会社の書類の電子化

質問

お尋ねいたしたいのですが・・・
私は会社に入って間もない人間です。
しかし、会社のやっていることに？を感じました。
パソコンで作ったデジタルデータを印刷して、回しているという点です。
役職の人は、朝からペッタンとハンコを押して回っているのが現状です。
これらをデジタルのまま回覧したり、保管したりしたいのです。
また、これらのデータを効率よく使い、安全に保管するためには、どうしたらいいのでしょうか？
皆様の会社では、どういった取り組みをされておられますか？
お金をかけた場合と、お金をかけない場合の2種類で考えていただけませんでしょうか？
特にマイクロソフトにかかわらなくても、構いませんのでどうかよろしくお願いいたします。

回答No.5

hamha · ベストアンサー

>電子承認システムとは何ですか？

総務、給与、勤怠、諸届、物品購入申請書、休暇届
遅刻早退届、出張申請書、出張旅費精算、住所変更届
扶養家族変更届、E-Mailアドレス登録申請書
作業日報等、社内の承認業務を電子化したシステムです。

>誰一人としてデータの保存や情報の共有をしようとしません。
>どうしたら、みんなを納得させられるのでしょうか？

みんなが、データの保存や情報の共有の有用性を見いだせていないから使わないのでは？
・共有したいデータが電子化されていない
・自分でデータを入力するのはめんどう
・パソコン（ソフト）の使い方がよくわからない
・パソコンを使うのが好きでない（嫌い）
・自分でつかんだ情報を公開したくない
・紙で持っているほうが便利だと思っている

>今困っているのは、各自が思い思いに作っているフォーマットで統一性がないことです。

みんなが困っているのでしょうか？
もしかして、困っているのはあなただけかも知れません。
各自が思い思いに作っているということは、自分で作ったフォーマットが一番良いと思っている可能性もあります。
他の人が作ったフォーマットが良いと思えば、そのフォーマットを貰って使うのではないでしょうか？

>そして、誰がどこの会社と何を今まで話していたのかの情報もその社員が休んでいたら・・・

みんなが業務日報などをきちんと書いて毎日上司に報告されているのでしょうか？
記録、日報などの報告がきちんとされていれば、その記録をみれば済むことです。電子化とは別問題です。
電子化しても、みんながきちんと入力しなければ、データ共有しても何の意味もありません。

>どういった働きかけをこれから起こしていけば良いと思いますか？

まずは、みんなが現在の職場で何が問題だと感じており、どう解決したいと思っているかをつかむことです。
（当然、自分も含めて）

（問題点の例）
・みんなが同じような書類を重複して作っており、無駄が多い
・書類のフォーマットの違いが原因の間違いが多い
・書類の最新版管理ができない
・情報を共有していなかったために顧客からの信頼をなくした

その問題を解決する手段として、データの一元管理、情報の共有が有効であるということになれば、
みんな協力してくれるでしょう。

それと、ＯＡ化に理解ある上司に相談し、上司からみんなに指示を出してもらうようにすることも必要です。
会社に入って間もない社員から「こうしてください」と言われても、素直に言うことを聞く人は
ほとんどいないと思います。上司を上手く使ってください。

ＱＣ手法という言葉をご存じでしょうか？
（ＱＣ：品質管理の略です）
問題解決の手段として有効です。参考URLを書いておきます。

参考URL：

http://www.page.sannet.ne.jp/t_koike/qc/qctools.html

お礼

山梨への出張で、大変返事を返すのが遅くなってすみませんでした。
大変詳しい内容で、今自分が問題としている内容の電子化の必要性、フォーマット、習慣つくりなど、大変なことが多いことがわかりました。
データの一元化は上司もいっていたことがありました。
しかし、誰もがその結果を望んでいるのか、それを取り入れることで今より手間が増えたり、本当に便利になるのかなど、証明・説得することが必要だと思います。
QC手法は、以前の建設会社のときに聞いたことがあります。
しかし、そこまで真剣に受け止めていなかったため、具体的な内容まではわかっていませんでした。
この機会に、hamha様がおっしゃるURLを見て勉強いたします。
本当に、返事が送れたことを深くお詫びいたします。
どうもありがとうございました。

回答No.4

hamha

>デジタル化しておいたほうがいいジャンルや書類はどういったものがありますでしょうか？

住所録（取引先、社員、その他）、料金マスター、業務規程集、業務ノウハウ集、顧客情報、
クレーム情報、頻繁に内容が更新される書類
多くのデータの中から特定データを探す必要があるもの、捺印を必要としない書類

