資料をまとめるのが下手で何とかしたい

質問

４０代後半になります。
今までは営業や現場が長く、仕事はそれなりにこなしてきました。
現在、企画・マーケティングの部署に異動し、管理職ではありますが、自ら社内資料をまとめることも多いのですが資料作成が下手です。

頭ではこうなってああなって・・・と分かっていますが、実際エクセルやパワーポイント等で比較表などを作成するときに、時間がかかる割には素人みたいな資料になってしまいます。
部下には上手に（見やすくきれいに）作る者もおり、関心します。

自分のパターンを考えると、エクエルの場合こうしたいというのがざっくりとあって作り始めますが、途中で縦と横と逆にすればよかったといか、セルの幅の調整が出来るようにやればよかったととか、
表の配置のバランスも見ずらい資料になってしまいます。
上手な人は色使いや幅が整っています。

実際に、会議で出てきた案をホワイトボードに書き出す時も、詰めすぎて書いたり横縦が不釣り合いで、結果どこに何を書いているかわからなくなります。
こういう資料をと頭で考えてから始めても結果として変更変更になってしまい、考え過ぎて進まなくなります。

得意な方は頭でどんな考えを持ちながら（組み立てながら）作成しているのか知りたく、アドバイスをよろしくお願い致します。

回答No.2

Don-Ryu · ベストアンサー

同じく40代後半、技術系です。
会議中のホワイトボードに関してですが・・・
「綺麗で見栄えの良い、整った言葉、並べ方」を最初から使いすぎなのではないでしょうか？
「綺麗な言葉に直して書こうとしているうちに、次の情報が入ってきて、追いつかない」
なのではないでしょうか？

私の場合会議の際のホワイトボードは、
「あの時何を言ったか、見て思い出せるようなキーワードの羅列」
として使っています。
「会議に居合わせなかった者が見たって、分からなくて当然」
くらいに割り切ってしまいますね。

そのためには、結構子供みたいな言葉を書いたりもします。
「この件は忘れてよい」
「見なかったことにする」
「いつまでに何が必要か顧客に聞く」
「このまま放置したら後でどうなるか」
「こちらで買って納めるものと先方に買ってもらって納めておいてもらうもの」
等

書く作業＝出力する作業
机に座って考えてものを書く事が二の次、三の次にされる営業の現場からは、なかなか縁遠い作業ですよね。
私の会社でも、営業で仕事中に自前のノートを用意してそれに何かを書く人は、少ないです。
(私はむしろその面で営業とはぶつかる事が多いです)

慣れるまでは、一杯机に座って一杯書くしかないです。
パソコンで描くより、ルーズリーフを買って手書きした方がいいです。
(私の場合良さげなものが書けたら、汚い字でも構わずそのままpdfで取り込んで配布してしまいます。)
学校の勉強と同じです。
頑張りましょうね。

お礼

お返事ありがとうございました。
ご指摘の通り、奇麗に書こう、作ろうばかりを考えていました。
大変参考になりました。

回答No.4

cicibo

まず、EXCELでの資料作成ですが、はっきり言って私の場合は、パクリです。ネットにころがっている様々な画像、他社さんから提示された提案書や報告書などを勝手に真似ています。
あと気を付けていることは、色、です。
赤字（マイナス）なのに、青や緑を使ってはわかりにくいです。
文字通り、赤を使います。
また、冷たい（低い）というマイナスは、同じマイナスでも赤ではなく、青を使います。赤文字で、マイナスー２３度、と気温を表しても、ちょっとピント来ませんよね。

それから、時間を表す場合は左から右、もしくは上から下。
小中高校で習った歴史の年表は、左が古く、右が新しいですよね。それを逆にするとまったくわかりません。
このように他の資料をパクッています。
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プレゼンの資料（投影する資料）は、話ことばの１０％と決めています。つまり、話している文字が１００あったら、そのうちの９０は
スライドに掲載せず、最も重要な１０だけを抜き出して、協調して、パワポ資料をつくります。

参考になれば、うれしいです。

お礼

お返事ありがとうございました。
資料はパクること、大変参考になりました。
一から考えるよりも、早いと思います。
実践してみます。

回答No.3

eroero4649

全体の構想が頭の中にできていないからじゃないでしょうかね。

最初に「こんな感じの表を作る」みたいなイメージができてないのではないですか。私はそういう表を作るときは頭の中で「こんな感じの表だ」と全体像をイメージしています。メモで下書きをすることもあるし、Excelでまず下書きみたいなのを作ることもあります。
下書きと本番は別のシートで作りますよ。Excelはそういう作り方ができるじゃないですか。シート1を下書きにして、シート2を本番にして。そして本番が完成したら、シート1は削除すればいいのです。

ビルを建てるときは完成した状態をイメージして作らないとピサの斜塔みたいになっちゃうじゃないですか。
書く前に全体を見て「これをこの辺に書く」などのイメージを作るのです。

お礼

お返事ありがとうございました。
ご指摘の通りで、最終的にこうしたいと考える前に取り掛かってしまいます。
下書きを作って、作成する様に考えてみます。
ありがとうございました。

回答No.1

hiro_1116

先ずは、セルの大きさや色使いといった「見た目」の部分と、何をどうまとめるかという「中身」の部分に分けて考えてみましょう。それぞれ、全く違うことなのに、ご質問の中ではゴチャゴチャに１つの課題のようなになっています。（少なくとも、そう読めます。）
そういう、仕切りというか、分けて物事を考えることが苦手なんですかね？

お礼

お返事ありがとうございました。
色々考えながら書いてたら、全てを一緒になってしまいました。
参考になりました。
ありがとうございました。