他部署の仕事をおしつけられた

質問

ある部署の事務を担当しています。
毎年1回くらいの割合で他部署に発生する業務があります。
その部署でその業務の担当は事務の女性（仮にAさんとします）です。

もとはAさんがその業務に必要なソフトの扱いが得意じゃないのと、私の部署もかかわっていたため、私が代理でとりまとめのようなことをしていました。昨年はAさんが業務完了時に休暇をとってたため、Aさん不在で完了させました。（Aさんはさすがに申し訳なさそうでした）

今年も同様の業務が発生したのですが、Aさんは「また手伝ってもらう」という連絡を事前にくれてはいたのですが、今年も使うデータ（昨年業務終了後に私からAさんに送った）をAさんは管理保存してませんでした。仕方なく私が念のためおいていたデータを使用しました。
そしていきなり「まだできてないのか」的なことを言われました。私はあくまでサポートであり、また自分の部署の分だけをAさんに提出すだけで、業務全体のハンドリングはAさんだと思っていたので大変驚き、またちょっとムッとしたので「それは私の仕事なんですか」と聞き返したところ「そうです」とはっきり言われました。
そのときはそれ以上雰囲気悪くしたくなかったので、「では今回はこちらで全部やります」と引き受けることにしました。

以下質問です。
この業務は今後も発生しますが、部署的にはＡさんが担当するのが一番自然で、また最初に情報がいくのもＡさんです。本当に以後うちの部署がやるなら何かと取り決めてもらわないといけません。
しかしＡさんにも罪悪感が少しあるようで、そこを逆撫でするようなマネはしたくありません。(Ａさんはプチお局のような存在で、普段は悪い人ではありません）
うちでやるならその体制を、今後Ａさんに戻すなら今回のようなことにならないよう業務区分を、ちゃんと決めたいのですが、上司やＡさんにどううまく言えばいいでしょうか。

回答No.6

mtbyc · ベストアンサー

たしかに難しい問題だと思います。何が正解かというのも、一概にいえないような気がします。というのは、会社の規模と、あなたのキャリアプランによって、とるべき対応が違うと思うのです。

まず他部署の仕事が裏ルートで回ってくるのが正しいのかどうか、業務分担のルールをきちっと決めるべきなのかどうかという問題があります。
一般的に言うと、大きな会社ほど、部署ごとにあるいは担当者ごとに分担がきっちりとしている傾向があります。それはルールと責任がきちっと決まっていないと、全体が混乱するからです。ところがこれにも弊害があって、いわゆるお役所の縦割り行政のようになって不効率になるのです。
これに対して小さな会社では人材に余裕がないので、部署に関わりなく、できる人がその都度するのが正解です。小さな会社で調整に時間をとられるというのは、スピードが遅くなり致命的に商機を逃すことがあるからです。ただ、大企業でもいわゆる「大企業病」にならないために、わざと中小企業のように、柔軟な配置をすることも最近は多いです。
ご質問から推定して、あなたは大きな会社から、今は小さな会社に転職されているか、あるいは会社の方針が大きく変わったのではないしょうか。上司の対応を見ると、そういう認識のギャップを感じます。

次にあなたのキャリアプランはどうなっているのでしょうか。とりあえず結婚まで働くとか、既婚でとりあえず収入を得るためだけに働いておられるのでしょうか。それとも、今後男性に負けないような働きで、その会社のなかで活躍していこうと思われいるのでしょうか。
もし仮に、あなたが今後その職場で活躍され、キャリアアップをはかられているのでしたら、今回のあなたの対応、もしくは考え方は改められるべきだと思います。
「ルール化をするべきだ」というあなたの議論は一見正論ですが、実は「自分の担当でないことをやらされて、しかも責任を問われた」という悔しさ、私情から発しているという感じが見えます。それが上司の「柔軟性が必要だ」という発言になっているように思えます。
恐らくあなたは仕事のできる優秀な方だと推定しますが、基本的に出世する人というのは、仕事で成果を上げられる人であり、さらに自分の担当の仕事以外のところまでカバーできる人なのです。また、たとえ実際の担当者ではなくフォローする立場であっても、自分の関わった仕事に対しては、すべて自分に責任があると考えるような度量がなければ、管理職として大きな仕事を任せることはできません。さらに、全体のことを考えているのか、それとも自分の立場を中心に考えているのかという点も考慮が必要です。上司は常に、あなたのそのあたりの器をはかっていると思います。
もちろん取り決めをして、スムーズに仕事が運ぶようにしようとすることが間違いだとは思いません。それを上司に提案されてもよいとは思いますが、その話をする際に、あなたの中に「会社全体がよくなるように」という公の心があるのか、それとも「自分は絶対非難されたくない」という私の心があるのかが、今後人間関係がうまくいくかどうかの分かれ目だと思います。

