【相談】仕事の効率をあげたい
社会人1年目でとても困っています。
私の仕事について記載いたしますので、
どんなことでもかまいません。相談にのって下さい。
私は自社サイト5つを運営・管理しています。
一人で行っています。
最近、上司が地方へ長期出張に出てしまい、メールと電話での
やりとりばかりになりました。
今とても忙しく、毎日あっぷあっぷしています。
そしてミスも増えて行きました。
私が現在困っているのは
(1)地方の上司からの頼まれ事(書類作成・書類修正・外注先への伝言等さまざま)
(2)下請けやクライアントからの依頼や確認のお願い
(3)下請けへのこちらからからの依頼事(+依頼した後の後追い)
(4)自社内での対応
(5)通常の業務
これら(1)~(5)までのことをついつい忘れてしまったり、あわてていてメモを無くしたり、、、、最近それでぬけたミスばかりしています。
最初(1)(4)に関してA4のいらない紙にヒアリングしてメモしていましたが、あまりに多くて、相手も急いでいるので、メモが汚くなります。
また日をまたいだ仕事も多いので量がどんどんかさばり、机が紙だらけです。
(2)(3)に関しても、こちらから依頼や確認・相手からの依頼や確認等、さまざまです。最近は量が増えてきたので、どう管理していいかわかりません。相手にした依頼などもすぐ忘れてしまい、追いかけることもできません。
あまりまとまらずにすみません。
最初は(1)-(4)まで別々にノートを作っていましたが、あっちに書き・こっちに書きとしているので非効率な気がします。
さらに最近は管理するサイトも増えてきて、ノートが20冊になりそうです。
紙で簡単なToDoリストなるものも作ってたのですが、紙がすぐいっぱいになるわりに、用件がぜんぜん減らないのでかさばって仕方ありません。
最近は量が増えすぎてさばけません。
そしてミスをたくさんしてしまいます。
何かささいな事でもご教授いただけないでしょうか?