他部署の消耗品を断りなく借りるのは普通でしょうか？

質問

ある部署の事務員をしています。

ある日、隣の部署の事務員から、「○○部（こちらの部）さんからカートリッジを借りていたので、お返しします」と、カートリッジを渡されました。
借りるとき、こちらの部のどの人に許可を得たのか言いませんでした。
後でこちらの同僚の事務員にもきいてみましたが、何も知りませんでした。

その点、相手に状況をきいていませんが、おそらく、自分の部署の消耗品の予備を切らしていたので、（私たち事務員がその時その場にいなかったのか、）勝手に借りていて、新しいものを注文しそれが届いたので、こちらによこしたのだと思われます。

そのカートリッジは、１万円以上もするものです。
私は違和感を覚えました。
もしその時に、どうしても必要で、でもこちらの部署の人が誰一人いなかったのなら、断りなく借りても仕方ない面もあると思いますが、それならできるだけ早く（新しく消耗品が届くのを待たず）、その旨知らせるべきではないでしょうか。
それに、こちらの部署は大人数なので、（顔見知りではなくても）誰かはいたと思われます。

会社により事情は異なると思いますが、断りなく他部署の消耗品を使うのは、普通にあることでしょうか？
あまり波風はたてたくありませんが、もし普通のことでないなら、今後のためにも、上司に報告しようと思います。

回答No.2

hue2011 · ベストアンサー

波風はたてないほうがいいと思います。

その場で誰の許可も得ずに持っていったのだとしても、あとで現物を持参して返してくれたのですね。
それはそれなりに誠意があることではないでしょうか。

どうせ会社のものだし、会社の業務をやっているんだ、と無断で持っていった上、何も言わない人間もありうると思いませんか。

問題は許可とか礼儀ということではなく業務管理のほうにあるんじゃないですか。
もしその部品が欠品していたことを気づかずに、質問者様の部署で必要となって出そうとして見つからなかった、これだったら問題です。
この場合は、業務自体が停止するわけですから大騒ぎになります。
それを抑止するルール作りが必要なんじゃないでしょうか。

たとえばステープラーだとか書類の穴あけ器なんかは、必要な場合勝手に総務なり庶務なりのタナから持ち出して使うようなことってありませんか。
普通その場所で使いますけど、大量の配付書類作りなんかの場合、プリンタの横にもっていったり、自分の机まで持ち込んで使うことも珍しくないでしょう。
使いたい人がそこに寄ってきたら別の人間が使っている、だったら少々待とうと言えますけど、別の場所に持ってかれたら騒ぎです。
でも、その場合でも別の部署で書類作りをしたいときにないとまずいわけです。

これ、ルール作りだと思うんです。
プロジェクタなんかの場合何月何日どこの部の誰が使用、と書くようなシートを作ってあるはずです。
電源だとかケーブルだとかをそのシートでチェックボックスにしてあって、部品を読み合わせて持っていけるんですね。
あれと同じようなものを作るべきです。

どの部の誰が、これを持っていく、というシートがあれば、欠品発見はすぐにできます。
もし質問者様のようなケジメが欲しければ、承認印という欄をつくるんですね。そこに誰かが押印しないものの持ち出しは許さない、と。

今回の場合、誰が無断で持っていった、承認もなく、みたいにいうと喧嘩を売ることになります。
むしろ、管理シートの見本をつくり、以後こういうもので管理していきたいのですがどうでしょうか、という言い方をしたほうがいいと思います。

お礼

お礼が大変遅くなりすみません。
ご回答ありがとうございました。

＞もしその部品が欠品していたことを気づかずに、質問者様の部署で必要となって出そうとして見つからなかった、これだったら問題です。

おっしゃるとおりです。
そこまで思い至りませんでしたが、そのような論点からでしたら、上司に問題提起できそうな気も致します。

＞今回の場合、誰が無断で持っていった、承認もなく、みたいにいうと喧嘩を売ることになります。
＞むしろ、管理シートの見本をつくり、以後こういうもので管理していきたいのですがどうでしょうか、という言い方をしたほうがいいと思います。

社風かもしれませんが、何か問題が生じたのでないのであれば、そのような仕組みにすることには反対されそうな気がします。
したがって、今回の事例を報告して、それを受ける形での提案ということになると思います。

