倉庫内業務の効率化について

質問

社員10名程度の小さな卸問屋で働いております。
扱っている商品は味噌がメインです。

倉庫内での仕事なのですが
受注発注ともにFAXや電話のみ
経験に基づく発注作業。情報独占による明示化されない発注内容。
棚卸し等も、毎回目視でカウントし、表を手書きで自作して提出、
PC等の設備も無く、事務所とのやり取りは全て口頭、もしくはFAXという
体制で行っております。
この会社には1年程前、縁故にて就職したのですが
あまりのアナログっぷりに驚いたものです。

私は現在27歳ですが
ほかの社員は平均年齢50代後半で、経験で仕事をされている方が多く
昔からのやり方で業務をされています。
最近は度重なるミスにより、現体制での問題
(受発注ミス・仕事、情報の独占化・事務所サイドと倉庫サイドの対立・
対立による情報伝達不足・退職時の後継等)
が目に付くようになってきました。
年齢によるミスなのかは分かりません。

そんな中、上司から私個人レベルで実現可能な業務の改善と効率化が
出来るならば具体的な案をまとめてくれと言われました。
将来的に倉庫に関しては、私ともう一人位で管理できるようにしてほしいとも言われました。

私としては、受発注ともにPC上で行い、同時に納期や在庫管理に繋がり、
情報を共有化させて、営業とも密な情報のやり取りができるような導入をしたいのですが、
なにせ素人なのでどのようなシステムを組んでいいのかが分かりません。

つたない文章で分かりづらいかもしれませんが
より良い意見や、具体的な導入方法等
ご教授いただけないでしょうか。

回答No.1

gisahann · ベストアンサー

いきなりＩＴ全面化は難しいです。
それに個人の会社に合うソフトなんか販売されていませんから、専門業者に頼めば何十万円の投資。

従って、ファイル数は増えるのが已むをえないとして、それぞれの管理目的に合ったシートを自作して
更新しながら、何時でも全体が見えるようにすることが大切と考えます。（もっとも古いデータも保管）
その上で、更に必要な支援データの種類を特定して（便利機能を）追加されていくと良いでしょう。
また、処理の一部は市販の会計ソフトの転用で出来ないか、一つのヒントが得られるかも知れません。

具体的には、エクセルのデータ処理、関数の操作とマクロの技術が必要と考えますが、
ある程度予行演習がまとまった時点で、必ず事務所処理の流れを整理した上、
業者にそのソフトの作成を依頼されるのが良いのかと思います。

その他、従業員の中からパソコンの出来る人を育てるか、新たに若い人を雇い入れることが最低の要件です。
（出来る人が一人では、もしもの場合仕事がとまります）

くれぐれも申し上げますが、完璧なソフトというのはありません。
会社の仕事の流れが把握できていなかったり、途中で流れが変わる時、
間違った方向に作られると非常に使いにくいものになりますから、この点十分注意して下さい。