メールサーバの容量オーバーの問題

質問

メールソフトの利用方法についてお尋ねします。
私は、職場のメールサーバを利用しており、一人のユーザが使用できる容量が設定されています。このメールサーバからの警告で容量の制限に近づいているとのことでした。削除してもいいメールは消すという操作が必要になります。
※特にスパムメールを大量に受信したというようなことではなく、時間とともにメールが溜まったということです。

私が利用しているのはthunderbirdなのですが、どのような処置になるのでしょうか。このメールソフトの操作で容量を設定したり、何日経過したメールは削除する、とかを選択することはできます。しかし、それはサーバなのか、個人のPCなのか不明なのですが。自分のPCのメールは基本、半永久的に保存したいと思っているわけで、メールサーバの方（つまり郵便受け）はある程度消してもいいですし、1月ぐらい寝たまんまのメールは消してもいいかなとは思います。

OSはWindows10です。

どのような操作になるでしょうか。よろしくお願いします。

回答No.4

YESNO555

職場のメールサーバの運用としては容量が限られているし
大人数で使ってるならなおサーバー視線でみると削除の方向になります
そういうルールで使ってるなら削除しかないでしょうが

受信した添付やらメールは自分のPCにテキストにでもして保存しとけばいいんじゃないかな
手間ですが・・

別アドレス作ってそこにすべて転送でPCにて保存管理というのも方法ですが
これも手間といえばめんどうな作業が増えますね
でも
サバーは削除しても自分宛てに届いたものは半永久的に保存したいなら
自分で管理できる状況にするしかないんで
上記方法でやりたいことは可能と思います

回答No.3

narashingo

A.No1です。

＞400メガが一人当たりの容量なのだそうです

それは、少ないですね。

他のPCで同じメールを受信する必要がないのでしたら、やはり、「サーバーにコピーを残す」設定は無効にした方がよさそうですね。
あとは、ThunderbirdやPCでの保存をうまくやることです。

添付ファイルの容量はせいぜい大きくても5MBくらいですか？

添付ファイルの容量の1.4倍くらいがそのメール全体の容量になりますから、この添付ファイルの例では、60通でサーバーはパンクです。

パンクすると、新着メールが受信できず、送信者に「配信できない旨の」エラーメッセージが返ることになります。

回答No.2

ithi

skmsk1941093さん、こんばんは。

大抵メールサーバーの場合は一週間。これはＰＣの方で自動設定できるはずです。ＰＣ内のメールソフトは半永久的に温存でしょうか？
ただ半年前のメールは原則的に削除したほうがいいです。メールサーバーの容量が少ない場合、ネット上で障害が起きるからです。

お礼

回答ありがとうございます。

”半年前のメールを原則的に削除”というのは、自分のPCに保存されているメールでしょうか。メール本体がメールサーバからPCへ移動したとしたら、メールサーバには無関係になっているように見えるのですが。

メールソフト（サンダーバード）で読めている過去のメールはずっとメールサーバにもあるということになるのでしょうか。たぶんそのあたりの理解も必要のように思うのですが。

回答No.1

narashingo

＞何日経過したメールは削除する、とかを選択することはできます。しかし、それはサーバなのか、個人のPCなのか不明なのですが。

アカウントの種類はPOPアカウントだと思いますが、アカウント設定の「サーバー設定」にある設定「ダウンロードしてから〇日以上経過したメッセージは削除する」でしたら、サーバーにあるコピーの削除が対象です。
その上の設定の項は、「サーバーにメッセージを残す」が有効ですね？

＞自分のPCのメールは基本、半永久的に保存したいと思っているわけで、メールサーバの方（つまり郵便受け）はある程度消してもいいです

これだと「サーバーにメッセージのコピーを残す」は有効でも、〇日以上経過したものを削除するとして、サーバーの容量が不明なので、7日くらいにされたらいかがですか。
これは、Thunderbirdで受信アクセスした時点で、7日間を経過したサーバーにある既受信のメールのコピーが消えるということです。

本来、他の端末で同じメールを受信する必要がないのでしたら、コピーは残さなくてもよいと思いますが、不安でしたら、前記のとおりでいかがですか。

あと、半永久的が希望でしたら、Thunderbirdにフォルダを必要分作成して、そちらに移動して保存しておくとか、また、簡単にフォルダ単位などでバックアップ/復元ができるアドオンのImport Export Toolsを導入して、Thunderbirdから切り離してPCにバックアップして保存し、そのメールをThunderbird上からも削除する方法もあります。
復元は、サブフォルダに一括できますから、用済み後にフォルダごと削除するとよいですから、一時復元ができます。
（[Thunderbird] フォルダごとにメールのバックアップ/復元をおこなう際に便利な方法）
http://webworkersclip.com/2698/

なお、ThunderbirdのPOPアカウントの１つのフォルダの容量は、概ね4GB以下での利用をしてください。あまり、大きな容量にするとメールデータが壊れることがあることや、Thunderbirdの動作が重たくなりますから※。
※そのような意味で、フォルダに分散をお勧めし、また、適宜、「フォルダの最適化」も実行してください。

お礼

回答ありがとうございます。教えていただいたような設定をやってみます。
メールサーバの管理マシンから自動発信のメールが来まして、サーバには400メガが一人当たりの容量なのだそうです。添付ファイルなども含まれるはずなので、少ないなと思うのですが。