電話の取次ぎの仕方

質問

新入社員です。
在席している人へ電話の取次ぎをするときは、どのような用件なのかを併せて伝えるのが良い方法でしょうか？
用件を聞いていなかった取次ぎ者が、「子供じゃないんだから」と怒られているのを見てしまいました。

在席していないなら、用件を聞いても良いと思います。
在席していれば、どこの誰からお電話です。と取り次ぐのが普通だと思っていますし、在席者には早く取り次ぐ、他者の用件には立ち入らない（プライベートな事かもしれないので）のがビジネス電話のマナーだと思うのですが。

皆さんの意見を参考に、その方への取次ぎ方法を変えたいと思います。
ご意見よろしくお願いします。

回答No.2

MURAI YASUSHI（@yasudeyasu） · ベストアンサー

まず外部の方に時間を取らせないことを優先するべきです。
基本はすぐ本人に繋ぐ。お客様や取引先の地位のある方に２度同じことを説明させるのは失礼に当たります。

ただし本人が相手先に覚えがない場合や、社長・支店長（大会社の場合部長以上）宛の不審な電話は
売り込み等の可能性があるので、念のため用件を聞いてから
「失礼いたしました。本人にお繋ぎします。お待ち下さい」
と謝罪するのがいいでしょう。

お礼

回答ありがとうございます。

外部の方に時間を取らせないこと、尤もだと思いました。
役付の方には、用件を聞く配慮をするといいかもしれないのですね。

回答No.4

tokiwa125

電話がかかってきた時、相手が役職名、名前をきちんと
指定する場合は、用件を聞かずに取次して大丈夫ですよ。

ただ、困るのは取り次ぐ際に、相手の会社名だけや、
個人名だけしか聞いていない人。

役職が上の方ほど一つの会社でもたくさんの方と面識が
ありますから、あいまいな伝え方だと混乱してしまいます。

個人名の場合は、「個人の●●様でよろしいでしょうか」と
一言聞くといいですね。

会社の部署にもよりますが、「社長様いらっしゃいますか？」や
「担当者はいらっしゃいますか？」みたいな連絡が入る場合は、
セールスでないか用件を確認しましょう。

いずれにしても、電話はその場でいろんな事を判断しないと
いけない事が多いです。
失敗を恐れず、いろんな方とお話しして経験を積みましょう。
頑張ってくださいね。

お礼

ご回答ありがとうございます。

やはり、基本としては用件を聞かなくてよいのですね。安心しました。
名前を指定しなかったら、怪しいかもしれないので用件を聞くということで理解しました。

人に合わせて電話の取次ぎを変えないといけないのは少し大変ですが、いろいろと試してみたいと思います。
ありがとうございました

回答No.3

toku8

一昔前の　電話マナーなら
「ちゃんと用件を聞いておくこと」
となっていたでしょう
なにしろ　仕事一辺倒の時代ですからね
用件を聞かなかったために　ビジネスチャンスを逃した
というような点が最大の課題だったわけです

しかしながら　現代は　「個人情報保護」の時代です
仕事の話でも、プライベートでも　まずは　情報の漏洩防止が
最大の課題です
昨今では　病院での外来患者の呼び出しでさえも　名前を呼びません

ということで、質問者さんのほうが正しいと思います
（○○さん　電話です　だけで　その他のことはしゃべらない）
（場合によっては　▲▲さんから電話です　というのも言わない
　なぜなら、社長からの極秘用件かもしれないし、バーのママからの
　電話かもしれない　他社からの秘密の問い合わせかもしれない）

説教した人は　一世代　古いマナーだと思います
まぁ　しかし　いまだに　マナー講座なんぞに行くと
それらしい古いやり方を解説しているので　苦笑してしまいますけど。

お礼

ご回答ありがとうございます。

電話を受け取った（怒っていた）方は４０代の女性社員です。
一世代古いマナーなんですね。役付の方ではありませんが、この方への電話取次ぎは用件をうかがってからの方が良さそうですね。

業務が個人情報を沢山取り扱うものなのですが、取次ぎ電話の用件を聞かないといけないというのも矛盾を感じます・・・

回答No.1

中京区 桑原町（@l4330）

不在を伝えた時に相手の反応による。
相手が「結構です、後日電話します」と言えば敢えて用件を聞く必要は無い。
もし、相手が何か（あるいは誰かに）話したい様子だったら「用件をお聞きしましょうか？」と聞くのが常識

お礼

ご回答ありがとうございます。
質問がわかりづらかったようで申し訳ありません。
「席に居る方（不在ではない）に電話を取り次ぐ場合」について質問させていただいております。