ACCESS2013で出金伝票を作成したい

質問

oficce2013を使用しています。
先日上司より、出来れば出金伝票作成の処理をエクセルからACCESSに移行してほしいとの依賴を受けました。ACCESSなど触れたことすらないのですが、折角なので時間が空いた時間にACCESSの勉強をしております。テーブル/クエリ/フォーム/レポートの基本機能は抑えたつもりです。

最終的には出金伝票をB5用紙に印刷することと、今月の請求金額（税抜き）を勘定科目毎に表でまとめて印刷することを考えています。
基本的にはB5用紙１枚に４社分の出金伝票の印刷を行いたいです。

出金伝票には下記の情報を添付ファイルの出金伝票のフォーマットに載せることを考えています。
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
企業NO
企業名
振込先コード
振込日
支払の詳細（管理販売費or製造費/勘定科目/摘要/支払値引/振込手数料/金額）
＊摘要名は「◯月分摘要名」と表示をしたいです。
銀行名/支店名
合計
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
上記のことを行うために、現段階の私の知識では下記のようなフィールドを持つテーブルを１つ、
あるいは複数のテーブルで管理し、それを入力するためのフォームを作成。
印刷を行うためにレポートのデザインビューに出金伝票のフォーマットを貼り付けし、
その上からテキストボックスを設置して印刷用のレポートの作成を行う

この程度のことぐらいしか連想できません。
ACCESSではテーブル内で請求金額を入力し、計算して税抜き金額と消費税を入力することもできませんし、これではACCESSに移行して利便性が逆に劣ってしまっています。

そこで質問させていただきたいのですが、私が行おうとしてること（主に出金伝票の作成と管理）をACCESSで効率よく行うようにするにはどうすればより良いものができますでしょうか？ご助言よろしくお願いいたします。

回答No.2

chayamati

＞基本的にはB5用紙１枚に４社分の出金伝票の印刷を行いたいです。
　　1枚に1社の伝票にしましょう
　　単票形式、表形式、帳票形式の3種類です。レポートウィザードで確認して下さい
　　明細行が複数ありますね、行数は都度変化すると難しい仕組み（VBA)が必要です。

　　一例ですがテーブルは次の組合せが考えられます。
　　・プロフィール
　　　　自社の社名、住所等と消費税率、税率期限、新税率(税率は変化しますね)
　　・得意先
企業NO、企業名 、振込先コード、銀行名/支店名
　　・勘定科目
　　　　勘定科目名、管理販売費or製造費
　　・請求書表紙
振込日、得意先ID （得意先のルックアップ設定）
　　・請求書明細
　　　　勘定科目ID、摘要、金額、値引き、消費税額
　　※テーブルデザインの終わりにインデックスの追加の有無を聞いてきますハイです
　　入力都度伝票を作成する流れならフォームの画面でファイル→印刷でも可能です
請求書明細に勘定科目のルックアップ設定
　　伝票を入力するときプルダウンリストより選択入力が可能になり、ミス入力減ります

回答No.1

tamu1129

＞これではACCESSに移行して利便性が逆に劣ってしまっています。

いえ、毎日発生するデータを蓄積しそれを元に別なデータを作成するような作業（請求書など）の作業にはExcelのような表計算ソフトでは到底データベースソフトにはかないません

劣っていると思うなら、それはデータベースを理解しておらず今まで使っていたExcelの表計算に慣れてしまっているからでしょう

今回の作業を行うのに、
＞現段階の私の知識では下記のようなフィールドを持つテーブルを１つ

これが考え変わらないとダメです

複数のテーブルをリレーションさせて構築するって事をやらないと、全ての項目をテーブルのフィールドに作成して持たせようとします（Excel使いの人がAccess使うとこの傾向にあります）

＞計算して税抜き金額と消費税を入力することもできませんし

これは入力なんてする必要ないんです

データベースのデータには、これの元になるデータだけ入力してその他のデータはその値から導き出せばいいだけなのです

たとえば　
8月10日と12日に管理販売費 1,000円（税抜き）がそれぞれ発生した

この入力は発生した日付と、税抜きの金額だけ入力すればいいのです（Excel使いの人はこれに税込みの金額も入れたがる）

税込みの金額が知りたければ、入力した税抜きの金額を元に、計算式だけ入ったフィールドを持たせたクエリを作成し、そのクエリを元にフォームやレポート作成したり、フォームやレポートにテキストBOXを作成し、そのテキストBOXの値は他のフィールドの値を参照した物を配置すれば事足ります

最終的には、日々の元データ入力さえきちんと行えば、請求書発効日にはフォームを開いてボタン1個押すだけで終了ってなります

データベース構築するのに大事なのは、その実業務の内容だと思います
これ自動化できない？とかこうなると便利なんだけどって部分がはっきりする事

Acseccのレポート機能って結構使えて、市販の用紙に合わせて印刷したりなんて事の場合にも対応できます（プリンターが用紙対応していれば、添付している伝票その物に印刷して出すって事簡単に出来ます）

作り込みするまでが色々試行錯誤するでしょうが、出来てしまえばAccessとExcelは違う物なんだって事がわかるでしょう