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内線表は個人情報？
個人情報保護法の施行により、会社内の内線表がなくなりました。 不便な事この上なし、です。 そもそも、内線表は個人情報なのでしょうか？（個人的には、やりすぎだと思うのですが・・・） また、他の会社ではどのようにされてるのでしょうか？ よろしくお願いします。
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まず内線表は個人情報に該当します。法人そのものの情報は個人情報ではありませんが、担当者等の個人の名前が記載されると個人情報となります。 今回の内線表が利用不可となった措置ですが、まず認識しないといけないのはこの措置は必ずしも間違った措置ではないということです。企業には個人情報保護法により「安全管理措置義務」を講じる必要があります。具体的には管轄省庁のガイドライン等に従い、各企業が個別に判断することになります。今回の質問者さんの会社も「内線表を使えなくすること」がリスクマネジメントの観点から必要と考えたのでしょう。 さて、とは言っても一方で個人情報保護法の施行以来、過剰に反応しるぎる面も確かにあります。今回の質問者さんの会社のケースも実際に状況を聞いて判断しないと分かりませんがもしかすると過剰な反応なのかも知れません。 「理詰めで説得したい」とのことですので若干アドバイスを書くと、まず質問者さんの会社でも従業員の個人情報の利用目的について周知があったはずです。この中に当然ながら「業務で利用する」等の項目があるはずです。もしこれが記載されていなくても個人情報保護法では「利用目的が明らかである場合は利用目的を明示しなくてもよい」となっています。会社が従業員の個人情報を取得することは、当然業務（内部連絡含めて）に使うことは明確 です。従って、いずれにしても会社が従業員の個人情報を内線表に使うことは「利用目的に沿った」適法なものであると言えます。つまり内線表の利用は法律違反ではなく、適法に使えるものだということになります（そういう意味で外部からのお客さま用に掲示することも可能です。当然盗まれないように対策しなければなりませんが）。 あとは会社が自社の判断として内線表を使わないと判断したという事です。冒頭申しあげたとおりこの対応は間違いではありません。企業としてはリスクや脅威を減らすことは当然の行為ですので、あとは業務の利便性との兼ね合いを見ながらのせめぎ合いといったところですね。 内線表をなくしたことでリスクは回避（もしくは低減）されていますので、あとは質問者さん達が内線表が使えないことでこれだけのデメリットがあるから復活させて欲しいと交渉することです。そのメリットとデメリットを勘案し、最終的には会社の方針としてどうするかを策定することになるでしょう。 各社にそれぞれ色んな理由はありますが、ただ連絡用の内線表を廃止して業務に支障を来たしているということは他の回答者さんも書いておられるように過剰反応だと言われてもしょうがない気はしております。 以上、参考になれば幸いです。
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- koala0305
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実は私の会社は何年前から内線表のような紙の情報はなくなっています。打ち合わせとかにも誰かが必ずPCを持っていきますから、内線は無線LANでネットにつないで調べることができます。世の中、こういうものかと思って別に疑問も感じていませんでした。 ちなみに、誰でも知っている超大企業です。
お礼
そういうインフラが整った企業ならいいのでしょうけど、そうじゃない会社が行うと不便になってしまいますよね・・・・。
- sunekosuri
- ベストアンサー率35% (14/39)
#３です。 厳密にいえば，コピーができなくても社外者が閲覧ができおる状況に資料をおきば，第三者提供になってしまうわけですね。 ただ，現実問題として，仮に応接室で第三者が見れる状況でも，それを第三者提供になる，という指摘されることはないでしょう。 というのは，最近は受付嬢をおかない企業が多く，玄関の受付に社員の名前と内線番号を掲示し，来客自身に呼び出し電話させている所がほとんどですから。
お礼
