ビジネス文書について

質問

こんにちは。社会人数年の男性です。小さい会社の商社マンです。
ビジネス文書について、御指導お願いいたします。

実は、あるお客さん（仕入先メーカーで製作した商品を加工する某メーカー）で納期遅延を起こしております。短納期依頼が原因です。
正月休みもあり、実働稼働が少ないのでリードタイムを割ります。
そこで、お客さんに前もっての生産計画の開示依頼を行い、納期遅延防止にも繋げたいと考えています。下記の文面を考えましたのですが添削及び修正・アドバイスを頂けると幸いに存じます。
生産の流れ＝仕入先メーカー→当社→お客さん
（お客さんから依頼を受けた商品を仕入メーカーに製造して頂き、再度お客さんに納め、お客さんが生産・製造して最終製品となる。）

拝啓～省略
いつも大変お世話になっています、納期遅延を起こしておりまして申し訳ございません。今回は正月休みもあり、メーカーからは実働稼働日数が低く、大変厳しい納期と伺っております。
○○様は今後も、□□改定等で各工場様も今以上にお忙しくなるとお聞きしており、納期遅延防止のため下記御依頼があります。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

　　　　　　　　　　　　生産予定開示のお願い
私どもは、○○様から頂いたご注文数量・納期をもとにメーカーへ発注しております。
生産予定の情報を早い段階でメーカーへ連絡し納期厳守する方策を検討しています。
○○様が要求される納期より１ヵ月～1.5ヵ月のリードタイムをみて頂けないと納期短縮するにあたり、ご希望納期に遵守出来ずご迷惑をお掛けしてしまいます。
生産状況によって希望納期が早まることも理解できますがそれを踏まえた上で弊社へ発注頂ければ○○様にもご迷惑をお掛けすることがなくなります。
つきましては、生産予定開示をしていただくと幸いです。
何卒、ご理解・ご協力を頂き、ご検討の程宜しく申し上げます。

以上、添削の程宜しくお願いいたします。

回答No.1

M51627 · ベストアンサー

製造業相手のビジネスは納期管理が大変ですよね。
ご説明の状況から判断する限り、取引契約の内容も合わせて見直したほうがよいかもしれませんがとりあえず私ならどう書くかと考えてみました。
拝啓～省略
この度は弊社の納期遅延によりご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。年末・年始休暇により製造メーカーの生産が大変厳しく、ご要望の納期に添えない状況となり遅延が起きた次第でございます。
ご迷惑をおかけしておりますこと重ねてお詫び申し上げますとともに、今後の防止策として御社のご要望に沿う調達を進めていく所存でございます。
つきましては、○○様には下記についてご協力をお願いしたくお願い申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具
　　　　　　　生産予定開示のお願い
弊社では、○○様から頂いたご注文数量・納期をもとにメーカーへ発注しておりますが、今後の遅延防止策として、生産予定情報を早い段階でメーカーへ連絡し材料の確保および生産を最適化させることにより納期厳守していく所存でございます。
メーカー側とも協議を進めましたところ、休暇期間や追加注文等にも柔軟に対応するには現在の受発注のタイミングより１ヵ月ないし１.５ヵ月リードタイムを伸ばす外無いとの結論にいたりました。
そこで、大変恐縮ですが、現在のご発注時期より少なくとも１ヶ月程度前に発注予定情報もしくは生産計画をご開示頂く必要がございます。
御社のご要求納期を厳守するにあたり、前倒しでの生産計画が不可欠となっております旨ご理解頂けると幸いです。
つきましては、上記ご検討の上ご返答頂きたくお願い申し上げます。
尚本件に関しまして、ご質問、ご意見等ございましたら当方まで遠慮なくお申し付け下さい。

お礼

御解答、有難うございました。
大変、参考になりました。
心から、御礼申し上げます。