議事録はどっちが執るの？

質問

カテゴリが、合っていなかったらすみません。

遥か昔、私が社会人になった時、上司から、「お客様の会社へ行った時、議事録は必ずとれ」
「議事録を執るのは、お客様ではなく、仕事をもらう、又は仕事をもらった協力会社側の仕事だ」
と教わりました。
現在、どっちの立場でも議事録を執るようにしていますが、本当はどっちなのでしょうか？
記憶が定かではなくなったので確認したいと思います。
よろしくお願いします。

回答No.1

deka0831 · ベストアンサー

質問者さまの上司が言うこともわかりますが、議事録
というのは、あとあとモメた時の証拠になる資料です。

弊社では、相手が取っても必ずこちらも取ります。

議事録は軽く見られますが、主観や客観が入り混じり
書いたほうが有利に働く場合が多いからです。

尚且つ、書いた議事録は、先方にもメールを流し
「間違いや修正点があれば一報ください」と書いて
おけば、何か揉め事があった場合に有用な資料と
なりますよ。

お礼

ご回答ありがとうございます。
昔は今より、協力会社や下請けの立場が弱かった気がします。
それ故に、上司も顧客に振り回されないように必死になっていたんだと思われます。

回答No.3

めとろいと（@naktak）

どちらが正しいなんてことはないでしょう。

客（エンドユーザー）に対してならこちら側が議事録を作成するでしょうが、
協力会社との打合せの場合は、どちらが取るなんて決まりはありません。

議事録が担う効果とは、認識のすり合わせです。
（後の証拠にもなり得るわけですが）

> 「議事録を執るのは、お客様ではなく、仕事をもらう、又は仕事をもらった協力会社側の仕事だ」
例えばこれを愚直に全うし、協力会社が議事録を作らない、もしくは社内的に作成したが送ってこない
としたらどうでしょう？

発注した側としては、ほんとに正しく伝わってんのかよって不安になるでしょう。
そうなったらもう、言った言わない、機能が違う、漏れてる、そんな事ばかりで万歳ですよ。
別会社に頼む時点で、上下関係なんてないです。自社じゃ出来ないからお願いするんでしょ。
『協力』するんです。

一方的な先入観だけで議事録はあっちが作るはず、なんて考えない方が良いです。
また、どちらが作成するかも、打合せの最後にでも「今回お話した内容について資料を
まとめて送付させて頂きます（まとめて頂けますか？）」などと、作成責任を明確に
する方がよっぽど建設的です。

お礼

ご回答ありがとうございます。
協力会社、下請けを、仕事仲間として扱ってくれるお客様が多くなってきているようですね。
やはり、今まで通り、どちらの立場でも率先して執る事が賢明のようです。

回答No.2

kernel_kaz

#1の通りだね
さらに補強するなら、異議がある場合の連絡だけじゃ無く、その議事録に必ず先方の確認印をもらって保管しておけば、さらに強固な証拠になる

システム屋は、そうするよ
システム完成間近になって、違うこと言い出すクライアントは多いし、それの追加予算を出さないと言い出す所(奴らは変更だと思ってないから)も多いからね

お礼

ご回答ありがとうございます。
回答を拝見すると、暗黙の了解として協力会社や、下請けが自分達を守る為、
率先して執るべきと解釈しました。