アルバイト事務員の情報漏洩について

質問

アルバイトの事務員が、従業員の時給を勝手に閲覧し（パスワードがついているパソコンですが、どうやったか分かりませんが解除して）メモ書きをし、そのメモ書きを一部の従業員に見せています。

今回だけで無く、何度も同じような事をしています。その都度、上司に相談をし解雇にしたい旨を伝えてきましたが却下されてきましたがようやく上司からも、本人と一度話を行い解雇する報告で持って行って構わないとの許可を頂きました。
今回の問題点としては、

(1)給料関係の業務に携わっていないのに関わらず、故意に閲覧をした事。
パスワードが掛かっているエクセルファイルの為、誤って目に入ってしまったは通用しません。）

(2)メモ書きに写し、そのメモ書きを一部の従業員に見せた。メモ書きに写しているので、故意としか言いようがありません。

(3)所長である、私に許可も得ず勝手に、しかも自分と仲の良い従業員のみに他人の時給をばらした。

です。
明日の夕方に話を行うつもりですが、話をする際に気を付ける事。このように言ったらいいですよ等のアドバイスをもらえたらと思います。
メモ書きを見せてもらった従業員から話を聞き、他の従業員の時給をばらした事は全員から聞いたのですが、音声録音等して証拠としてとっておいた方が良いですか？
又、話をする際に証拠として残すために、内緒で音声録音は駄目ですか？
いままで他人をこのように解雇にする機会が少なかった為、ぜひ皆様のお知恵を貸していただけたらと思います。

以前の段階で最終警告をしております。又、パスワードを掛ける等の処置をおこなっておりましたが私が甘かったという事ですね。

回答No.5

gisahann

御質問の内容からそれますが、貴社のＰＣシステムの管理が問われます。

１）人事に関する事柄のＰＣ自体を分離する。
　（パスワード結構ですが、一度知れると効果はない。未知のワードに定期的に変えるなど）

　しかし、この方式は担当者がいない時は困ったことになる。

２）書類自体の名前を暗号化して隠しファイルのようにしてもらう。

３）システムがどうしても本社などと共用しなければならない時には、それなりの費用を払って
　　専門の業者に対策の依頼をする。
　　（業者の信頼性とともに、アルバイトでも理屈に長けた者には叶わない面も出てくる？）

４）なお、PC自体にロックをかける方法と、個別の書類にも別のパスワードを掛ける方法を併用するなど。

お礼

ＰＣのシステム管理が事業所毎の自己管理になっていた為、管理が甘かったです。今後は、１と４の方法で進めていく方針でいます。本社とも連携をとり、今後のシステム管理の方法を検討していきます。有難う御座いました。

回答No.4

seble

何度も、という事ですが、初回や前回はどういう処分や対策をしたのでしょうか？
全く何もしていなかったとすれば、会社が黙認していた、とも解釈可能で、単純な解雇は難しいかもしれませんよ。
いずれにしろ、きちんと弁護士へ依頼して、カネかけて解決して下さい。営利企業なんだから、タダでアドバイスもらおうなんて甘いですよ。

お礼

２回目で最終警告をしております。
アドバイス有難う御座いました。

回答No.3

noname#195579

音声録音自体はアナタが当事者となるならいいけど。秘密録音といって合法だけど。

でも、第三者であって録音した場合は盗聴と取られます。取り方次第では。

つまり、アナタと相手一人なら合法ということ。二人以上を相手にする場合は。

要はアナタが所長で当事者なら秘密録音になりますから合法です。

内緒でもいいですよ。

ただし、本当のことでも名誉棄損は適用されますのでアルバイトの事務員のことは

一対一で話すこと。絶対二人以上で話したりはしないこと。回りに聞こえないように。

損害賠償を請求されるきっかけを作りかねません。

勘違いしている人がいますが、本当のことでかつ公共性の利益に関することには罰せられないのであって

公益に関しないことで二人以上に聞こえるように相手を限定して名誉を傷つけることを話すことは

名誉棄損罪が適用されるんです。侮辱罪は適用外ですが。

お礼

言った言わないにならない為に、一人に立ち会ってもらおうと思っていましたが変更します。
二人以上で話すことによって、こちらが不利になるという事は知りませんでした、
的確なアドバイス有難う御座います。
非常に感謝しております。

回答No.2

parts

１についてはまず何故その人が閲覧したのが分かったのでしょうか？
２については、一部の従業員に見せたのは分かりますが、その見た人は荷担していないか、第三者が確認していますか？
３については、仲の良い従業員に対しては、どういう処分を検討されていますか？

3点ありますが、3点全てが正直疑問なのですが・・・。この場合は、ちょっと軽く考えすぎだと思います。
個人情報取り扱い事業者（社内の労働者、顧客を問わず5000人以上の個人情報を取り扱う事業者）の場合は、こういう状況になると、たいてい大規模な内部監査になります。

一人を解雇にするか、本人都合による退職を受理するか分かりませんが、その人だけが対象になるのは、不味いと感じます。この場合、もし個人情報取り扱い事業者で、大々的に発覚し社内や社外に出ていれば、所長云々で終わるとは限りません。場合によっては、組織全体に影響を与えます。

