電話応対の英語、教えて下さい。

質問

恥を晒すようですが…。
3ヶ月に1度くらい、製品売り込みなどの国際電話が東京にある本社にかかってきます。

(1) 一番多いのが、明らかに該当する部署が他県の営業所にあるケースです。
電話が転送できないので、一度電話を切り、そちらにかけ直してもらうしかありません。
「弊社の○○営業所（番号××）にかけ直してください」と言うにはどうすればいいでしょう？

(2) 誰（どの部署）が担当なのか、咄嗟に判断できない場合も多いです。
電話では不安なので（発音不明瞭だし）、とりあえず代表にメールかFaxで要件を送ってもらい、
担当すべき者から折り返し連絡させたいのですが、
「○○宛にメールかFaxを送ってください。番号は××…」と言うにはどうすればいいでしょう？

(3)明らかに当社では扱わない製品（事業）の売り込みも結構あります。
「弊社では、当分そういうものを扱う予定はありません」と言うにはどうすればいいでしょう？

発音も下手だし、ウカツにベラベラ対応して「英語が出来る」と思われるのもイヤなので、
できるだけ簡単な表現でお願いします。

回答No.2

Ganbatteruyo · ベストアンサー

アメリカに35年ちょっと住んでいる者です。

(1) 一番多いのが、明らかに該当する部署が他県の営業所にあるケースです。
電話が転送できないので、一度電話を切り、そちらにかけ直してもらうしかありません。
「弊社の○○営業所（番号××）にかけ直してください」と言うにはどうすればいいでしょう？

出来るだけ簡単に、と言う事なので、最小限の言い回しを使うとなると、

I'm sorry. Your call has to be hanndled at xxx branch. Would you please call them at （番号××）? と言う事になります．

慣れてきたら、

I'm sorry but your call should be handled at xxx branch. Since I can not transfer you call to them directly from here, please call them directly at (電話ｘｘ）. But if you have any problems contact them, please feel free to call here again.

と言えばいいですね．

＞(2) 誰（どの部署）が担当なのか、咄嗟に判断できない場合も多いです。電話では不安なので（発音不明瞭だし）、とりあえず代表にメールかFaxで要件を送ってもらい、 担当すべき者から折り返し連絡させたいのですが、 「○○宛にメールかFaxを送ってください。番号は××…」と言うにはどうすればいいでしょう？

Would please fax or e-mail us on your inquiry. Our fax# is xxxx-xxxx and e-mail address is xxxx@xxxxx.co.jp. We will reply you as soon as possible.

今はこれで応急手当をしたわけですが、やはり、できれるだけ、電話の対応が出来、その場で、担当者とコンタクトを取れるようにした方がいいと思います．

アメリカでは、結構たらいまわしになることになれている人も多いですので、担当と思われる部署につないでしまう事も考える予知はあると思います．

また、ある程度、担当が決まっているのであれば、それらの部署や器具の名称の名前などを言って、その中から選んでもらうという手もあります．

つまり、Is your call for xxx equipments or yyy equipments? と聞いて、その部署に回すと言う具合ですね．

また、予算があれば、オートマチックラウティングのアナウンスを使う事も出来ますね．　これによって、あらかじめ決められた転送システムによって、アナウンスを聞かせて、かけてきた人に電話機の番号を押してもらう、と言う具合ですね．For sales, press 1, for customer service, press 2, for our catalog, press 3, for all other inquiry, press 0.と言うやり方ですね．

また、英語の場合だけ、手動で、そのアナウンスのシステムに送り込む形も取れます．

＞(3)明らかに当社では扱わない製品（事業）の売り込みも結構あります。 「弊社では、当分そういうものを扱う予定はありません」と言うにはどうすればいいでしょう？

I'm sorry we are not interested in your product or service at this time. Thank you for your call.と言って、切ればいいですね．　もっとも、あまり良く聞き取れない場合など、切ってはまずいので、本当に売り込みなのかをはっきりさせておく必要があるかもしれませんね．

よって、聞き取れなく多分売込みだろうと思うときは、

Are you calling us to offer your product or service? この電話は御社の製品やサービスをオファーする為におかけになったのですか?と聞いて、イエスであれば、さっきの言い方をいって切ればいいですね．

これでいかがでしょうか。　分かりにくい点がありましたら、補足質問してください。

補足

分かりやすい解説まで…ありがとうございます。
ただ、年に数回のコトなのでオートは無理かと…金欠だし(i-i)泣。

補足質問です。
(1)の場合、市外局番ってどう言えばいいのでしょう。
「012-345-6789」なのか「+81-12-345-6789（国際表記ってこんなでしたよね？）」なのか。
特に英語が出来ない者同士が押し付け合っているので、
そもそも相手が国際電話なのか、国内から英語でかけているかすらわからないのですが…。

