意見が言えない・建設的な話し合いができない

質問

複数の営業について、出荷事務をしています。

営業の一人が、要領が悪く、しわよせが来て困っています。
やたらと、納期短縮を要求するため、工場からもクレームが出ています。

私は、そのことについて、今まで、課内の同僚や上司に話したことがありません。
そういうことを周りにオープンにして、ではどうすればよいのかという、建設的な話し合いをするのが苦手です。
感情的になってしまい、愚痴とか、チクリとかのレベルになってしまいそうな気もします。

これだけの情報で申し訳ないですが、まず私がするべきこと、気付かなければいけないこと、お分かりになりましたら、教えてください。

どうぞ宜しくお願いします。

回答No.3

doorakanai

原因を見つけましょう。

営業の要領が悪い　について
１、仕事を多く抱えている
２、他の営業の面倒を見たりして、自分の仕事をする時間が少ない
３、担当してる客がギリギリで言って来る馬鹿が多い
４、本人が馬鹿

納期短縮を要求　について
５、本人が勝手に余裕を持たせまくっている
６、すぐ出来るだろ　とナメてかかっている
７、忘れてた

１、２、４、７なら完全に他の人に担当してもらう。
３なら受注票がなければその客専用に作り、
制作期間は○日以上もらう、そうでなければ断る　と大書きする。
または時間がかかる理由をしつこく何度も客に説明する。

５なら、マジ納期を言え　そこから最短納期を出す　と指示する。
６なら、殴る(ウソ)。ボタン一つで出来るものではない　としつこく何度も説明する。
これは本人に工場で作業させるのが一番だが、現実的ではない。
７なら、蹴る(ウソ)。カレンダーのようなフォーマットを作って渡す。
または共通の予定表等に絶対書かす。予定表がなければ作る。

事務員なら、下２つぐらいしか出来ないでしょうから
やる事はほとんど原因究明です。
過去1年程度さかのぼって、いつ何があったか一覧にしてみましょう。

客が1日に20日納期で発注したが、工場に依頼したのは15日
残業時間が○人○時間、本来の予定の□□が△日遅れ
と数字で書きます。

感情的になりそうでも、自分で数字にしたら冷静に見る事が出来ますし
他の者に説明するにも説得力があります。
数字って客観的で絶対的なものですからね。

お礼

原因のひとつは、その営業が、客先からの要求を断らないことにあります。
できるかぎり対応してあげる、というスタンスです。

原因と対策を整理していただいて、ありがとうございます。
読んでいて、本当に、冷静になれて落ち着いた気持ちになりました。

工場からクレームがあったときは、工数や他の出荷への影響も聞き出して、記録しようと思います。

回答No.2

noname#237141

情報が少ないのでなんとも言えません。

まず営業が客先から納期を短縮するよう
要求されているっていうのも、
営業が商談・契約時にちゃんと納期について
説明していたのかどうか？

または契約・受注が欲しくて通常出荷業務に
支障が出るような極端な納期を言っていたのか？

など、突っ込みどころはあると思いますよ。

要領が悪い。。。
確かに前述のようにちゃんと相手先に説明しているにも
かからわず客先からの過剰な要求を上手くかわせないのは
営業の要領の悪さです。

しかし会社内の一連の業務スケジュールを超えて
事務方にあれもこれもと言ってくるのは、要領の悪さ以前の
問題だと思います。
営業の商談内容自体を疑う必要が出てきますね。

まずは上層部に事実のみをお話するべきでしょうね。
例えば「一部の取引で出荷業務の短縮があり、
事務方に負担がかかっている」と。

で、（まともな上司ならば）その詳細を聞かれると思います。
その時に「この営業の、この取引先で、これこれの商品群で・・、期間は
こうこう、、、、」とね。客観的事実（データ）を見せればいいんです。

そこに「この営業は要領が悪い」とか感情的な内容は
今のところ必要はありません。
オープンに話をすすめたいのなら、訴える方もオープンな姿勢が大事ですね。

お礼

事務方は、商談の全容を知る機会はないのですが、営業と客先のコレポンの内容を見ると、ネゴの仕方がまずいのではないかと思います。でも相手国の事情や国民性もあるのかもしれず、よくは分かりません。

最近、周囲に隠れて仕事を指示してくることが増え、がっかりしていたところだったんです。
それを、少ない情報でわかっていただいたようで、嬉しかったです。
ありがとうございました。

回答No.1

hue2011

事実と感想を分けましょう。

容量が悪い、これは感想です。

しわよせがきています、これはどうでしょうか。
具体的になんだということがいえていないから、しんどいという思いでからくる感想です。

納期短縮を要求、これは事実かもしれないけど、口頭でしかいわれていなければ証拠がない。
そもそもこの話は、出荷側からすれば締め付けであるけど、営業にしてみればそれで顧客満足をはかるのだといったら平行線です。

第三者の目でみるとそう見えます。
だったら問題だといって誰に話してもかたづきません。

問題点はこれとこれです。そう言えたら片付ける方法をつかめます。

真心をもって相談しようなどと言って感想で話しあいをいくらしても、解決にはいたるわけがありません。

それぞれの営業で、出荷指示の期日と納期をまとめ、その期間が何日であるかを計算します。
これをグラフにして一見で比較可能にします。

納期短縮によって現場に起きる負担を計数します。
単純に人手不足なのであれば現場の増員で片付く話です。
そうでないファクターがあるなら、それをどこが受け止めているか、どう支援すればいいかの案を羅列します。

相談すべきことは事実だけです。事実として発生している問題を片付ける必要があるのです。
グラフ、表になって相談案件になっていたら上は判断をする義務が発生し、場合によっては稟議資料になるわけです。

個人的に気に入らないとかブサイクな仕事だとかいっても仕方がない。
それは社内の不和の原因になります。

お礼

事実と感想を分ける、
とても考えさせられました。自分に欠けている部分だと思いました。
事務や現場の負担のデータ化については、案件毎に、出荷の規模や、客先の要求事項が大きく異なるため、なかなか難しそうですが、余計な感情は排除して、問題点のみを整理して、営業に伝えるようにしようと思います。