当社も受付嬢はおらず電話で内線かけてもらうこととなっていますが、「＊＊部 ○○○番」のようになっています。人の名前が出てないからＯＫなんでしょう。
- chairwarmer
- ベストアンサー率41% (163/393)
個人情報保護法における「個人情報」とは 「特定の個人を識別するに至る情報」の事を指します。 ↓この辺りをご参考に。 http://www.prisec.org/pdp/pinfo.html http://www.atmarkit.co.jp/fsecurity/rensai/privacy01/privacy02.html 内線表を見ればおそらくは 「○○会社に勤める、××さんの（内部）電話番号」が分かるでしょうから 個人情報と呼べるものにはなりそうですね。 ただ、結局のところその情報をどのように扱うか、の問題なんでしょうね。 顧客情報なども情報として収集・保存するからには有効利用しなけりゃ意味はないわけで 「誰の目にもつかないよう、金庫の奥底に厳重にしまっておけば良い」なんて事じゃないでしょうから。 皆さんがおっしゃるようにやっぱり過剰反応だとは思います。 紙ベースの情報をすべてなくす、なんて事もまず無理でしょうから 逆に「こんな表でも“個人情報”になり得るもので、社外に漏らすワケにはいかないんだぞ」 と社員の意識を高め、教育を行ういい材料にならないかな？ なんて私は考えてしまいそうですが。
お礼
ありがとうございました。 ただ、担当者・担当役員の立場からすると、保身のため（というわけではないのかもしれませんが）厳密に、一番厳しい方法を取ったのだと思います。 「過剰反応」というのは感覚として分かりますし、私もそう思います。 これを理論的に説明し、理詰めで説得したいのですが・・・・。
- sunekosuri
- ベストアンサー率35% (14/39)
内線表に記載されている個人の氏名，役職等は当然個人情報です。 ただし，個人情報保護法でいう「第三者」とは社外者のことを指しますので，社内の人間同士で内線表を用い，連絡を取り合うことは，「第三者提供」には該当しないわけです。 従って，紙媒介ではなく，印刷・コピー防止機能のイントラで掲示すれば，各社員が利用できると思うのですが・・・
お礼
ありがとうございました。 紙ではなくイントラネットで掲示すると、打ち合わせの時などに不便なのです。 よく分からないので教えていただきたいのですが、社外の人が立ち入る応接室にコピー防止の特殊仕様を施した内線表（紙）を置いておく、というのもダメなのでしょうか？
- doctorelevens
- ベストアンサー率36% (1543/4186)
内線番号表そのものは個人情報ではないと思いますが、会社で作成した内部情報の一部ではあります 名前（姓）と内線番号・外線（非公開のもの）・FAX、場合によっては座席表などが含まれます 何らかの方法で上記の情報が社外に流出した場合に「情報管理が徹底されていない（＝ルーズな）企業」という評価を下されないようにあらかじめ紙情報をなくしたという感じでしょうか？ 過剰反応とは思いますが・・・ 自社の検討用に、情報管理を強化した会社を数社紹介いただきましたが、社員のモラル教育もしていないところがほとんどです（その割りにルールは厳しい） 個人用PCを持ち込まない データをメディアにコピーする場合は許可を取る 正直あほらしいものが多いです
お礼
>何らかの方法で上記の情報が社外に流出した場合に「情報管理が徹底されていない（＝ルーズな）企業」という評価を下されないようにあらかじめ紙情報をなくしたという感じでしょうか？ 恐らくそうです。 私も過剰反応だと思います。 しかし、お話を伺うと厳密に言えば内線表も個人情報に当たりそうですね。 そう言われたときに、反論のしようがない気もします。 何かいい方法はないものでしょうか・・。
- rinring
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社内用の電話ですよね？ 個人じゃないと思いますが。 内線表が無くて、どうやって社内の方と連絡するのでしょうか？ 記憶するとか？メールだけでやり取りとか？ 短縮に登録するのも限りがあると思いますが。
お礼
ありがとうございました。 実際はDBのようなものがあり、そこから検索して内線番号を調べます。 ただ、打ち合わせなどパソコンが側にない場合は、「適当な番号をかけて誰かに聞く」というしか手はありません。
お礼
ありがとうございます。 教えていただいた論法で一度話してみます。 大変参考になりました。