回答No.5

Ganbatteruyo

Gです。

＞(1)の場合、市外局番ってどう言えばいいのでしょう。「012-345-6789」なのか「+81-12-345-6789（国際表記ってこんなでしたよね？）」なのか。

そうですね．　かけてくる本人がどこにいるのかで電話のかけ方が違ってきますね．

よって、Are you calling from Japan?日本で電話をしているのですか?と聞いて、yesであれば、012-345-6789と教えればいいですね．

Noであれば、81-12-345-6789と教えれば良いです．

もっとも、既にそちらに電話をしているのですから、かけ方は分かっているはずですから、海外からの電話でも、012-345-6789としても、問題はないとは思いますよ．

一箇所間違った書き方をしてしまいましたので、訂正させてください．

Would please fax or e-mail us on your inquiry. Our fax# is xxxx-xxxx and e-mail address is xxxx@xxxxx.co.jp. We will reply you as soon as possible.

は、Would you pleaseと変えてください．

尚、断り方ですが、あくまでもBtoB　（ビートゥービー）,ビジネスですので、対応したする人は会社として言葉を使いますので、できるだけ、I'm sorryとか、I'm afraidのほかは全て、weで対応する事も必要です．

We are not interested興味はありません．と言う具合ですね．

しつこく言っているようであれば、Ok, please send your offer by mail.郵便で送ってください．といっておけばいいですね．

徐々に、英語で対応できるようにする必要はあると思いますので、なれるにしたがって、使う英語も増やしていくように心がけてください．

また、特に、このような言い方をしたい、と言う事があれば、また、ここで質問すればいいですね．　今は、たくさんの表現の仕方を習ったわけですから、まず、通じる英語でコミュニケーションをして、徐々にワックスをかけていけばいい、と言う事です．

これらの例文を紙に書いて、電話の近くに置いておいて、必要な時にすぐ使えるようにしておくのもいいと思います．

聞き取れない時は、Will you please slowly repeat what you just said?もう一度おっしゃった事をゆっくり言ってください．と言えるように、これも、その紙に書いておいていい表現ですね．

また、書いてください．

お礼

実は今日も電話がかかってきました。
（どこからウチのような国際化されてない小さな会社を見つけてくるのか不思議ですが…。）
カタコトの日本語なら通じるヒトだったのでラクだったのですが、
やはり定型の応対は覚えておいた方がいいですね。
色々アドバイスありがとうございました。

回答No.4

honeyracoon

錚錚たるご回答が並んでいますが、出来るだけ簡単な表現と云う事ですので参考までに。

＞(1)「弊社の○○営業所（番号××）にかけ直してください」

I'm afraid our office is not available for this matter.
So,would you please call back to this number?
The number is .... 1234-56-7890

＞(1)の場合、市外局番ってどう言えばいいのでしょう。

市外局番は#3cirkle314さんのご回答にありますarea-codeか、または、long-distance codeと言います。
市内局番はlocal office numberです。

また日本のほとんどの電話番号は
市外局番４桁、市内局番２桁、加入者番号４桁の
４－２－４で区切られているため、これを

4-2-4 telephone numbering
と言うと、相手には最初の４桁が市外局番なのだな、と分かります（参考URL参照）

The number is 1234-56-7890.
と数字を列挙しておいてその後に
This is 4-2-4 telephone numbering.
の様に言えばいいですね。

＞「○○宛にメールかFaxを送ってください。番号は××…」と言うにはどうすればいいでしょう？

Would you please send an e-mail or a fax to ○○ in your inquiry.
The address is xxxx@xxxxx.co.jp. and the fax number is xxxx-xx-xxxx.

でいいと思います。
#2#3さんの様にメールする、ファックスするをe-mail,faxと云う単語で動詞として使う事も出来ます。

＞(3)「弊社では、当分そういうものを扱う予定はありません」

We are not going to deal with such goods(products) for the time being.

We are not going to do with such things for now.

We are not going to treat of those products for the present.

どれもしばらく当分は扱う予定は御座いませんと柔らかく否定しています。

参考URL：

http://www2.alc.co.jp/ejr/index.php?word_in=%8Es%93%E0%8B%C7%94%D4&word_in2=%82%A0%82%A2%82%A4%82%A6%82%A8&word_in3=Knxy

補足

ちょっと誤解があったようです。
「"市外局番"を英語で何というか」ではなく、
「この手の電話に対し、教えるべき電話番号は"0XX～"か、"81-XX～"か」です。

そもそも相手が国際電話なのか、国内から英語でかけているかすらわからないので、どう言っていいものやら…。
まぁ相手は自分で電話をかけているのですから、"81-XX～"なら国際表記、"0XX～"なら日本国内だと
わかっているのかも知れませんけど。

回答No.3

noname#5377

＞(1) 一番多いのが、明らかに該当する部署が他県の営業所にあるケースです。電話が転送できないので、一度電話を切り、そちらにかけ直してもらうしかありません。 「弊社の○○営業所（番号××）にかけ直してください」と言うにはどうすればいいでしょう？

＃２さんのyour callはいい表現だと思います。ここでは、ちょうど「お問い合わせの件」ぐらいの意でしょうか。勝手ながら拝借させていただき、次のようにしました。
I'm afraid your call should be answered at the other office. May I ask you to call them directly? The number is XXX.

