アンケート回答用紙の処分

質問

２年前に管理会社変更（リプレース）したのち前会社との比較のために理事会がアンケートを取りました。
集計報告があったときこれは捏造されたものだと私は直感しました。
当時は前会社のほうがよかったという声を多々聞いていたし私もそう思っていました。
不慣れな点もあるからそれはある程度しかたないことだと思っていました。
体感とは違う以外な結果（良くなった）が報告されたのです。

私はすかさず理事長あてに原票（提出されたもの）の閲覧請求をしましたが個人情報が含まれているからという理由で閲覧を拒否されました。
そこで私が理事になった時確認するので保管しておく様書面を出しました。

この度理事になったので原票を見ようとしたら保管されていません。
管理会社は当時の理事長に渡したと言います。
当時の理事長に理事会に返却してくださいと書面で申し入れましたが２か月たっても回答ありません。
管理会社としては理事長に要求することはできないと言います。

理事会でこの問題を取り上げたとき、現監事（当時と同一人物）はアンケート用紙には理事会が処分できると記載してあり廃棄されても問題ないと発言しました。
監事は廃棄されたことを承知しているようでした。
本件の以外（以降含めて）に実施されたアンケート用紙には集計後理事会が処分すると書かれたことはありません。

理事長が理事会の決議（合意）なくアンケート原票を処分できるのでしょうか。
また監事の発言は妥当でしょうか。

私はアンケート用紙は組合にとっては公文書であり理事長といえども勝手に処分できないと考えます。
そのようなことがあれば監事は不正だと指摘すべきとおもいます。
現在書類の保存ルールは存在しませんが理事会で廃棄することを決議するとしても一定期間経過後であるべきと思います。

その他のアンケートの原票は保管されています。

回答No.1

doctorelevens · ベストアンサー

前提に、認識のずれがあるようなので回答が的外れになるかもです。

１．ご質問のアンケートは公文書ではありません。
　　「組合にとっては公文書」という見解は無意味。
　　「国や地方公共団体の機関または公務員が、その職務上作成する文書」が公文書です。

２．ご質問のアンケートの場合、総会決議に影響したり、総会の開催の理由となるのであれば、
　　証明書類として保管義務が生じます。
　　（保管期限は、民法上の契約書類に準ずるか、規約で定める必要があります）
　　質問文からはそのような目的・使用方法とは思えません。

３．単に「前の会社との比較によって、新しい会社へのサービス向上を促す」
　　「管理組合が自分たちの判断（管理会社選択）について、参考資料とする」
　　等の目的だとしたら、総会の開催や決議に影響がない訳ですから、
　　保管の有無について問題視しても意味がないのでは、と思います。
　　（意味があるというのであれば、そのような議論を管理組合内で行えばよろしいのです）
　　アンケートを取った後の話の進め方が質問中にないので、これ以上は考察不可能です。

当時の理事会メンバーとの意見・見解の相違を問題視するのであればアンケートだけではなく、
他の文書や記録も総点検しないと「木を見て森を見ない」ことになります。

お礼

ありがとうございました。

補足

監事も同様の見解でしたが理事会の決議なく処分したのは問題だとの助言がありましたのでセカンドオピニオンとして質問しました。
公文書の意味は組合内に限り効力を有する意味です。
公文書の処分を監事が容認、理事長を弁護したときは理事長以上の責任が生じるそうです。監事は組合員から直接委任をされているからです。
この考えに対してはいかがでしょうか。

監事は過去組合員に公開した文書（組合内のネットで投稿）で都合が悪くなったものをことごとく削除していることもわかりました。会社ではコンプライアンス部門に配属されていたそうで法律にも詳しく、自己弁護には長けている監事です。

管理会社との契約内容に関して私が理事会で異議を述べようとしたとき理事長と監事は私の発言を妨害してきました。
契約内容が妥当であると、理事長も監事もまるで管理会社の社員のように主張し理事を説得していました。複数の理事は私の意見を取り入れた対案を提案し理事会でそれを決議しましたがその後決議は無視されています。

さらに次期理事会の理事に私が立候補したとき妨害しました。
この件は弁護士から損害賠償請求が可能と指摘されています。

このような背景を考えると理事長、監事が共同してアンケート結果をねつ造しその証拠を隠滅するために原票を廃棄したと私は考えています。