お礼

丁寧なご回答ありがとうございます。ご指摘の部分はごもっともと思います。
上司も回答者様と同じ考えを持っていると思います。

私も私憤はもちろんありますが、それは上司には出していません。
（つまり経緯は説明していません。だから上司にはなぜ私がAさんの業務をやることになっているのか、そこがまず理解できなかったようです。というかヘタしたら私がやるということすら理解できてなかったかもしれません・・・。それほどAさんがやるのが普通の業務なのです）

また上司はこの会社に来て数ヶ月の人です。
私はすでに何年もいるので、この会社の組織が非常に流動的で、かつ人の出入りが激しく、ともすればすぐに業務の継承が切れ、同じミスが繰りかされ、責任の所在があいまいにされてきたさまを目の当たりに見てきました。
半年ごとに組織変更をし、数ヶ月で担当者が入れ替わってしまうような会社では、小さなことでもルール化することが非常に大切なのですが・・・。

この件に関しては、正直Aさんが中途半端にハンドリングし、私がAさんに気をつかいながらフォローしていた昨年より、私が全部やるほうがよほど効率よく早く進められることがわかりましたので、来年度からも私がやるほうが私としては楽なのですが、ルール化というところから見ると、こういうわけのわからない経緯で発生した慣例はなくしたいと思っています。（人が変わると業務が継承されず、またそこで途切れてしまいます）

上司の方に話をするときは、もっとちゃんと伝えられるように努力したいと思います。ありがとうございました。

回答No.5

HATENHATEN

再び失礼します。
なんか、同じ状況になった事があるだけに気になって…

＞「そんなこといちいちはっきりさせなくても、そのときできる人がやればいいじゃん。区分とか線引きすぎで柔軟性がないよ」
「できないならできないって、なんでそのときAさんに言わなかったの？今からでもできませんってAさんに直接言えば？」

だいたい上司ってこういう事、言いますよね。
「直接Ａさんに言えないから、相談してるんじゃん！」って
言いたいですよね。
こういう上司はアテにしても解決はしてくれないでしょうね。
きっとあなたはまじめな方だと思います。
何でもまじめに受け止めてしまうのでしょう。
ですが、相手が相手なので(Ａさんも上司も)、これからはあなたも
上手に切りぬける練習をした方がいいかもしれませんね。
バカをみるのはあなたのような気がします。
世の中、いい加減な人が多くて困りますね。
そんな人達に負けないで下さいね。

お礼

何度もありがとうございます。
上司に詳しく説明を言うと、どうしてもAさんの悪口になってしまうのと、その一緒に話をきいていた方というのがAさんと仲の良いお局仲間のため、（私は多分その方にあまり好かれていません）どうしてもあたりさわりのない説明になってしまったんですよね。
今回のことで、Aさんがこの業務に関してはあまり責任感を持ってないことはよくわかりましたので今後同じ業務が発生したら、どこまでやるのかAさんにはっきり聞くようにします。
今後同じ業務が発生するのは早くても半年後です。
そのころなら、そういったことをきちんと確認してもAさんもひがみっぽくとることはないと思いますので。