とても参考になりました。
ありがとうございました。

回答No.5

sparkle719

緊急でやむをえないばあいはどうしようもないんですが
上司に報告はしたほうがいいと思います。
私は勝手に定規を持っていかれて帰ってきません。
1度ぱくられて自腹で買って来たものまで持って行かれました。
犯人をみつけたら詰問しようと思ってます。

お礼

お礼が遅くなりすみません。
ご回答ありがとうございました。

＞緊急でやむをえないばあいはどうしようもないんですが
上司に報告はしたほうがいいと思います。

おっしゃる通りです
そのような考え方が、隣の部署のその人にないのが、問題なのです。
とても参考になりました。

回答No.4

ootemon

ありえないならその会社でそういうことが悪しき伝統になってるならあるんでしょうね。
消耗品が全て会社の同じところから経費がでてるなら目を瞑りますが
部署ごとに経費清算してるならありえませんね。

お礼

お礼が大変遅くなってすみません。
ご回答ありがとうございました。

＞部署ごとに経費清算してるならありえませんね。

うちの会社では、部署ごとです。

やはり、普通はありえないことなのですね。
とても参考になりました。

回答No.3

noname#237141

いやいや、普通のことじゃないですよ（笑）。

断りもなく勝手に持ち出しても良い（後で返す、返さないはひとまず置いておいて）
というルールが社内にあるのなら、普通と言えますけど
今までそんな経験したことないです。

（使用後）後で返したからOKっておかしくないですか？
それが消耗品だったら、減った状態の中古を返品してきたことになります。

その中古部品、今度使う部門には「中古で減ってます。経費の部門振替は
２割減にしときます」ってなるんですかね？よく分かりませんけど。

勝手に持ち出したことについては、誰も居ない部署ではないというのなら
厳格にルールを決めておくべきでしょう。なんせ部品代１万円を超えるもの
なんでしょうし。汎用性のある部品だったら、誰かが勝手に持ち出して、
業者などに転売で小銭を稼ぐような奴も出ないとも言い切れません。

例えば出張経費として仮払いするのに、会社の金庫から勝手に
５千円とか１万円持っていくのと基本的には変わりない行為ですよ。
後で返すとか返さないの問題ではありませんね。

なので上司に報告して、社内通達として部品の授受を社員に連絡すれば良いと
思います。今回の事例は特に出さなくても良いでしょうし。

私が前に居た会社では取引先に出す封書（後納するほどでもない時）の
切手一枚申請するのもきっちり所属名・氏名・申請日記入していましたよ。
それが当たり前だと思います。

お礼

お礼が大変遅くなりすみません。
ご回答ありがとうございました。

＞（使用後）後で返したからOKっておかしくないですか？
それが消耗品だったら、減った状態の中古を返品してきたことになります。

私の質問文に言葉が足りなかったと思いますが、返してきたのは新品です。
（自分の部署の予備を切らしていたために、こちらの部の予備を借り、そして新しい同品を注文し、届いたそれをこちらの部署に反してきた、という形だと思います）

＞業者などに転売で小銭を稼ぐような奴も出ないとも言い切れません。
＞例えば出張経費として仮払いするのに、会社の金庫から勝手に
＞５千円とか１万円持っていくのと基本的には変わりない行為ですよ。
＞後で返すとか返さないの問題ではありませんね。

とても参考になりました。

＞なので上司に報告して、社内通達として部品の授受を社員に連絡すれば良いと
思います。今回の事例は特に出さなくても良いでしょうし。

事例を出さないと「なんでそんなふうにするの？」と聞かれると思いますので、上司には言わざるをえないと思います。
波風を立てないようにはしてくれるとは思いますが、やはり勇気がいります。

ありがとうございました。

回答No.1

weavaest

状況によっては有りだと思います。

１万円とか値段の問題ではなく、緊急性があったり、社外に迷惑をかける可能性があるものと、そいでないもので話は違ってくると思います。同じ会社内であれば、その判断ができる場合も多々あると思いますから、全てを問題視することはないと思います。

お礼

ご回答ありがとうございます。
とても参考になりました。