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従業員の資格
こんにちは。 会社で従業員のそれぞれの資格をまとめてもらいたいとの事なのですが、 皆さんの会社ではどんなやり方で従業員資格をまとめられていますでしょうか？ また有効期限があるものに対してはどうされているのでしょうか？ 実際に管理されている方がおられましたら参考がてらに教えていただけないでしょうか？ 宜しくお願い致します。
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- blue_rumble
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回答が付かないようなので、参考程度で良ければと思い投稿します。 まず、ツールとしては何を想定されているのでしょうか？ 紙ベースの帳票で管理？PCで管理？ 私の属する会社では、資格情報もその他の各種情報も すべてデータ化して管理されており、利用者は社内システムを通して それらの情報を閲覧したり、登録・更新したりしています。 ただ、ここまでやると、手間も費用も掛かりますので 一般的なEXCELで管理する（まとめる）方法を簡単にご紹介します。 なお、説明に使用する言葉は一例ですので 適宜、御社での言葉に置き換えるなどしてご覧ください。 EXCELのシートを用意します。 一行目に必要な項目を記載していきます。 例えば、左から以下の様に入力します。 （：以降は説明。一般的な項目には説明なし） ・社員番号 ・管理用連番：同一社員の取得資格数が多く、複数行になる場合にカウントアップして使用。 通常（１件目）は"1"とする。 ・社員氏名 ・入社年度 ・生年月日 ・性別 ・所属部署１：例）○○部 など ・所属部署２：例）△△課 など ・役職など：例）課長／２級職 など ・資格区分１－01：必須資格／推奨資格／任意 など ・資格区分２－01：国家資格／社内資格／社外資格 など ・資格名称－01：○○技術者試験 など ・級／得点など－01：２級／100点 など ・取得年月日－01 ・有効期間－01：yyyy/mm/dd ・資格区分１－02 ・資格区分２－02 ・資格名称－02 ・級／得点など－02 ・取得年月日－02 ・有効期間－02 ・資格区分－02 ・資格名称－02 ・級／得点など－02 ・取得年月日－02 ・有効期間－02 ～ ・資格区分１－10 ・資格区分２－10 ・資格名称－10 ・級／得点など－10 ・取得年月日－10 ・有効期間－10 ・資格区分－10 ・資格名称－10 ・級／得点など－10 ・取得年月日－10 ・有効期間－10 ここまでできれば、後は各社員の情報を入力していくだけです。 繰り返しますが、上記はあくまでも一例です。 ポイントは、管理する目的や方法、その他条件です。 単に見ることができれば良いのか、資格取得の推進として積極的に活用していくのか また、EXCELの機能をどこまで活用するのか、などによって変わってきます。 例えばですが、単に何の資格を持っているのかが分かれば良いということであれば 資格区分１－XXなどは不要かも知れません。 逆に、昇格に特定の資格取得を条件にしている（または今後していく）場合などは 資格区分１－XXの項目はあった方が良いと思います。 また取得推進のために計画を立てさせるような場面も想定できますが その場合は、取得年月日－XXの前などに取得予定年月日－XXという項目を つくったりする必要もあるでしょう。 また、EXCELの機能活用に関して言えば、簡単なところでは 条件書式の機能を使って、有効期限が切れているものや 取得予定日が近づいている資格の項目の色を変えるようにしたり 数式で予定と実績の達成率や、全体での必須資格の取得数を出したりすることもできます。 更に、別シート（若しくは別book）に、資格情報の一覧などをいくつか作成しておけば 入力やメンテナンスの手間を省くことが可能になります。 以上、ご参考まで
お礼
回答遅くなりましたが有難うございます。 実際に資格の管理をしていかなくてはいけなく、有効期限切れている人にも連絡し更新したり、昇給に対しての資格一覧等に必要になったりと他にもたくさんあるのですが一度なるようにやってみます。 わからなければまた質問等を投稿すると思いますのでその時にはお力を宜しく お願い致します。