回答No.4

HATENHATEN

↓↓NO.3の者です。
「暗黙の了解…」これって厄介ですよね。
私の場合もまさにコレでした。
そのお相手の方の行動で、あなたの仕事を『手伝う』っていうのが、
腑に落ちないですね。(←自分の仕事なのに)
「手伝う位なら自分でやれっ！」って感じですね。
う～ん、上司に相談してもダメなら相談出来そうな先輩はいませんかね？
それとかあなたの前任者とか…
味方になってくれる人とか…
そういう環境下になければ、そのデータをＡさんに今のうちに渡しておくとか…
例えば「Ａさん、このデータＡさんが持っておかれた方がいいですよね？お渡ししておきますね。」と言ってみるとか…(勇気がいるけど^^;)
そしたらＡさんも次回から自分でやるんじゃないんですかね～
きっと周りもソフトの扱いに不慣れなＡさんに頼むより、
あなたに頼んだ方がよいと思っているのでしょうね。
でもそんな事を繰り返していたら、どんどん仕事が増えますよ！
私もそうでしたから…
仕事は仕事と割り切る事も大切かと思います。
頑張って下さい！！

お礼

こんにちは。再度ありがとうございます。
今日上司およびAさんと近い部署の方とお話する機会があり、私なりにお話してみましたが・・・。（もちろんAさんにおしつけられた、なんて言い方はできませんでしたので、業務区分があいまいになっていて今後に差し支えるので、区分を明らかにしてほしいと）

「そんなこといちいちはっきりさせなくても、そのときできる人がやればいいじゃん。区分とか線引きすぎで柔軟性がないよ」
「できないならできないって、なんでそのときAさんに言わなかったの？今からでもできませんってAさんに直接言えば？」

という感じでした・・・。
まあ確かにこの微妙な状況を事細かに伝えるわけにいきませんでしたので、そういう感じの返答がくるだろうなとは思ったのですが。
Aさんも申しわけないと思ってるようで、気にしているのはこちらにも伝わってきますし、こういう状況で私が一人で騒いでも自分のマイナスになるだけですので、とりあえず今回の業務を終わらせ、次回からは最初の段階で自分がどこまでやるのか、ちゃんと線をひいて引き受けようと思います。（Aさんも今回のことを少し反省してくれているようですから、次回からはこんなことはないと思いますが）

回答No.3

HATENHATEN

こういうのってこちらが悪いわけではないのに…
なんかイヤですよね。分かりますよ。
私も同じ経験をした事があります。
私の場合もその相手が年上の人(先輩)でした。
その人はある事情があり、周りも大目に見ていた状況でした。
その人の上司からその先輩ではなく、私に直接仕事の依頼があり、
断る事も出来ない状況で…結局引き受ける事に。
そしたら、私の上司がその仕事を私がしている事に気づき、
「どうして○○さん(先輩)の仕事を●●さん(私)がしているの？」と。
それで私の上司が怒って、その先輩の上司にやかましく文句を言ってくれました。それでその仕事はしなくてよくなったのですが、その先輩は感謝するどころか年賀状に嫌味を書いてきました。
全く飽きれてしまいますよね。
あなたの場合、お相手の方が申し訳なさそうなそぶりをしているとか…
でも、その人の方が年上でその状況にも気づいていながら、
またあなたにその仕事をさせたっていう事が納得出来ませんね。
悪いと思っているのなら、自分の仕事は自分でするはずです。
可能であればあなたの上司に相談して、そのお相手の上司に話しをしてもらってはいかがですか？
今後も発生する仕事のようですから、今のうちにはっきりさせておいた方が今後の為だと思いますよ。
そのお相手の方もとぼけてあなたに押し付けているのかもしれませんよ。

お礼

ありがとうございます。
そうなんです。なんだか微妙にイヤなんですよ・・・。
組織がもうちょっとしっかりしてれば組織に沿って筋を通すこともできるのですが、けっこうあいまいなので、「暗黙の了解」とか「慣例」とかそういうものが無視できない感じなんですよね。
その先輩も困った感じですね。Aさんも嫌味までは言わなくても、会社の飲み会で私以外の事務の人に陰口くらいは言うでしょうね・・・。（プチお局ｓがいるんですよ・・・）
ちなみに私より8歳くらい年上の方です。状況には気づいており、ちょっとまずかった、くらいは思ってるようですが、今さら「自分がやります」は言いづらいらしく、そこまでは言ってきません。ただ手伝ってはくれます。今回はそれで問題なく乗り切れると思うのですが、今後が気になりますね。
結局他の回答者様も答えてくださってるように、上司を通すしかないですね・・・。ちょうど業務内容についての打ち合わせがありますので、その打ち合わせ時に、この業務を今後どうしてゆくのか、という形で相談してみます。
ただ、私とAさんで打ち合わせて決めてくれ、と言われる可能性は高いですね・・・。上司は細かい事務方のことなど、多分どうでもいいと思います・・・。

