日々行われる課内ミーティングについてのご意見をお聞かせください。

質問

我が社では、毎日18：00より
その日の結果（業績）や翌日以降のお話をするミーティングを実施しています。
私の課は、15人程度の人間（課のほぼ全員）が集まって
30分ぐらい行います。
コストとしては、結構なものになりますよね。
（そのわりには、内容が薄い。集まらされてる感が強い・・・）

私は、ミーティングというもの自体に疑問をもっています。
ミーティングという場を設けなければ
情報の共有化がはかれないことが問題だと思うのです。
多少のコミュニケーション能力があれば
結果と予定ぐらいの情報共有化ぐらいは行えるはずです。
ただ、組織としては細部に至るまで
情報が行き渡るツールを確保する必要があることも理解できます。

そこで、皆さんの体験談を聞かせてください。

・活気のあるミーティングを行う方法はありませんか？

・または、課内の情報ツールとしてミーティング以外の
　方法をとられている方はおられませんか？

宜しくお願いいたします。

回答No.4

norimasa_m · ベストアンサー

再び登場です。

>ただ、みんながメールを見る癖をつける必要がありますね。
>メールで発信したことが共通認識として通用しているという
>既成概念が必要ですよね。

もう、これはリーダーがどれだけ率先するかにかかってきますが、
「メールを送って24時間たてば、みな読んでいるものとみなす。読む読まないは個人の自由だが、そのために業務に支障が出たら、読んでない人の責任。」
という、原則が出来ていれば問題ありません。うちは、外資系なので、そのあたり非常にドライで厳しいです。
おかげで、しょっちゅう夜中にたまったメールを読んでます^^;

>ミーティングの議題を事前に決める。
>決めた内容にを全員に共有する必要がありますねぇ。
>準備等をおこなう必要もあるでしょうし。
>それらもメールで行っているのでしょうか？

うちでは、こういった報告会的なミーティングは週に一回です。
ミーティングの次の日には、報告書がみんなにメールされ、次のミーティングの前には、追加される議題が告知されます。
会議のときは、みんな各自で前回の報告書を持ち寄り、各自を自分の報告を行います。
その結果は、会議の次の日に報告書にまとめられ、みんなにメールされ、、、、という風になっていきます。

>ITでのマネジメントが進んでいるとお見受けしますが
>いかがでしょうか？
>IT（ネットワーク）を課内や部内に広めていった
>明確なプロセスは存在しませんでしょうか？

うちでは、扱っている商品が大体20万-25万種類あるので、サーバーがダウンすると、脳死状態になります　^^；　IT無しでは、夜も明けません。

回答No.3

Hageoyadi

うーむ、どこでもそうなんですかねぇ。
ウチの場合は「会議」と銘打って営業成績の発表会を半日かけて行っています。事前に議題の提示もありませんし、書類も議場で始めて渡されます。
その会議で「会して議するのが会議でしょ？これは会議じゃない！」と苦言を呈した若者もいたのですが、改まりません。
私も触発されて、出席者への賃金を数値化して「これだけかかるのにメリットは蚊の涙ほどもない」と社長に提案しましたが、やっぱり同じです。
ま、私も社長に対しては攻撃的に発言できても、そのお父様の会長様にはなにも言えなかったりする小心者です。同族経営企業なんてこんなもんです。ちぇっ。

回答No.2

Momozo

毎日のミーティングって面倒くさいですよね。
ウチの課でも毎朝ミーティングをしています。
・・・しかし、アホ課長がオシャベリなため半分は雑談だったりします。
１０時に始まって、１１時に終わったり・・・・。
それも課の何人かは他社からの出向の人なのに・・・。コストもったいないじゃん！
仕事始めよーよ！と心の中でいつも思っています。（誰も言えない）
っと、なんだかグチになっていますが、ウチの会社では
日々の業務の進捗状況は日報として社内Ｗｅｂに載せています。
私の課は技術ですが、これなら他の課の人（営業や生産）や、海外支社の人もいつでも見れます。
その日報は私が朝のミーティングの後取りまとめて、ＷｅｂにＵｐします。
（現在の状況、今後の予定など）
また、エンジニアは毎週、週報をｈｔｍｌ文書で作成し、
それもＷｅｂに載せます。課長はその週報をもとに、月報を書きます。
で、部長がその月報をもとに・・・と上へつながって行きます。
この間すべてＷｅｂ上でレポートを見ています。
私の会社では、すべての情報がｈｔｍｌ文書でＷｅｂに載せる様になっています。
どの部署の人にも現在の進捗状況が直ぐに分かるからです。
また、出荷が終わった製品についての情報もすべてｈｔｍｌ文書で管理してます。
＞メールにて情報を共有する
はウチの課はダメですね。結構、読まなかったり、メール捨てちゃったり、
どこかに移動させちゃったりで。「あれ？どっか行っちゃった。」って言う人ばっかりです。
メールだと、みんななんとなく「メールが来てる」っていうだけで読んだ気になってます。
Ｗｅｂに載せると、欲しい、必要な情報は自分で見に行くという様になります。

＞活気のあるミーティングを行う方法はありませんか？
・・・１８時からだと、みんな疲れてるし「早く帰りたいよ～」って感じで上の空？
やはり朝一番がいいかと思います。
以上、参考になれば幸いです♪

回答No.1

norimasa_m

ミーティングは、たいてい無駄が多いものです。しかし、情報の共有以外にグループのメンバーと定期的に顔をつき合わせて話し合うことから生まれる連帯意識も無視できません。そこで、出来るだけ効率の良いミーティングが必要になってきます。

うちの会社でとっている方法をご紹介しますので、参考にしていただければ幸いです。

-　事前準備：グループメールアドレス(例:営業第三課@nipponn.co.jp)を作り、全員がしていなければならない情報はそこにCCしてみんなが共有できるようにする。
-　議題と時間を事前に決め、それに関することだけを討議する。
-　状況報告会的なミーティングは週に一回だけ。
-　ミーティングは、夕方ではなく(みんなもう疲れている)朝に行う。

弊社では、ミーティング類はは基本的に午前中に全部済ませます。下手すると、午前8時から12時まではしごすることもありますが、午後からは、少なくとも実際の仕事が出来るようになります。

お礼

効率のよいミーティング！
私の落としどころもそこかもしれません。

メールにて情報を共有する。
いいですねぇ。
ただ、みんながメールを見る癖をつける必要がありますね。
メールで発信したことが共通認識として通用しているという
既成概念が必要ですよね。

ミーティングの議題を事前に決める。
決めた内容にを全員に共有する必要がありますねぇ。
準備等をおこなう必要もあるでしょうし。
それらもメールで行っているのでしょうか？

ITでのマネジメントが進んでいるとお見受けしますが
いかがでしょうか？
IT（ネットワーク）を課内や部内に広めていった
明確なプロセスは存在しませんでしょうか？