ビジネスマナー、電話について

質問

私は販売員であり、バイヤーとの関係は不可欠です。で、先日その担当のバイヤーに用件があり、電話を入れたのですがあいにく他の電話に出ていると、他のバイヤーが教えてくれました。
通常なら相手が私より年上ですので、「また後ほどこちらからお電話致します」と伝えるところですが、なにぶんいつも忙しい部署で、いつ捕まるかとも分からないし、またそんな忙しい中他の方たちに電話に出てもらうのもすごく悪いという私なりの謙虚さで「では終えられたらお電話いただけるようにお伝えいただけますか？」とお願いしたのです。すると、その電話を受けてくださった方(この方も年上)は「電話をしろと？」とおっしゃってその後直ぐに「分かりました」と受けてくださいました。

もちろん通常ならこちらから電話をかけるのが礼儀だとは理解しています。ただ、普段から電話をかけてもなかなか繋がらない部署だし、その結果私も常日頃から電話をかけるのは避けたいところです。そんな理由から上記の方法を取ったのですが、やはり私は間違っていたのでしょうか？

私が取った方法以外に何かいい解決策があったらアドバイスをお願いいたします。

回答No.3

takuya1663 · ベストアンサー

解決策のアドバイスにはならないかと思いますが参考程度になれば幸いです。

ご質問のビジネスマナーそのものだと思います。

ビジネス電話の基本はご存知のように、正確、丁寧、迅速ですよね。それとコストもあります。

まず、バイヤーと呼ばれる限り、社内あるいは関連会社かいわゆる従業員同士の緊急連絡かと思いましたが、どうでしょうか？

いずれにせよ、電話という相手の様子がどういう状態かを考慮しないと再び同じ問題が起るのではと思いました。

忙しいという意味では、その時はあなたもバイヤーの方も同じなのですから、謙虚さゆえに、再度連絡してもよいかどうかを確認の意味もあるので、「申し訳ありませんが、改めてお電話してもかまわないしょうか・・・」など、また、電話のあった旨お伝え・・・ということで、バイヤーの方にこちらから用件があって電話したという意思は伝わるはずですので、相手の対応も変化する場合もあります。

ビジネスマナーというのは緊急性がどの程度かにより臨機応変でないとマニュアル通りにはいかないものですから、忙しいのはお互いそうである以上、お互いの礼儀につきるのではないかと思いました。

あまり、「間違い」ということにとらわれない方がいいと思います。相手が間違うという気持ちになりやすくなるので私も経験があります。

マナーの定義など偉そうなこと言えませんが、日頃の人間関係でも待つほうが待たせるより長く感じるものかもしれませんね。

お礼

緊急連絡…、私自身は緊急連絡ではないと思うのですが、なにぶん店長命令で『今すぐ確認しといて』だったので、ちょっとした私は板ばさみだったのです(-_-;)

＜電話のあった旨お伝え・・・ということで、バイヤーの方にこちらから用件があって電話したという意思は伝わるはずですので、相手の対応も変化する場合もあります＞
それがですね、この担当の(私が電話で話したかった)バイヤーは店長クラスが折り返しを要求してもまずかかってくることはないそうです。それは私が他のバイヤーに伝言をした旨を報告した際に私に『あいつに電話しろって言ってもかかってきたためしがないんだよ』と教えてくれました。で、そのバイヤーから電話がかかってきたので『奇跡だよ』と驚いていました（笑）

＜マナーの定義など偉そうなこと言えませんが、日頃の人間関係でも待つほうが待たせるより長く感じるものかもしれませんね＞
すごくこの言葉、心に響きました。この言葉をいただいたお陰でこの先今より少し余裕を持って仕事ができそうです。

有難うございます。

回答No.4

milk-1000

＃１の回答に賛成です。

「折り返し電話が欲しい」は対等な関係かある程度関係が出来ている中で許されると思います。社内にしても相手によっては「電話下さい」というのは気が引けます。

私なら、とりあえず２、３回はこちらからかけます。
どうしてもその時話したくて相手が電話中の場合、
「このまま待たせて頂いてもよろしいでしょうか？」と聞いて待たせてもらうことはありました。それか伝言してもらうとか。「○○の件で、～とお伝え頂けますか。外出しますのでまたこちらから電話致します。」とかですね。

