名刺の預かり方

質問

悩んでいることがあります。それは、会社で来客の際お客様の名刺をお預かりすることがありますが、これは近くに応対する者がいれば「お預かりします」といってそのまま渡したりするんですが、応対する者が席をはずしているので、とりあえずお客様を応接室に案内するときにこの名刺をどうしたらいいのか非常にこまります。またその応対する者が接客中の場合は名刺を渡しにわざわざ行ったほうがいいのでしょうか？アドバイスをお願いします。

回答No.3

maisonflora · ベストアンサー

１．先に、応接室へ案内した場合は、担当者に名刺を部屋の外で見せるか、口頭で会社名・氏名等を伝える。担当者が応接に入ってあと、部屋内で改めて担当者と来訪者が名刺交換するのは失礼でない。
２．担当者が接客中に名刺は渡さない。迷惑である。応接を出てきたときか、急ぎなら電話かメモで伝えること。
３．とりあえず応接室に通すのはやめること。応接ではなく、ちょっとした待合コーナーに座ってもらうこと。単なる売りこみで、担当者が時間を取りたくなくても、応接に通すと、面談しなくてはいけなくなる。

お礼

部屋の中で来訪者が名刺交換するのは失礼ではないんですね！なるほど！
お客様の名刺がどんどん減っちゃうんじゃないかってそんな心配もしておりました。
実は私の会社は「とりあえず応接室」の会社なんです。お恥ずかしい。
飛び込みの営業とわかればその場でお引き取りいただくんですが、約束なしでこられても、たいていその場で担当者（といっても会長とか社長なんですけど）に接客中であろうと内線電話をつないでにどのようにするか指示をもらい案内をしています。
本当にお客様には申し訳ないのですがお待たせするのは日常茶飯事となっています。
ところでその場で名刺をお預かりしたものの、社長などの指示でお引取りいただくときがあるんですが（営業の方がほとんどですが）このときは名刺はどうしたらいいんでしょう。

回答No.4

maisonflora

１．そのまま帰っていただく場合、会社によって、いろいろです。
　私は、返さなくていい。数日たったら、捨てればいい、と思います。
　明かに迷惑だというように、名刺を返してくる会社もあります。あなたの会社の客層がわかりませんが、悪いイメージを与えないようにしましょう（どんな迷惑な来客でも。犯罪者でない限り）。
２．社長・会長に、来客別のルールを聞いておきましょう。
　(1)約束なしでも、時間があれば会う人。
　(2)約束なくても、必ず会う人。
　(3)約束なければ、会わない人。その断り文句？

お礼

どうもありがとうございます。少し自信を持って仕事ができそうです。やはり、「もしかしたら失礼なことなのかな？」と思いながらするよりは、スマートに自信を持って応対できるほうがいいですよね。来客のルールもよい案だと思います。明日からの仕事がまた楽しみです。ありがとうございました☆

回答No.2

noname#3116

私だったら、お客様に少し待って頂いて（１．２分なら）その応対をする人の席の上に置いて
「〇〇に通しておきます」と書いて置いておきます。
（お客さんを通している間に、戻ってくるかもしれないので状況を伝えるため）
それからお客様を応接などに通します。

もし、席が遠くて届けに行く間ずーっと待たせてしまう、ということでしたら
左手で胸の前辺り（自然な姿勢だとみぞおちの辺りになっちゃうと思いますが）で持ち
その手にもう片方の手を添えるようにして持ってお客様を先導します。
ドアを開ける時などは、添えていた右手を離して開けます。
（左手に持つと書いたのは、利き腕の右を空けるため、左が利き腕なら逆で）

よく名刺はお客様だと思って扱うように、と言います。
片手に握ってぶらぶら手を振りながらでなければ大丈夫だと思います。

渡さないといけない相手が接客中の場合、すぐに渡せるとは限りませんので先にお客様を
応接にお通ししましょう。その後、名刺を持って行って「この方がこられて居ます」と言うと
今会っているお客さんに「帰れ」と言っているようなものなので、（そうでなくても「あ、帰らなきゃ」と、思うかも）
よっぽどいつもいつも長居をする方でなければ(^^;「△△さんが来られてます。〇〇に通します」
とメモ書きして渡したほうがいいでしょう。込み入った内容の場合も目の前で説明するよりメモで渡します。
もし返事を貰わなくてはいけない時は、メモを読み終わるまで横で待ちましょう。

あと、あまり長いようなら、メモでお伺いをたてるとか、お客様の方を１度覗いて
「長くかかるようなのですが、おいそぎですか？」と声をかけましょう。ほったらかしは駄目よん。
（元々会う事を約束していた場合は、言ってはいけません＜あ、お客さんを通す時に「お約束されていたのでしょうか？」と訪ねておきましょうね。）

あと、どのメモもそうですが（電話がありました等）受けた時間を書きましょう。
もし、だいぶ時間が経ってから電話する時など、相手の方に「お待たせ致して申し訳ありません」と言えますので。

新入社員さんですか？(^^)がんばってねー

お礼

詳しく教えていただいてありがとうございます。とても参考になります。確かに名刺を持っていくと「帰れっっ」て感じですね。先輩に「名刺を渡してあげてね」といわれ接客中にもかかわらず預かった名刺を渡しに行ったこともあります。ひょー失敗です。実は入社１年目なんですけど、週明けから新卒の新入社員の子に応接の仕方を教えてあげるんですけどまだまっさらな状態なのできちんとしたことを教えてあげたくて質問した次第です。ありがとうございます。

回答No.1

hiro13579

対応者を呼ぶ際に、名刺を渡しながら、こういう方がお見えに
なられてますが・・
というのが自然ではないでしょうか？

応接まで案内する際は、とりあえず胸から下に下げないように
胸の前あたりで持ってもよろしいかと思いますが、
自信はないのであくまでアドバイスです。

お礼

そうですよね。胸のあたりでキープですよね。何回か実践して応接室にいくまでにエレベーターの中とか戸を開けるときとか妙にぎこちなくって「これってどうなの？」と思ってました。お客様に失礼になってなくてよかったです。ありがとうございます☆