クレジットカードのポイントは誰のもの

質問

マンション管理組合の監事をして居ます。
組合運営に必要な物品を理事長は個人所有のクレジットカードで購入する事が頻発して居ます。購入物品や金額は理事会で事後承認され、立替代金として組合会計から理事長に支払われて居ます。
何故この様になっているか調べたら購入時に付加されるポイントが理事長のクレジットカードに付加され、理事長個人のものとして使えるからだと判明しました。
数十万円もの買い物があったりするので累積ポイントは万円を超えています。本来このポイントは組合の財産であり理事長個人のものでは無いと思います。
会計監事として看過して良いものでしょうか。
ポイントはどのように処理すべきでしょうか。

回答No.6

t_ohta

＞　管理組合の様な任意団体の銀行通帳は理事長名で作れます。理事長名の銀行口座の印鑑は個人で使えないようにしているのが一般的です。
＞　だから組合として使うクレカが必要なら理事長個人名で作り引き落とし先を組合理事長名の銀行通帳に紐つければ良いと思います。そうすればポイントが買い物をした時に利用できます。支払い実額の領収書が発行されるので問題ないでしょう。

これはクレジット会社の利用規約に違反します。
銀行とクレジット会社では規約が異なるので同じと考えてはいけません。
銀行で任意団体の口座開設は認められており、任意団体名に代表者名を添えて口座を開設するルールになっています。これは企業の口座開設と同じで企業も代表者名が口座名義に添えられています。
団体や企業の代表者が替われば代表者名を変えて団体としての銀行口座を維持できます。
クレジットカードは法人名義で作れば代表者が替わっても同じ法人のカードとして継続的に使用できます。（カード使用者の名前は変える必要がある）
しかし、クレジットカードは任意団体名で法人カードは発行してくれません。
法人名義では無いカードは個人に対して発行され、その方が管理組合の理事を辞めてカードはその人個人のカードとして存続し続け、ポイントなどの付帯サービスもその人個人に付いていくので、質問者さんが意図しているポイントを個人利用するのが問題だという事の解決になりませんし、その人が理事を辞めたのにカードを解約せずに使い続けたら管理組合の口座から利用代金が引き落とし続けられてしまいます。
また、カード作成時に利用用途の届出が必要ですが、管理組合のために個人でカードを作るのは利用規約に引っ掛かり発行を拒否される理由になりますし、嘘をついてカードを作り後にバレたとき理事長個人の信用情報に傷か付くことになりますが、それを管理組合としてどう補償するかという問題にもなりかねません。

＞　なのに、あえて理事長が立替払いするのは不自然と考えられます。

これは管理組合の総会や理事会が十分に機能できていないこと、特に監査体制が機能していないのが問題でしょう。
総会で問題提起をして区分所有者全員に問題意識を持って貰った方がいいでしょう。

回答No.5

t_ohta

＞これと同じようにクレカも理事長名で作れば良いと思いますが如何でしょうか。

クレジット会社は任意団体名のカードは発行してくれません。
理事長名と言う事は理事長個人のクレジットカードと言う事になってしまいます。

＞　そもそも、理事長が立替払いをする必要性があるのでしょうか。

本来であれば理事長が立替払いをする必要はありません。
管理会社が入っているのであれば管理会社に出納を任せて、支出の承認を理事会で行うようにすればいいですし、管理会社に任せていないのであれば理事会で支出の承認をした後、会計担当が振込払いや現金決済をして個人による立替を禁止してしまえばいいと思います。

補足

管理組合の様な任意団体の銀行通帳は理事長名で作れます。理事長名の銀行口座の印鑑は個人で使えないようにしているのが一般的です。
だから組合として使うクレカが必要なら理事長個人名で作り引き落とし先を組合理事長名の銀行通帳に紐つければ良いと思います。そうすればポイントが買い物をした時に利用できます。支払い実額の領収書が発行されるので問題ないでしょう。
後段のご意見はその通りだと思います。一定規模の組合なら管理会社が介在して会計処理しますから。
なのに、あえて理事長が立替払いするのは不自然と考えられます。

回答No.4

noname#254740

まぁ会社だと(特に小さい会社なら)社員が得る支払い時のポイントについては黙認しているところも多いでしょうし、微妙なところだと思いますが、お一人で数万単位を得ているということであれば、不公平感を感じて問題にする人もいるかなと思います。

管理組合でクレカを作るのは難しいと思いますが、デビットカードなら銀行口座さえあれば任意団体でも作れそうですね。銀行に聞いてみてはいかがでしょう。

あとは「実際買い物の手間を引き受けてくれる」人の役得として正式に「物品購入の際のポイント還元は個人のものとして良い」という見解にするのもアリだと思いますし、「額が額なので取り扱いについてうやむやにしておくのはちょっとまずいのではないでしょうか」という感じで、いずれにしても一旦議題にあげてみればいいんじゃないですかね。
ちなみにカード払いや電子決済を禁止にする方向は時代を考えれば得策ではないように思いますが...

結局こういうのは見て見ぬふりするのが一番楽ですね(笑)

お礼

ありがとうございます。

補足

組合は理事長名で銀口座を作っている筈です。どれと同じようにクレカを作れば良いと思います。理事長任期前に精算すれば良いと思いました。
緊急保全のための費用なら立替も妥当でしょうが非緊急なら管理会社に処理させても間に合います。
少額なら目くじら立てないでしょうが100万円超えとなると？となり、ポイント欲しさの行為と疑うしか有りません。
規約に定めれば堂々とポイント稼ぎする人がふえると思います。
保全工事は誰でもできるのですから。

質問後、私なりに解決策を考えてみました。

回答No.3

t_ohta

過去に飛行機のマイルは会社のモノか社員のモノかが争われた裁判があり、その裁判ではマイルは社員のモノだと判断されています。
判決でいくつか理由があげられていましたが、マイルが付与されなかったとしても支払う航空代金に違いが無いのだから横領に当たらないと言う事と、マイルの規約では法人には付与されず搭乗した個人に付与されることになっていた点が大きな判断材料です。

ご質問の件ですと理事長が現金で立て替えようがクレジットカードで立て替えようが支払う金額に差異が無かったとしたら、ポイントは管理組合のモノとは言えない可能性があります。

対処方法としましては管理規約で物品の購入などは必ず事前承認が必要とし立替払いを認めないようにするしかありません。
また、現金決済が難しい場合は管理組合を法人化（管理組合法人）して、法人カードを作って管理組合の費用の支払いに利用するといいでしょう。

補足

組合の銀行口座は理事長名で作ります。これと同じようにクレカも理事長名で作れば良いと思いますが如何でしょうか。
そもそも、理事長が立替払いをする必要性があるのでしょうか。

回答No.2

NOMED

規約を変更するしかありません

個人カード利用を禁止にするのか、など、規約を改正する以外の方法もありますが、明文化しておくべきかと思います

回答No.1

ranguseed

ポイントは理事長個人のものではありません。
この場合理事長には業務上横領罪が適用されます。
このようなポイントに関する処理に関しては会社名義の口座を作り会社名義のクレジットカードを使用しポイントは会社関連の物を買うためなどに使わなければなりません。