どうでしょうか？

お礼

そうですね、やっぱり２、３度はこちらからかけるべきでしたね。反省しています。

ただ、私の場合折り返しを要求されてもイヤじゃないのです。むしろ折り返し自分から電話をかけるほうがいいですね。前の職場ではある程度の上の立場にいましたので今回の担当のバイヤーの立場になったこともあります。私の場合は何度も電話をかけられるとすごく催促されているみたいだし、自分の手が空いた自分の都合のいい、余裕のある時に電話をしたいからです。で、「『折り返し電話ください』って言ったんだから私の都合のいいときでいいよね？」って気が楽ですし（笑）でも、こんな風に考えるのは私ぐらいのものなんですかね？

milk-1000さんの回答も参考になりました。有難うございます。

回答No.2

thebusiness

私も、販売とバイヤーの上下関係というのがいまいち分からんのですが…普通、バイヤーの方が偉いのですか?
ともあれ、同じ社内の人間同士であれば、例え上下関係があったとしても、この場合のA-_-A様の対応は妥当だと思います。
そのような状況であれば、折り返し電話をいただくことは仕方ないと思いますし、A-_-A様の電話を受け取った方が気を遣って「では、バイヤーの○○より、折り返し電話をさせるように申し伝えます」の一言くらいあってもよさそうなのですが…?個人的には、先方の態度にも問題ありと感じました。
バイヤーが多忙なのはこちらの責任ではありませんし、どうしても緊急に連絡が必要なのであれば、別に誤った対応ではなかったと思います。
ただ、一回の電話で相手が捕まらなかったからと言ってすぐに折り返しを要求するのは失礼になるかもしれませんね。2回目で捕まらなければ折り返しをお願いしても構わないと思います。

お礼

こんにちは。
わが社の販売員とバイヤーの上下関係については＃１さんのお礼で述べさせていただいたとおりです。

言い訳に聞こえるかも知れませんが、私も普段なら他の部署の方や、お客様(まぁ、こっちはあまりにも当然ですが)に対してはつかまるまでこちらから電話します。ただ、この部署に関しては電話をかけても誰も出ないということも多々あり、私も接客に入りタイミングが合わず２～３日仕事が進まないこともよくあるのです。以上のことを踏まえた結果、今回私がとった要求のほうがお互い仕事がスムーズに行くんじゃないかと思ったのです。

まぁでも、thebusinessさんがおっしゃるとおり、せめて二回目で折り返しを要求するべきでしたね。反省いたしております。有難うございます。
Ｐ.Ｓ．“A-_-A様”ってなんかくすぐったいです(^^ヾ

回答No.1

noname#6071

普通の会社で事務をしております。
私には、販売員の方とバイヤーの方との上下関係がわからないのですが・・・
年齢に関係なく、どちらが商売上のお客様であるかが問題であると思います。
あなたが向こうにとってお客様であるならば、掛けてきてもらうのが当然です。
しかし逆に、向こうがあなたにとってお客様であるなら、非常にマズイ対応であったと思います。

どんなに忙しい相手で、かけてもかけても連絡がつかない方には、向こうがお客様であるならば何度でも掛けなおすべきではないかと思います。
「15分後にもう一度こちらからお電話させて頂きます」
これを何度も繰り返せば、向こうでは周囲の人があなたからの電話を何度も取り、断るという事の繰り返しになりますね。
まぁ、そこまで行くと相手の方の周囲からもブーイングが出るでしょうし上下関係に関係なく掛けてきてくださるかもしれません。
かかってこなければ掛けるのみ！
仕事は忍耐です！頑張ってくださいね！！

お礼

私が働いている会社の場合…、バイヤーと販売員の上下関係は販売員のポジションによりけりですね。私のような下っ端の一般の販売員ならバイヤーの方が上で、店長や副店長ならバイヤーは同等か下ですね。

もちろんお客様ならこちらからかけます。
＜「15分後にもう一度こちらからお電話させて頂きます」 これを何度も繰り返せば、向こうでは周囲の人があなたからの電話を何度も取り、断るという事の繰り返しになりますね。　まぁ、そこまで行くと相手の方の周囲からもブーイングが出るでしょうし上下関係に関係なく掛けてきてくださるかもしれません＞
やっぱりこうしたほうがいいのですね。
tomato36さんがおっしゃるとおり忍耐で頑張りますo(^-^)o　有難うございます