開催時には管理員に委任状の集まり具合を確認し、必要があれば文書で催促します。管理人が居ないとか、文書を撒いてもダメであれば、各戸に電話攻勢をかけます。掲示板に掲示だけなんて、かなり甘いですね。

まずは、掲示板で見ましたが…、と管理会社のフロントに電話して、集まり具合や今後の手段について確認されてはいかがでしょうか。

お礼

回答ありがとうございます。
定足数の意味を理解できていませんでした。半数以上の議決権があれば成立することになるんですね。掲示板で「４分の３以上が必要です」と書いてあったので、４分の３ないと総会が出来ないと思ってしまいました。まずは管理人に状況を尋ねてみます。

補足

今日、管理人へ聞いてみました。電話などで催促をしてなんとかギリギリ４分の３の議決権が集まったそうです。あるお家は総会があることも知らないようで、用紙がどこへ行ったかもわからないようでした。関心がない人がたくさんいるようでとても困っていました。まずは総会が無事開催されるようで安心しました。

回答No.3

maikuro3

関西圏マンションの理事長をしています。
先月末、通常総会が無事終わりました。ホッと一息中ですｗ
冗談はさておき、本題に。

　私の住んでいるマンションは、区分所有者さんに総会の３週間前に
　議案書を配布しました。
　出席票もしくは委任状の提出期限は、総会の１週間前に提出頂くように
　しました。
　その時点で約２／３でした。
　うちも、管理規約の変更の議案があるので、管理員さんに指示して委任状を
　回収願いました。
　その時点で、３／４以上有りましたので、理事会役員による個別回収　は、必要無くなりました。
　待っていても、委任状は来ないので最悪は、理事さんたちの回収作業
　でしょうね。
　管理会社の委託契約書に理事会、総会の運営補助は、謳われていませんか？
　もっと、管理委託会社に協力を求めるべきだと思います。
　総会不成立は、極力避けるべきだと思います。
　個別回収をして、委任状だけでも戴くようにして下さい。
　再度、総会を案内しても同じ事の繰り返しになると思います。

お礼

回答ありがとうございます。
委託契約書に理事会、総会の運営補助は書いてあります。昨日、管理人に尋ねようとしましたがちょうど不在で聞くことができませんでした。今日聞いてみようと思います。

回答No.2

kamaryu

困りましたね。
総会の前日まで、再度文書を配るか電話や戸別訪問等で議決権行使書又は委任状だけでも提出するように呼びかけましょう。
総会を不成立させては、運営がストップしてしまいます。
通常総会は自分達のマンションの管理がどのように運営されているかを知る為の年に一度の大切な場です。
理事になったら、大変な事も多いでしょうが頑張って下さいね。
関心を持ってもらう為に、広報紙等を配布したりして頑張っているマンションもあります。

お礼

回答ありがとうございます。
理事になったらいろいろと改善したいところはたくさんあります。住民が管理に無関心なので今の状況になっていると思っています。なので、まずは根本から見直そうと思います。

回答No.1

kadakun1

マンションなどの定時総会では、全員の出席をのぞむのは難しいです。
というか、ほとんど無理でしょう。
この場合は、委任状を提出してもらうのが通例です。
ｏｏｏ号室のｏｏさんに委任します。
あるいは、理事長に全権を委任します。
という内容の委任状を総会の案内と一緒に送るのが通例です。
委任状の回収は必ず必要ですから、これすらも以上集まらなければ、総会の意味をなしません。
提出しない人、一件ずつを回るほか無いでしょうね。
委任状と出席者数で３／４以上集まれば問題ないです。

お礼

早速の回答ありがとうございます。
総会の議案書には、委任状と議決権行使書が付いていました。たぶんそれすらも出していない方がいるのだと思います。今の理事会で一件づつ回っているかは不明です。