外資系秘書

質問

５月から語学とキャリアアップのため留学しようと思っています。
帰国後は外資系で働くことを希望しており、外資系の秘書か貿易事務での仕事に興味があります。米国公認秘書検定を取得しようか迷っているのですが、実際のところどの程度就職に有利になるのでしょうか？

それと、オーストラリア、アメリカ、カナダでもまだ決めかねています。インターンをする予定なのですが、おすすめの国があればおしえてください。よろしくお願いいたします。

回答No.4

hennaway

証券会社は向かいないと思われているんですね。
確かに自分が何をやりたいかと見つけるのは難しいです。

さて、秘書を続けられたのは、ひとつひとつの仕事そのものが気に入った（楽しんでいた）からだと思います。外線の電話対応、スケジュール管理、書類作成などなど。仕事をする行為そのものが私は大好きなんだと思います。

それから、上司から褒め言葉をもらうことはまずないのですが（できて当たり前という考えだからかもしれません）、頼られていると感じる時や自分の判断でやれる時はうれしいですよ。例えば、「僕は自分のスケジュールを知らないんですよー、秘書に動かされているだけだから秘書のXXとアポを調整して」と外線で話しているのを聞こえてきた時など。
上司の部下や他部署のスタッフが上司へ直接行かず、いったん私に声を掛けて（上司の様子伺い）くれるのも、上司と他の方々のパイプ役になれているようで個人的にはうれしく感じる瞬間です。

語学についてですが、英語がもともと大好きで学校以外の勉強もよくしていました、大学も英語学が専攻でしたし。留学は残念ながらしたことがないので、留学経験者よりはやはり英語の派手な面（聞き話す）は劣りますが、少なくとも地味な面（書く）は劣らないと思っています（完璧ではないですけれど）。よく勉強していた分、基礎力はあるのだと思います。一番伸びたのは外資系に入ってからでメールや書類を通じてです。表現がうまい上司についたのも良かったです、そのおかげで、相手の気を良くさせて依頼を快く受けてくれるような書き方も必要なことを知りましたし。

２４時間英語の中で暮らすことは大いに賛成ですが、文法や語彙などの基礎力がしっかりあると、伸びやすいし、レベルの高い文章が書けるようになると思います（仕事では読み書きが多いですから）ので、基礎も大切に（机での勉強も怠り無く）。留学中にたくさんの英語に触れてほしいです。

お礼

hennaway様
返信が遅くなり申し訳ありません。せっかく親身になって書いて頂いてるのに。。すみませんでした！！

留学経験はないのですか！とても意外でした＾＾
独学で勉強されて外資系秘書になられるとはすごいですね！

私の勝手な考えで、語学が堪能な人は外国に何年かいた。。というイメージがあったので、改めてヤル気次第なんだなと感じました。

お恥ずかしい話なのですが、今は文法を見直ししながら勉強して
います。何かお勧めの教材や勉強方法があればアドバイスお願いします！

回答No.3

hennaway

語学力をつけるなら、語学を目的にするより手段にして何かをやる方が私も語学力がつくと思います。
アメリカで美容師をしている日本人女性が言っていたのが、語学学校時代よりもその後入学した美容学校での方が語学力はついたと、美容学校ではまさにネイティブといっしょに何かをやるわけですから、外国人ばかりの語学学校よりは有効ですよね。

さて、小さな私ひとりの返信がお役に立っているようでうれしいです。

秘書になろうと思った理由ですが、高校生の頃考えたのが、ずーーと仕事をしたいけれど（公務員や医者等には興味なく）普通のOLだと肩叩きとかあるだろうし、同じデスクワーク（事務）でも秘書なら事務職のプロみたいだし、それに仕事の本を読んでいると、外資系を渡り歩いてジュニアセクレタリーからエグゼクティブセクレタリーへと上がっていった（給与も）女性達がいることを知って、それで外資系秘書を職業として考えました。

