会議に入られてる方の呼び出し方について

質問

ビジネスの場面においての質問です。

お客様から、「担当の○○さんが現在会議中とは存じ上げてるのですが、緊急なので取り次いでほしい」との電話があり、会議室へ向かい、ノックをして入室、その方への背後に周り、急ぎの電話がある旨を伝えて退出してもらいました。

その後、同じ会議に入ってた先輩から「会議中に人を呼び出すときは入り口で一番近くの人に伝えて担当者を呼んでもらう、もしくはメモを回して出てきてもらうようにすること。会議中の部屋に入ってくるなんてあり得ない」と注意を受けました。

それももちろん納得できるのですが、会議の議事進行を妨げないために、担当の方の傍に寄って用件を伝える、というのもマナーであるというサイトも見つけ、どちらが正解なのかわからなくなってます。

私は担当の方以外に声をかけたりメモを回してもらったり、また入り口から呼び出して会議全体を遮ることが良くないと思っていたのですが、先輩は、上の人も入ってる会議にずかずか入ってくるなんておかしいとの意見です。

先輩には気を付けますと謝りましたが、どちらが正解なのでしょうか。

※会議中の人にそもそも電話は繋ぐべきでない、という意見は今回は一旦ご遠慮ください。

回答No.5

tokx367

何かの勘違いか、錯覚がある様です。A：会議と言っても、その会議の議題アジェンダに、よっては、外部からどの様な”緊急な用件であろうと、自社会議の重要案件検討中の場合、席を中座できない場合が、組織規模形態なら、必ず有り得る事。Ｂ：当社事情が、何より重要な事であり、取引先その関係者”いわく、兎も角、取次いで欲しいの強要が、あった場合は、まづ具体的な用件概要を聞いて、場合によっては、代理として同レベル責任者による、対応か、上位責任者が、まづは、対応するのが階層構造としての、組織力でしょう。➡安直に、判断伝言メモを回すのでは、無くて常に、冷静沈着な行動が、望ましいのです。※結果として、後から電話を掛ける又は、別の者対応も、常に組織対応でしょう。・・・仕事が、必ずしも、たった一人の判断だけでは、動いていない事を、認知して戴くのも、正論です。➡こう言う場合は、架けて来た電話の方の迫力？かどうかは別ですが、外部関係者には、みだらに、振り回されないと言う事も、大事な事です。

お礼

すみませんが、今回は担当者を呼び出すという前提、呼び出しが可能という前提でのでの質問です。
組織としての対応方法や構造に関する質問ではありません。

回答No.4

MURAI YASUSHI（@yasudeyasu）

質問者様の、
会議の議事進行を妨げないために、
担当の方の傍に寄って用件を伝える、が
正しいです。

・会議ってえらい人もたくさん出ているわけですから
その方にメモを回させるのはおかしいです。

・先輩、年上の同僚なんて山ほどいるわけですから
逐一その人の言うことに従ってられません。
正しい社内ルールについては
直接の上司か
その担当の人に
どっちが良かったか聞くべきです。

お礼

当方女性であり、指摘頂いた方も女性であり、上司が会議に入っていた関係もあり、指示を仰げませんでした。
メモを回して、という方法は避けるとしても、入り口のところに来た段階で誰かしらに１度声を掛け、中には入らないようにしないと思います。
ありがとうございました。

回答No.3

weavaest

そもそもですが、ノックして入室した段階で議長なり進行役が、一旦会議を止めて何事かを聞いてきませんか？そこで「〇〇さんに緊急の電話が入ってます」って流れになりませんか。
部外者が入室してきても気が付かないほどの、大人数での会議ならこの限りではないでしょうけど。
背後に周るにしても、メモを回すにしても、結局は呼びだされた方が電話対応する間は、場合によっては会議が中断しますよね。そこまで気を使いこともないように思います。

お礼

一旦会議の流れは止まるんですが、誰もこちらに水を向けてくれないので、そのまま担当のところに行くのが私のやり方でした。
次からは入り口から声を掛けるようにしたいと思います。
ありがとうございました。

回答No.2

noname#219804

正解はありません。
あなたのやり方も、先輩のやり方も間違ってはいません。
でも、先輩がそうしろというのなら、次からそうすればいいのです。それが会社のやり方として定着しているのでしょう。

お礼

非常識だ！という雰囲気での注意にそこまでいけないことをしたのだろうか、と不安になりましたが、ほっとしました。
先輩も良かれと思って教えてくれたことなので、これからそれに従おうと思います。
ありがとうございました。

回答No.1

ts10kw14

私も質問者さんと同じ方法でやりましたよ。
この方法が一番早く伝えられて会議の妨げにならない最良だと思います。
質問者さんは間違ってないですよ。
その先輩の言うやり方だと時間かかるし、
会議の妨げになります。
だいたいお客様からの緊急のTELですよ。
会社にとっても重要な要件かもしれないじゃないですか。そんな、礼儀がどうだ言ってる場合じゃないんですけどね(笑)
その先輩には自分なりの礼儀の定義があるんでしょう。
質問者さんが同じ会社で働いている以上、
その先輩のやり方でやってあげたらいかがですか？
また他の人から文句が来たりしてね。
いずれにしても質問者さんは間違ってないですよ！

お礼

あまりにも凄い剣幕で怒られたので、自信がなくなってたのですが、間違っていませんと言われてほっとしました。
ありがとうございます。