会議→議事録→打ち合わせ 効率の良い方法ないでしょうか
質問させて下さい。
私は今の職場に入社して半年です。ここ何ヶ月かは会議の進行+書記を行っています。
会議の進行→まとめ→打ち合わせの流れが今非効率な気がして悩んでます。
会議議題は、自社の新しいサイトを作る会議で、盛り込みたいもの、コンテンツ、やりたいシステム、要望などを上司と相談します。
その要望をサイトをコーディングして下さってる受注先の担当者に渡します。上司が忙しく、週に3回は細切れに会議をしてまとめてます。
流れとしては
①会議を進行しつつメモを取る。
②議事録を作成する。（フォーマットありますが作成に時間かかります）③受注先に決定した内容、仕様をまとめたものを作成
④受注先に説明
という流れを一人でします。私の代わりに書記をする人間はいません。
会議は話がよく脱線します。また、私の知らない話になったりも。しかも、みんな話すペースが速いです。
そのため、メモをとるのも一苦労です。
なので、
①会議はいらない紙にガーっとメモる
②会議後ノートに清書
③議事録をノートみながら作成。（話をすべて理解してる自信がないので、ICレコーダーを聞き直したりします）
④受注先に決定事項をつたえる為の資料作成
です。
これがめちゃくちゃ時間がかかり、他の業務に影響が出だしました。
最初の頃に「聞き間違い」「伝えもれ」などがよくあったので、それがトラウマになり、何度も見返したり、というロスもあります。
最近は④の受注先に渡す決定事項の資料は清書したノートそのままコピーして渡してます。それが申し訳ないです。
また二重三重にチェックしてるにも関わらず、間違えもあります。
上司は多忙で、議事録を作成しても読む隙がなく、相互見解に対するチェックがありません。
資料をそのままコピーなのも申し訳ない気もします。
何か、失敗したり忘れたりせず 会議～受注先と打ち合わせ まで効率良い流れはありますか
