分譲マンションの管理会社変更の作業について

質問

現在、分譲マンション（築２年、９０戸）の管理組合役員をしています。

マンション管理業務を売主と同じグループ会社の管理会社と委託契約しています。

この会社と来期の契約を結ぶかどうかを判断するにあたり他社からの見積を提出させ、比較検討してみようと考えています。
手順としては、現在、契約している会社からまず見積書（項目を詳細に記したもの）を提出させ、その後、他社にこの見積書と同じ項目で金額を入れさせようと思っています。
そこで、
１．他に注意しなければ点があればおしえてもらいたい。

２．実際、変更するとなるとこの後、どのような作業が必　　要であり、問題が考えられるか。

以上、２点についてお願い申し上げます。

回答No.2

st_tail · ベストアンサー

独立系管理会社の社員です。
最近は週刊誌の影響などで、管理会社を替えたい、と言う話が結構多く、ありがたい事に当社でも契約件数が増えております。

細かい事はNo.1の方が書かれている通りですが、ちょっと蛇足を付け加えさせて頂きます。

まず、見積ですが、通常は管理委託契約書に「管理仕様書」という物が付いているはずです。現状の管理仕様で不満がないのであれば、その仕様に基づいて見積を取れば良いでしょう。
エレベーターの点検などは、わざわざ管理会社に頼まなくても、管理組合が直接契約するのも良いと思います。（ただ、安いからと言ってＰＯＧにはしない方が良いと思いますよ。後から、工事が必要になると高額な見積書が届きます。(^^;）

また、管理は値段だけではありません。実際に管理会社を替えることになれば、事前に理事会でヒヤリングを行う、その際には物件の担当予定の担当者（フロントマン）も呼び、どんな人間が管理をしてくれるのか、確認しておいた方がいいでしょう。実際、会社のネームバリューなんかより、良いフロントにあたるかどうかで、管理の質は大きく変わってきます。恐らく、あんまり良くないフロントに担当された様ですので、今の管理会社にフロントマンの交代を要求してくるのも一つの方法です。

後は、居住者に変な事を言われない様、とにかく情報はオープンにしておく事が大事です。理事会の議事録の公表はやっておられると思いますが、管理業者の選定や見積開封なども理事会だけではなく、他の区分所有者を巻き込んだ方が良いでしょうね。情報開示は非常に重要です。

個人的には、見積を取る前に、今の管理会社にフロントの交代と委託費減額の交渉をしてみてはどうか、と思います。それに応じて来ないのであれば、次のステップとして管理会社変更を考えてみてはいかがでしょうか。このような手順を踏んでいけば、比較的区分所有者の同意も取りやすいと思います。

参考になれば幸いです。

お礼

丁寧なアドバイス、誠にありがとうございます。
正直、この作業に取り組むのは手間です。給料もらってやっているわけではないし、最近は、仕事以上にこの作業に時間を費やしています。

ご指摘の点を充分踏まえ、今後の作業を進めて参りたいと思っています。

ご厚情に感謝申し上げます。

回答No.4

rczd

リンクを貼るのを忘れていました。

参考URL：

http://lionsnet.air-nifty.com/blog/2005/11/2005__318_1ba5.html

回答No.3

rczd

うちは間もなく管理会社が変わります。

管理会社から見積を取るにあたり、
・現行仕様のままの見積
・改善提案（価格と品質を別々に）を取る
を行った方が良いと思います。特に後者は各社のスタンスがわかりますし、各社が蓄積しているノウハウも得られる場合もあります。１年目は現行仕様のまま、２年目に委託内容の見直しを。

また再委託会社名を公表させるのも必要でしょう。再委託先変更を行う必要が出たときは使えるかもしれません。

見積依頼を行う会社は多ければ多いほど良いと思いますが、依頼した先からマンションに来たいと申し込まれます。その案内だけでも相当の負担が予想されますが、がんばって下さい。

