文書管理の改訂番号のつけ方

質問

文書管理で改訂番号のつけ方について質問します。
当社は製造業なのですが、他社のものを見るとRev0、1、2・・・・10・・・であったりA、B、C・・・であったりなのですが、数字の場合でもアルファベットの場合でも初版には付与しないのが一般的なのでしょうか？それとも初版の場合数字なら0から、アルファベットならAからなのとかでしょうか？
初版の次が1っていうのもなんか変な感覚がするのですが、一般的な事例を教えてください。

回答No.1

darumagaeshi · ベストアンサー

結論から言いますと、「文書管理規程」があれば、そこで各種文書の改廃記録をどのように記録すべきか規定しているかと思います。

ここからは「文書管理規程」がないという前提でのお話ですが、私が見てきた会社等で扱う文書については、会社や会社の中でも部門によって様々だったりしました。

例えば、就業規則などでも「初版」と「改訂日」がされているものがあったり、それなしで「発効日」のみの表記であるものであったりします。

ちなみに、一般的な社内文書かどうかは分かりませんが、私は仕事でISO（JIS）関連の社内文書（規程）をちょくちょく参照します。そこでは初版で「Ver.1.0」として、簡単な改訂であれば「1.1」のようにコンマ以下の数字を加算していきます。明文の規定はありませんが、その規程が全般的（根本的）に改訂された場合はコンマ以上の数字を変えて「2.0」などとして更新しています。

質問者の方のようにアルファベットを文書改訂コードとして取り扱っているものを見た経験はありませんが、結局のところ何らかの記号（コード）で「古→新」が分かるような取り決めで、その文書を参照する者が迷わないように統一されていれば問題ないと思います。

ようは、更新情報をどのように伝えるかです。初版、改訂日、改訂理由、初版～現在の版までの履歴、など文書管理のための情報はいろいろ考えられますが、その規程の存在目的から考えて最低限必要な情報は文書自体に記しておく必要があると思います。

まあ最善は、その規程とは別に「文書管理規程」を作って改訂時の記録事項を“どこ”に“誰”が“どの様に”といった事項を規定しておくのがベストでしょうね。

お礼

ご回答ありがとうございます。

やり方は様々なのですね。

ありがとうございました。