保護者名簿を作成したいが、依頼メール文が浮かばない

質問

保育園の保護者で連絡を円滑にするために、名簿作成を予定しています。
住所・携帯番号・メアドを記載したいのですが、各保護者へどんな文面で
依頼すると失礼が無いでしょうか？

「円滑な情報連絡＆共有のため」「個人情報保護」や「気が乗らない人は可能なところだけ教えてほしい」
といったキーワードを入れたいのですが、どうまとめたらよいか、文例をお教えいただけると有難いです。よろしくお願いします。

回答No.2

waterline123 · ベストアンサー

とりあえず、簡単に作成してみました。
こんなイメージでしょうかね。
関東より東の方であれば、確実に地震の影響を目の当たりにしてますので、地震を理由にするのは効果的だと思いますよ。
（個人的にはこんなものに、個人情報云々を記載すること自体、おかしいと思っていますが、まあ時代が時代ですからね・・・・・致し方ないのでしょうね。）
参考・・・・くらいにはなりますかね？＾＾；

保護者様

今回、○○保育園では、保育園と保護者様間の連絡・情報提供を円滑に行うため、またリスクマネジメントの
一環として、連絡網を作成することと致しました。
通常の連絡、たとえば雨天時の運動会開催の有無などはもちろんのことながら、
先日発生いたしました、東北地方太平洋沖地震のような、万が一の災害時におきましても、
保育園・保護者様・園児間の連絡を円滑に行うためには、
このような連絡網の整備を早急に行うべきだと切に感じております。

つきましては、○○保育園連絡網記載用紙をお配りいたしますので、こちらに情報明記の上、
各担任にご提出くださいますようお願い申し上げます。

尚、連絡網である以上、記載された個人情報については、各保護者様間で共有する形にはなります。
従いまして、当連絡網の趣旨にご理解いただけない場合は、まことに残念ではございますが、
無記入、または可能な限り記入いただき、ご提出ください。
ただし、当保育園と致しましては、地震発生直後から携帯電話がメールも含めて非常につながりづらい状況になったことを
考えますと、連絡網に記載いただける人数が多ければ多いほど、その分リスクの分散になると考えております。
上記のことから、出来る限り全員の保護者様にご協力いただければ幸いでございます。

以上、ご協力のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

お礼

こちらは東京です。震災のことを考慮する案はとても参考になりました。掲示板に貼るので、
保護者の皆さんがちゃんと読んでくださるよう、waterline123さまの文を元に
少し短くして使わせていただこうと思います。有難うございました。

回答No.4

takuranke

＞「個人情報保護」や「気が乗らない人は可能なところだけ教えてほしい」といったキーワードを入れたいのですが、
こんな単語入れたら誰も教えませんよ。

名簿作成に関して一人でやるのでしょうか？
それとも他に賛同者がいるのでしょうか？

基本的には「＆」などは使わない、遊んでいるように思われるだけです。
また、名簿の利用範囲も明確にして添付しておくことをお勧めします、
それと名簿を配布された人たちが、名簿をどう取り扱うかについても明記。
それと、メールを送るときのタイトルや文章の書き方のテンプレートがあると良いと思います。
確実にプライベートと切り分けないと、あとから揉めたりします。
また、メール送信はccでは無くbccにする。
フリーのメーリングリストなどを利用するのも良い。

以下文例、ある程度固い文の方が真剣だと受け取ってくれます。

保護者各位（クラスのみなら、○○組保護者各位でも良い）

発信人の名前を書く（右詰）

園の保護者で連絡を円滑にするために名簿作成を行います、
つきましては、以下の事項に記入してください。

記（真ん中に持ってくる）
１．園児氏名
　　保護者氏名

２．住所

３．連絡先（どちらか一方でも可）
固定電話
携帯電話

４．e-mail（どちらか一方でも可）
PC
携帯電話

園の連絡や必要な情報の共有を円滑に周知できるようにしたいと考えていますので、極力参加してくださるようお願いいたします（あいまいな「気が乗らない人は可能なところだけ」等というのは書かない、私一人くらいと考える人が多くなり名簿の意味がなくなります）。

平成○○年○月○日○曜日○時までに、○○○○（質問者様の名前か他のかかわっている人の名前）まで、渡してください（これは一例、実際に受け取りやすい方法を書く）。
以上（右詰め）

お礼

子供の行事・荷物準備や親睦会連絡のための、保護者の間または保護者と園の間での連絡伝達用でしたので、おそらく皆さん携帯かPCか電話のいずれかをお教えくださるという前提でした。説明が足りず申し訳ありません。
簡潔に番号を振っていずれかを埋める案はわかりやすく伝わりやすそうなので参考にさせていただきます。有難うございました。

回答No.3

sweyuki

#1です。

ああそうか、保育園の方なんですかね；
完全に保護者の方が他の保護者に送る文だと思い込んでて簡潔に書きすぎましたｗ

お礼

文章は簡潔なほうが保護者の方は読んでくださるし、かつ子育てに追われる生活の中で記憶しやすいので、sweyukiさまの文例はとても参考になりました。有難うございました。

回答No.1

sweyuki

私だったらこんな感じに送ります。

-------
〇〇の保護者の〇〇と申します。

この度、保護者名簿の作成を考えており、ご連絡差し上げます。
円滑な情報共有、連絡網の確立のためにご協力願えれば幸いです。

お名前・ご住所・電話番号・メールアドレスの記載をさせて頂きたいのですが、
大事な個人情報となりますので、個々の可能な範囲でご協力をお願いします。
もちろん個人情報保護の観点から、管理は厳重に行います。

公開不可という項目に関しましては配慮致しますので、どうぞ可能な項目のみお伝え下さい。

お手数お掛けしますが、何卒宜しくお願い致します。
-------

お礼

有難うございます。「個々の可能な範囲」という表現が簡潔でわかりやすく参考になりました。