ちなみに受託戸数上位１０～４０位の独立系で新鋭の安くて良い会社が多いと聞いたことがあります。メジャーは…。

お礼

アドバイス、誠にありがとうございます。

これから難しい局面を迎えると思いますが、我々役員は他の組合員に事実をきちんと公表し、それで必要と判断されるか、或いはそうでないかの判断を仰ぎたいと思います。

正直、いろんな人間がいますので、我々の苦労を全員が理解することはあり得ないと思いますが、他者との比較作業は最低でもやらねばならないと思っています。

この度のご厚情に感謝申し上げます。

回答No.1

tensyoku

以前、管理組合理事長をしておりました。管理会社変更も考えながら管理委託契約削減に取り組みました。結果として現管理会社に内容は変更しないで3割の減額に応じてもらいました。経験として得たこと、勉強したことをお話します。
1、注意しなければならない点
(1)現在、契約している会社と他社の見積もりは同じ項目だけでは単純比較はできません。例えば、エレベーターの保守に関してですが、エレベーターメーカーの系列メンテナンス会社を使うのと、独立系のメンテナンス会社を使うのでは金額が大きく違います。たぶん見積書には「エレベーター保守費用」とだけしか表記されないと思います。各項目のあらゆる点について、細かいところまで比較が必要です。安かろう悪かろうでは意味がありません。
(2)他社の見積もりを取ることに理事会は承認しているのでしょうか？場合によっては収支決算報告書等の重要書類の提出する場合もありますので、理事会での検討が必要です。

2、実際に変更する際の作業、注意点
(1)管理会社の変更作業としては、総会の決議が必要となります。普通決議[総会出席者の1/2以上の賛成(委任状を含む )]で決議できます。急ぐ場合には臨時総会の開催が必要となります。
(2)管理組合役員と居住者の考えにはギャップがあります。役員の方々が一生懸命やっていても、中々居住者には伝わりません。居住者の多くが現在の管理会社に不満を持っているのでしょうか？実際に不満の声があまりないようでしたら管理会社の変更ではなく現管理会社に「値下げ」を強く求めるべきです。居住者には「デベロッパーの系列の管理会社だから安心」という根拠の無い安心感を持っている方もいます。管理会社を変更しても
確実に良くなるという保証はありません。もし変更して悪い結果が出た場合には役員と居住者の間がうまくいかなくなる場合があるようです。新会社からバックマージンを受け取っているとか、役員の知り合いの管理会社を
ゴリ押しした等の噂が出る場合もあるようです。分譲マンションの場合、長年の間「同じ屋根の下」で生活するわけですから住民間のコミュニケーションは最優先して考えなければならないと思います。

参考URL：

http://www.wendy-net.com/flame/t_consult.html

お礼

ご回答、誠にありがとうございます。
ご指摘の点についてですが、
１-（１）については、納得です。そこはなかなか気付かないとこだと思います。
１-（２）は、理事会の総意であります。
２-（１）については、理解をしています。必要な手順を踏んで、然るべき時期に議案提出になろうかと思っています。
２-（２）については、全くその通りであります。「我々はいったい何の為に苦労しているんだ？」と考えることもあります。
現管理会社に対しては、少なからず不満を漏らす組合員が数人居ますし、次期の総会時には管理会社を替えるべしと発言するなんてことを言う者まで居ます。
今回、このようなことを考えざるを得ない状況になったのは、担当者の業務遂行が円滑に行われなかったというのが大きな理由でありますからこのことは理事会はもちろん他の組合員もよくわかっていると思います。
但し、理事会としては、管理人の勤務態度も良く、清掃もきちんと行われているので管理費を下げさせることをもってペナルティとし、最終的には今の会社でというのが一番良いのかなという思いもあります。

ご指摘の通り、築浅で比較的世代も若い為、意思の疎通だとか、結束みたいなものは期待できないと思っていますので、落しどころをどこに持っていくかだと感じます。