回答No.2

hanzo2000

他部門の仕事を担当することはありえないことではありませんが、
部門の違うスタッフ同士が、現場で直接仕事をやり取りしないこと、が大切だと思います。

つまりこの場合、Ａさんの上司が、あなたの上司に対して、
「あなたの部署でこの業務を担当してくれないか」とオファーを出し、
あなたの上司が、あなたに
「この業務を担当してくれ」と依頼を出し、
そこで初めてあなたが、あなたの上司の依頼で他部署の仕事を担当する、
とするのが本来の手順でしょう。

仕事は他部署の仕事だけど、あくまで自分の上司の指示で動く、ということですね。
そうやらないと、現場で真面目な人（あなたのような人）ばかりが貧乏くじを引きますし、
上司同士は「現場同士でうまくやってるな」ということになってしまって、
話はどんどんナァナァの方向に流れていきます。

あなたからＡさんに何か言う必要はありません。
あなたの直属の上司に対しては、
「他部署の役職者や担当者から直接業務を依頼されたくない。あくまで直属の上司の依頼として担当したい」
ということにするべきでしょう。

そうすれば、あなたの不満は上司に言えばいい、ということになります。

Ａさんが改善すべき点があれば、あなたの上司を通じて、Ａさんの上司から
Ａさんに話が行くでしょう。

ずいぶんとまどろっこしい手順ですが、
組織がキチンとできているなら、そういう手順を踏まないと、
責任の所在が不明確になって、あなたのような現場が混乱します。
あなたが仕事でミスした場合、組織的には誰の責任でしょうね。
だれも責任を取らないでしょうね、現状だと。

というわけで、
どんな業務かわからないので勝手なことはいえませんが、
他部署の業務を担当する場合は、あくまで暫定スタッフとして一時的に担当するだけですから、
「業務はすべて自分の上司を通して」ということにしたほうがいいでしょう。
それができないなら、あなたの上司が、その他部署の責任者に対して、
「ウチではできない」と断るべきなんです。

お礼

ありがとうございます。私とAさんは別部署ではあるのですが、同じ事務ということで場合によっては一つの業務をシェアすることが過去にもあり、それが慣例のようになっており、各部署の上司もそこにはほぼノータッチです。今回の業務もその延長なのです。
ですので、今後は上司を通してくれ、というのは難しいですね。
ずっとシェアしてきた事務仲間への決別状みたいになってしまいますし、Aさんは気分を害すると思います。（この人の機嫌を損ねると業務上とても困るのです。けっこう根に持つ方なので・・・）

また、私の上司もAさんの上司も忙しく、「そんなことは担当者レベルで勝手に決めてくれ」と言われる可能性は高いです。

回答No.1

trajaa

特に言い方など工夫する必要はないと思います。
過去の経緯や事実関係等を正確に上司に報告し、上司(とAさん担当部門)の長とで調整してもらえれば良いんじゃないでしょうか？

その調整で、ひょっとしたら手慣れているあなたが主担当になる可能性も否定できませんが、それならそれで権限とその分の工数を上司に要求できるのですから
中途半端な立場で作業するよりもよいのでは？

管理職は、このような場面での調整を行うのが業務ですから
素直に相談するのがベストかと。

お礼

ありがとうございます。
そうですね、まず上から順に筋を通すのが一番だとわかっているのですが・・・。
困っているのは、Aさんが私に今回仕事を押し付けたのは、いわば「売り言葉に買い言葉」的な行動で、直後少し反省してらっしゃいました。（ちょっと謝られた）
上司から言ってもらうことはできるでしょうが、そうなると、「私も少し悪かったとと思ってるし、あの場のノリもあったのに、大げさにも上司にちくられた」って感じになりそうなんですよね・・・。
Aさんは悪い人ではありませんが、繊細なところがあり自分の失敗をつつかれたりすると、とたんに攻撃的になってしまうし、今後私と縁が切れることはない部署の方なので、穏便にしたいです。