秘書に迷いがなかったのは最初の５－６年だけかもしれません。もうその頃になると、間違った言い方かもしれませんが、秘書の仕事が「簡単に」感じてきたし、会議のアレンジはするけれど会議そのものに出ることがなく、会議ってどうやって進めるんだろうとかどんなことを話しているんだろうと欲も出てきていたんですよね。物足りないわけです。それに、例えば、他の部署で一番下っ端だった子が数年後、肩書きがついたりするとうらやましかったり、私はいつまでも秘書ですからね。いくら上司が役員や社長であっても自分は偉いわけではないですから（世の中には誤解している困った秘書もいますが）。

以前も書きましたが、秘書は何十年やっても秘書です。その意味は上に書いた通りです。秘書そのものが好きだけなら良いのでしょうが、”仕事”そのものも好きで上昇志向の人には少しつまらない職種だと思っています。ですから、maikomasahさんには今一度考えてほしいですね。

次に、資質ですが、このような私なので資質を語って良いのかわからないのですが、秘書らしい秘書と言われたこともあるので、個人的意見を書きます。

【常に上司の立場になって考え行動できる習慣】
もちろん自分が上司になることでもなく偉いと誤解することでもなく。これをやっておくとこうであれば上司は仕事がやりやすい（成果がでる）とか、社内外に対して評価が上がる（保てる）とか。上司の性格を早く理解して、やり過ぎないことも大切。個人付き秘書は上司のために働くわけだから（大きく言えば、お客様や会社のためではあるけれど）、上司を忘れては仕事をしていることにはならないので。
【フォローがきちんとできる、やりっぱなしにしない】
不都合が起らないように事前のフォローも含めて。例えば、前日にアポの確認を先方の秘書と上司にする、上司が出発が遅れたら先方の秘書へXX分くらい遅れますと自発的に電話しておく、文書だけでなく何事も最後の最後にまた再確認するくせ。忙しい上司は細かいことはできませんから。
【機密を守る】
席を外す時など重要書類をそのままにしないことも大事だけれど、同僚への対応もきつくせず（機密だからダメとか）やんわりと（どうなんでしょうねー、わからないわとか）。守っていないように見せて守っている感じかな。
【社内外で良好な人間関係を作る】
上司は好き嫌いがあっても良いけれど秘書までそうではダメ。誰にでも公平に。良好な関係は自分が仕事をやりやすいだけでなく、上司も「良い秘書を持ってるね」と他から言われたりします。

なんだかこれらすべて、秘書でなくても会社員であれば当然のことですね。
また何かあれば喜んで返信しますので、教えてください。

お礼

hennaway様
いつも丁寧な回答ありがとうございます。

そうですか。秘書は陰ながら上司を支えるというイメージでしたが、
想像以上に陰ながらの気遣いが必要なんですね。
一度失敗していると言ったら変ですが、証券会社は不向きだと思いやめた以上次は慎重に仕事を選びたいと思います。

けれど、自分は一体何がやりたいのか？！
の答えを見つけるのは意外と大変です。(苦笑)

hennaway様が秘書を続けられた仕事の魅力とは何でしょうか？
話がずれますが、語学はどのように学ばれましたか？？

いつも質問ばかりですみません。

回答No.2

hennaway

maikomasahさん、こんばんは。追加返信です。
証券会社での営業職だったんですね。きっと大変なお仕事でしょう。

営業職から未経験の秘書職への転職についてですが、まず業界を金融に絞れば可能性が少しは高まると思います。
と言うのも、金融業界は他業界からの転職者はまず受け入れないと言ってもいいほど金融業界出身者をとてもとても優遇します、それだけ金融業界は特殊なのかなーと部外者は想像していますが。

５年くらい前に人材紹介会社の方から聞いたのは、ここ１０年くらいで本当に秘書の求人数は減ったけれど（つまり派遣へ移行している）、金融はまだ比較的あると。これもmaikomasahさんには都合が良い話です。

次に、外資系秘書は他の職種に比べてより”英語力”が求められます、金融業界はさらに高度なレベルです、分かり易く言えば帰国子女レベル。ですから、留学中にそのレベルまで「絶対」達成させてください、もちろん”友達とおしゃべり”する内容ではなく”ビジネス英語＋金融用語”の内容でです。