パソコンを使っていても実際はワープロや電卓の代用、
活字にするためだけに使っている場合が往々にしてあります。

デジタルデータを効率よく活用するためには、それなりの環境が必要です。
ファイルサーバを置き、全パソコンをネットワーク化します。
継続的に有効稼働させるためにはシステム管理者またはそれに相当する担当者が必要となります。

電子承認システムとか電子印鑑というソフトを導入すれば、デジタルのままでの回覧は可能です。
電子ファイルシステムを導入すれば過去の書類などを保管する場所も必要なくなります。
有効なデータベースを構築すれば、業務効率も飛躍的に向上します。

しかし、便利なのはわかっていても、費用、セキュリティ、信頼性、会社のトップと上司の理解、
全社員の意識、仕事の流れが変わることに対する拒否反応、等々さまざまな障害となる要因がありますので、
なかなか実現できないというのが実態だと思います。

お金をかけない方法としては、冒頭に書いたジャンルの書類やデータなどを
ＬＡＮ（最初は簡単なシステムでも良い）で共有し、有効活用できるような環境を作り上げることでしょう。

お礼

御回答いただきましてありがとうございます。
かなり具体的なものが見えてきました。
それと同時にいろいろな障害要因も見えてきました。
まずは会社の顧客情報などをデータベース化してみましょうかね。
でも会社の機密情報ということですし、もって帰ってやることも会社で業務時間中にやるのも問題ですね。
やはり会社内での協力が必要ですね。
電子印鑑とはフリーであるものでも良いですよね。
電子承認システムとは何ですか？
今は、ネットワーク接続なので、会社の一台のMOドライブに、私が家で使っていたMOディスクをみんなに配っているのですが、誰一人としてデータの保存や情報の共有をしようとしません。
どうしたら、みんなを納得させられるのでしょうか？
しかし、どういうわけか、課長のパソコンには社員のメールのやり取りが全てバックアップ取られていて、見られて困る内容は送りませんが、気分的にはあまりよくないのです。
しかし、出張社員や休日中の社員のパソコンの情報が集まっているので楽なのは楽ですが・・・
今困っているのは、各自が思い思いに作っているフォーマットで統一性がないことです。
そして、誰がどこの会社と何を今まで話していたのかの情報もその社員が休んでいたら、お客様に経緯を伺いなおすのが現状です。
どうしたら改善できるでしょうか？
特に値段などの商談内容は、即答したくてもできないのが問題だといえます。
どういった働きかけをこれから起こしていけば良いと思いますか？
どうか教えてください。

回答No.3

hanabusa22

>>デジタル化しておいたほうがいいジャンルや書類はどういったものがありますでしょうか？

　デジタル化と言っても画像ファイルは非常に不便です。テキスト形式であることが原則でしょう。

お礼

お世話になっております。
そうですね。テキストを対象としたものが原則となるでしょうね。
画像となると、会社概要やカタログなどでしょうね。
PDF化するのがいいでしょうね。
これから、自分なりにも検討してみます。
ありがとうございます。

回答No.2

Hageoyadi

紙にしたほうが検索速度が高いので、致し方ないでしょうね。
パソコンが普及し始めたときには、オフィス内のコピー用紙の消費量は飛躍的に「増えた」そうです。

データの改ざん防止、バックアップ、共有の設定などに人件費をあてることがなかなか出来ないことのほかに、現在のHDDの速度や安定性を踏まえると、やっぱり紙に軍配が上がると思います。

お礼

早速御回答いただきましてありがとうございます。
確かに、コピー用紙の消費量は増えたでしょうね。
手元にプリンタがあり、リースコピー機に個人利用カードを入れなくても良いという点が受けるのかもしれませんね。
私の会社では、社員のコピー機の利用枚数を毎月書き出して、ワースト3位にはそれなりの処分があります。
データの共有は利点ですが、改ざんや漏洩となると心配の種はつきませんね。
天秤にかけてもコピー用紙に軍配が上がりそうですね。
では皆さんは、どういったものをデジタル化しているのでしょうか？
わかる範囲内で教えてください。
どうぞよろしくお願いいたします。

回答No.1

hanabusa22

デジタル化は可能ですが、何でもかんでもデジタル化すると逆に不便です。書類は紙の方が便利でしょう。

お礼

早速の御意見ありがとうございます。
確かに全てをデジタルにすることは不便を感じるでしょうね。
でもデジタル化にしてみたいということは考えておりますので、宜しければ、デジタル化しておいたほうがいいジャンルや書類はどういったものがありますでしょうか？
抽象的でも構いませんので、案をください。
お願いいたします。