そう考えたときに、その人を切って終わりは、うまく行かない可能性があります。もちろん、考える時間が短く済み最も楽ですけど、甘かったではなく重大（Critical）な社内インシデントと見なければ、場合によっては組織から離れる人がもっと増えることになるでしょう。まあ、10年ぐらい前ならまだそこまで言われなかったかもしれませんけど。ちなみに、これを超えるインシデントは、その情報が外部に漏れたり、誰かが外部に告発することです。それをCriticalだと思っている人は、たいていトラブル対応の早期解決に失敗します。

その上で言えば、録音するぐらいなら二人で内容を聞き取り、一人が書記をして残すのが一般的です。
録音するなら、必ず相手にもその通知をして、録音を残すことの了承を得ることです。録音するときには、最初に残すことの許可を音声で得ること。一時停止などは間で行わないなども重要です。（必要な部分のみ残すと証拠としては不十分となります）
内緒でというのは、一般にフェアではないため、それを証拠に使うと、逆効果になる恐れもあります。

一般にホワイトカラーは、会社を守ることを重視しつつ労働者を守ることも重要になります。間違っても楽を取るために、説明を怠ってはなりません。そもそも、説明ができないような高圧的な表現をするなら、録音しようがすまいが後々痛い目に合うでしょう。そういうことがないなら、相手も同意するでしょう。

パスワードについては、変更しても漏れていたなら、管理の甘さがあると思われます。
開きっぱなしにしていたことがないかを確認するのはもちろん、変更してもたびたび漏洩していたなら、パソコン内に何らかの仕組み（バックドア）があると見た方が良いです。そのPCが社内ネットワークや社外のネットワークに繋がっているなら、そもそもシステム管理として最悪かと思います。場合によっては、システム管理をする部門に確認をお願いをすることも検討すべきでしょう。

まあ、後は懲戒ならその話をする。そうでないなら、自己都合で処理させるぐらいになります。
説明の仕方は、ご自身で考えてください。最終警告をしていながら、さらに行っていたなら、最後までやった理由は確認すべきです。ただ、警告ばかり行い一度も本人に理由を聞いてこなかったなら、管理者として、何故解雇前まで理由を確認していないのか、後々問われる恐れがありますので、ご注意ください。それは、最初の3点が明確なのかどうかを裏付けているかに関わります。

もし、3点を裏付けずに本人の聴取を一度もせずに解雇に至ったなら、本人の理由が退職後に発生し、不利な裁判になる恐れもありますので、ご注意ください。

甘いか辛いか、苦いか、酸っぱいかはこれからだと思います。怖いことがあるとすれば、実は退職に持ち込むまでに、どれほど相手と話をしたかです。相手が腹を割ったかどうかは別として、警告だけをして終わりだったなら、ただの切り捨てと相手や周囲が見てしまう恐れが強いため、後々問題に繋がることもあるのです。
実際、そういう状況になってから、辞める辞めないが酷くなり対応したことも私はありますけど。一般に、正当性を安易に示すと失敗しますから、必ず相手を尊重して対応することです。

特に、明らかに悪いと思われるなら、開き直りなどもありますので、まずは尊重した上で、こちらとして出来ることと、出来ないことを説明し、最終的に本人が穏やかにいけなかったと納得でき、辞められるようにし向けることです。

後は、今後、別にそういう人が出てくるかどうかです。もし、不正な閲覧の履歴が残るようなことが、今後もあれば、他にもいるということになります。私は、一介の事務員が出来るということは、それがあるのではないかと疑う面もありますが・・・。上司が部下を信用するには、まずは誰にも不正は行えないようにして、こういう不幸な状況が発生しないように努力することです。
絶対に、今と同じ対策で、スタッフを信用してはなりません。むしろ、これに関しては信用できないから、ルールは厳しくするとした方が良いでしょう。

補足

1については、事務員に見せてもらった方の一名が悪いことをしたと思い、私に報告しに来ました。その後、残りの従業員にも話を聞いた所、事務員が見せてくれたとの話でした。
パソコンのエクセルの閲覧履歴の確認をすると、事務員しかいない時間に給料関係のファイルが閲覧されています。この二つのことから、アルバイト事務員ではないかと思いました。

２については、同じテーブルで食事をしていた方に話を聞き（食堂で休憩中に見せていたので）他の従業員から、見せてもらった従業員が加担していないか確認をした所、見せてもらった従業員も驚いてたとの事で、おそらく加担はしてないだろうとの事です。

３については、現在検討中です。

回答No.1

1paku

即刻解雇でしょう。損害賠償の請求をしてもおかしくない。
犯罪として、警察に突き出せないか、そこまで考えてみたいですね。
会社に対し悪意があってした行為としか考えられません。

パスワードの必要なデータを見るのは、金庫の鍵を開けて、中のものを盗むのに等しい行為です。
給与というのは、社員個人個人の知られたくない個人情報です。社内の人間関係を壊す行為です。

もし、給与にばらつきがあったりしたら、それを知った社員は不愉快でしょう。
他人の方がよい給料だったら不満ですし、仕事に差があるのに同じだったら、それでも不満。
パスワードを解除して得たデータなら、信憑性は高く、否定は難しいでしょう。
そんな感情的なことを解決するのは、不可能に近い。

社外に事情を公開するのは会社の恥になるマイナスがありますから、ちょっと難しいですが、
社内に対しては、社内報か掲示板などで、事情の説明ぐらいはするべきです。
解雇後のその人の報復行為も、予測し対策を用意しておく必要がありそうですね。

お礼

お早いご回答有難う御座います。
私自身も同じ考えを持っており、同じ考えの方がいて少し安心しました。
あまり感情的にならず、慎重に対応をしていきます。