会社などでは、書類をpdfにして保存しますが、

質問

会社などでは、書類をpdfにして保存しますが、
pdfにするメリットを教えてください！！

回答No.6

回答 お願い（@74te） · ベストアンサー

容量が節約できます。

同じ内容のものをjpgなどにしてみてください。
PDFより容量が増えると思います。

もちろん、PDFにする時やjpgにする時に設定する内容にもよりますが。

また、jpg などにしていた場合は注釈や加工がしずらいから、PDFにすると色んな会社の人でも操作は共通しているのでやりやすいというメリットもあるのではないでしょうか。

質問は紙を電子化することへの疑問だったのでしょうか？
ファイルの種類に対する疑問だったのでしょうか？
どちらとも受け取れる質問に少々困惑です。

電子化に対する回答は他の方がしていたので省かせていただきました。

回答No.5

ts0472

一番の目的はペーパーレスです

写真をアルバムにして保存しているような状態です
１冊の本のようにまとめて残す
ポータブル・ドキュメント・フォーマット

紙としてファイル保存していたものと同じようにファイル化したデータとして保管できる仕組み
質問者様は１つずつ保存しているだけかも知れませんが　他に１冊のファイルにまとめいる人がいます

データ作成したアプリに依存しない　閲覧アプリはOSに依存しない無料配布
何十年前に作ったものが何十年先でも遜色なく閲覧できる仕組み

Adobeが1993年に提供開始したプログラムですが　時代に合ったので広まった結果が今の状況と思います
見るだけを無償提供して　作成や編集には有料ソフトを提供すれば利益に繋がる

個人的には当初は類似したアプリが幾つかあったものの　大手メーカーの拡散に太刀打ちできず消えていったように記憶しています

回答No.4

hiodraiu

紙の書類をPDF化している場合の話でしょうか。それとも、元々がワードなエクセル等の電子データであるものをPDF化している場合の話ででしょうか。

前者のメリットは電子データ化した場合の恩恵が受けられることです。これはPDFだからってことではなく、電子データだからってことになると思います。電子データ化した場合の恩恵とは、検索ができるとか、メール等で容易に大勢に送れるとか、その他諸々です。
後者のメリットは、無料のリーダーで読めること。環境依存しないで見れるような話もありますが、そうでもない場合がありますから、微妙な話ですね。

回答No.3

kon555

1.保管に必要な物理スペースがほぼなくなること。
2.コピーが容易かつ劣化しないため、破損や紛失のリスクが低減する。
3.ファイル名等で検索が簡単に出来る(ただし統一されたルールに基づいていれば)
4.客先や別事業所など、物理的な距離が離れた場所に送付する際もメール1つで可能

　個人的に最大のメリットは3の「検索」ですね。
　一度「15年前に発売した製品の第〇回開発会議の議事録を探してくれ」などと言われて延々会社の書庫にこもっていた事がありますが、大量の書類に埋もれて死ぬかと思いました。
　もちろん一定のルールに基づいて管理されていなければデータでも紙でも大変ではありますが、同程度の整理状況ならデータの方が圧倒的に楽(つまり人的コストがかからない)です。

回答No.2

pusuta

ペーパーレス化することで、ファイルなどにとじる必要がなく、保管場所が必要なくなります。あとはOCR処理をしているはずなので、PC上でそのPDF化した書類の検索ができることじゃないですかね？

回答No.1

hahaha8635

偽装ができない　と言われているが
なんてでもできるので
紙＋ハンコが最強