長めの英語であれば、
I'm afraid we do not have the matter dealt with here. Would you call the other office directly because we are uanble to put a call through to them from here? Do you have a pen and paper handy? The number is XXX.

英語が不得意と言うことであれば、
困った際には、I'll get you someone who is more familiar with this matter.
この件にもっと詳しい人を呼んできます。
とか言えばいかがでしょうか。

http://biz.mycom.co.jp/skillup/english/bn/0614.html
では、英語がわからないときの対応の仕方が書かれています。

http://www.soiku.co.jp/english/business/index2.html
は、ビジネス英語関係です。

市外局番は、area code
国際電話については以下をご覧ください。
http://www.ntt.com/shop/0033data/kakekata.html

どうしてもどちらからか聞く場合は、
まずMay I ask you something?（ちょっと質問いいでしょうか。）
Where are you calling from?（どこから電話していますか。）
ちょっと直截すぎると感じられるなら、
I don't have a watch. I wonder what time it is.
と時間を聞くことで推察するとかはどうでしょうか。少なくとも日本かどうかはわかります。韓国の場合とかであれば困ってしまいますが、一案です。

＞(2) 誰（どの部署）が担当なのか、咄嗟に判断できない場合も多いです。 電話では不安なので（発音不明瞭だし）、とりあえず代表にメールかFaxで要件を送ってもらい、 担当すべき者から折り返し連絡させたいのですが、「○○宛にメールかFaxを送ってください。番号は××…」と言うにはどうすればいいでしょう？

Would you please e-mail or fax us on your inquiry? Do you have a pen and paper handy? Our main e-mail address is XXX@XXX, and our fax number is atXXX.

＞(3)明らかに当社では扱わない製品（事業）の売り込みも結構あります。「弊社では、当分そういうものを扱う予定はありません」と言うにはどうすればいいでしょう？

We are not going to deal with such goods(products) for the time being.
We are not going to engage in such business for the time being.
会社を代表していますので、ご存じの通り、発言にはご留意ください。

I'm afraid we are not interested in your call.
また拝借してこのような使い方はどうでしょう。
お問い合わせの件には関心がありませんが。

執拗な人で、もう二度とビジネスをやらないと言う相手が前提なら、
I don't need your product.
weと言わないで、あくまで個人の意見としました。

以下は主に断り方になるでしょうか。
I'm afraid I am kind of busy.
残念ながらちょっと忙しいのですが、
とかのように今、手が込んでいると伝える方法もあります。いつが暇ですかって逆に聞かれたら嫌ですね。

I'm afraid I have another call waiting.
他の電話が掛かってきていることを伝える。いわゆるキャッチホンですね。相手が待っていたらどうしましょう。

って言うことで、こうした表現は簡単なようで難しいですね。ご参考にしてください。

回答No.1

zephyr-breeze

以下のような表現ではいかがでしょう。

(1)Our　○○branch　is　in　charge,　but　unfortunately　I　can’t　put　you　through　by　this　call（for　technical　reasons）.　Would　you　hang　up　and　call　again　to　xx,　please？

(2)（これは相手に取引成約への誤った期待を持たせかねないのでできれば避けたいところですが）
Mr（or　Ms）　○○　is　in　charge,　but　he（or　she）is　not　available　now.　Would　you　send　a　fax　or　Email　to　○○　on　that　matter？　The　fax　number　is　XX,　and　the　address　is　△△.
折り返しを相手に確約するのなら、
Mr　○○　will　fax（or　mail）　you　back　as　soon　as　he　can.
などとつけ加えます。

(3)I’m　afraid　we　are　not　in　a　position　to　handle　that　type　of　the　product.
製品でなく事業であれば,　to　以下を
to　be　involved　in　that　kind　of　project.
とすればよろしいでしょう。
さらにごちゃごちゃ言うようであれば
Such　product（or　project）　is　not　in　line　with　our　business　plan.
と理由を示してはっきり断ればOKで、失礼にも当たらないと思います。　

「できるだけ簡単に」というご要望ですが、どうも持って回った表現の方が得意なものでそこそこ長くなってしまいました（自分なりにはこれでもだいぶ縮めたのですが・・・）

ご参考になれば幸いです。

お礼

早々のレス、ありがとうございます。
やっぱり(1)(2)はちょっと長いかなぁ。ホント、レベル低くてすみません。

(3)なら何とか使えそうです。変に期待させるのも失礼だし、はっきり断るのも大切ですよね。
（というかワケわかんない会話が延々続くのがイヤなのが本音だったりして…）