さらに、実務経験が一番大切なのですが、これは秘書をインターンシップで経験できるようにするしかないでしょう（金融の秘書だったらパーフェクトです）。

帰国してからは、金融でなくてもそして小さくても派遣でも良いので秘書をできる会社にまずは就職して実務経験を３年積んで（秘書経験３年以上という応募条件が多いので１社で３年をとりあえず積む）、その後、外資系金融への秘書転職を目指せば良いと思います。

細かいことを言えば、Excelができる、PowerPointができる、ビジネス文書を作成できる等、必要なスキルはたくさんありますが、これは本やウェブで詳細を調べて頂くとして、ここでは割愛します。

最後に、米国公認秘書検定は就職にはあまり有利にならないと思う旨を書きましたが、それを取得する過程で身に付く知識はmaikomasahさんの血となり肉となり、いずれ助けとなりますから、もちろん取得することは良いと思います。

会社を辞めてまで行く留学ですから、絶対有意義に過ごしてくださいね。

お礼

hennaway様　貴重なご意見、本当にありがとうございました。
正直なところ、はじめはただ語学学校に１年行く予定から始まり、それだけでは自分が思っているほど語学力がつかないということからワーキングホリデーを目指し、どうせ行くなら何を目指してそこに行くのか？！ということからインターンを目指し、職種は何を選ぶのか？？
ということから以前から興味のあった秘書について調べ始めました。
しかしそれ以降なかなか情報が得られず不安でいっぱいでした。hennaway様のご意見のおかげでまた一歩前に進めそうです。
本当にありがとうございます。

ちなみにもしよろしければですが、秘書になろうと決めた理由を参考までにお聞かせいただけませんか？
秘書に求められる資質とは何でしょうか？

回答No.1

hennaway

残念ながら米国公認秘書検定は持っていないのですが、およそ２０年間、日系及び外資系で個人付き秘書をやりました。また２回の転職活動もしました。その経験からお話します。

いまから１０年くらい前に転職活動をした時、国際秘書検定(CBS)のファイナルの内、２－３科目合格した状態でした。CBSを受験した理由はmaikomasahさんと似ていて、転職に有利になるかなという気持ちと力試しでした。
しかし、CBSのことは面接で話題になった記憶がありません。主催団体のホームページでは評価が高いということを当時も書いてあったと思いますが、実際は広く一般に知られていないので評価はなく、厳しいことを言いますが、せいぜいCBSホルダーがいる企業の中だけのことだと思います。
CBSと米国～とを同じに考えるのは間違っているとは思いますが、でも似たような状況だと私は察します。

他の職種もそうですが、外資系秘書は実務経験（その中身や深さも）が物を言います。検定試験の合格は挨拶代わりにはなるでしょうが、有利になるとは言えないというくらいに考えておいたほうが良いと思います。それより予定されている、インターンシップのほうが何倍も期待できるのではないでしょうか。

また、秘書か貿易事務かと言うことですが、これまでどのような仕事をされたかわからないので適切なアドバイスができませんが、仕事をバリバリやって責任ある仕事をして～というような人生計画であれば秘書はお薦めしません。秘書は何十年やっても秘書です。秘書がエラくなることはありません。仕事や責任が増えることがあっても実際は他の職種に比べると大したことはないです。１０年、２０年、３０年という長いスパンで職種を考えてほしいです。

最後にインターンシップのお薦めの国についてはよくわかりませんが、表面的な仕事ではなく少しでも深く仕事をさせてもらえる企業や環境そして小さな街より大都会を選べるとベターだと思います。せっかく海外へ出るわけですから、有意義に過ごしてほしいです。

お礼

hennaway様　丁寧な回答、本当にありがとうございました。
大変参考になりました。

資格についてはやはり一般的には知名度が低いのですね。
個人的な話ですが、私は証券会社で営業をしておりました。
参考までになのですが、今まで営業経験しかない場合、秘書につくにはどのような資格や経験が必要でしょうか？