人事部の方に質問です（応募書類の返送について）

質問

求人募集をだした後、不採用の方に不採用通知を郵送で送るとき、不採用通知の自社の住所・名称の上などに会社の角印は押すものなんでしょうか？それとも、採用通知のときだけ印鑑等は押すものなんでしょうか？
また、不採用のかたには、応募時の封筒や一筆、あいさつ程度のことが書いてあるようなものも含めて全て返送するものですか？封筒や「よろしくお願いします」というような文面の物まで送り返すのは、失礼のような気もするんですが、個人情報等のことを考えると、応募者の名前などが書かれているものは全て相手に送りかえすのが本当なのでしょうか。人事担当のかたはどうされてますか？

回答No.2

abichan · ベストアンサー

当社においては採用通知・不採用通知ともに角印を押してます。尚、新卒の場合、応募者が非常に多いため大変恐縮ながら不採用通知は発行してません。受験時に「○日までに連絡の行かない方はご縁がなかったとのことでご承知ご了承くださるようお願いします。」としてます。

　不採用通知に角印を押さなくても、応募者へ会社側の意志が伝われば良いですから、それはそれで良いと思います。余計なお世話ですが、受験者側で不採用通知を保存・保管しますでしょうか。不採用確認後は破棄されるでしょう。つまり私文書としては不採用意志が通じればその時点で不用書類になるとも考えられます。

　応募書類の返却は履歴書・職務経歴書・自己ＰＲ書のみでよいと思います。送り状・挨拶状を返信するのは不自然です。当社は応募書類の返却はしてません。応募前の時点で返却しない旨応募者へお知らせしてます。

　個人情報の件に関しては、個人情報保護の観点から、採用活動の応募者の履歴書その他の応募書類は、不採用が決定した時点で破棄・返却を行い、社内には情報を残さないのが、もっとも良いです。しかしながら返却・破棄を個人情報保護法で規定されているわけではありません。実際問題として、応募者が多数いる、数次にわたって採用活動をする、等の理由で、同一人物から何度も応募があるため、ある程度記録を保存をしておきたい、また不当な採用拒否問題(男女差別・人権問題など)として、提訴される恐れがある場合は、民法で定められた消滅時効の３年間は保存した方が良い場合もあります。漏洩や募集に応募したという利用目的外の、応募者の個人情報の取扱が起こらないよう、またその他の事業者の義務に違反しないよう、適切に管理されるのであれば、法的には問題はありません。適切な保管の手順・ルールを定めて、その基準にのっとり安全な管理をすれば問題ありません。

回答No.1

DIGAMMA

こんにちは、

　人事部じゃないけど、就職シーズンになると、なぜか人事に拉致(?)されて働かされてます。

　個人的には通知が本物（封筒などで）であることは明白なので、不採用者に角印は不要と思います。しかし、あっても失礼にならないし、それほど手間でもないという社内の見解（慣例？）に従い、おしてます。
　但し不採用者は社印ではなく、人事部の角印です。

　履歴書、職歴書の本体は送り返していますが、他の資料や封筒は１年間、鍵のかかる場所に保管後、処分してます。「勝手ながら、処分します」という様なメッセージも現状は添えてません。

　御参考になれば幸いです。