理事会の議長を管理委託業者がやっている

質問

分譲マンションの管理組合の理事会に、オブザーバとして（一般組合員）出ましたら、管理業務委託業者担当者が議事進行（議長）を行っている事に、違和感を感じました。また総会での議事録作成書記もやっていますが、（時々理事と業者の都合の良い様に議事録が作成されてくる）区分所有法その他で違法とかの（例えば利益相反行為）問題になりませんか？
お尋ねします。

回答No.3

toshi-tsugu · ベストアンサー

各団地管理組合には、「管理組合規約」があり、それに基づいて「理事会運営」がなされているかと思います。理事会メンバーが専従ではないので実務を担当するために管理会社に委託していると思います。しかし会計業務などの実務を委託して管理会社を管理するのが理事会なのです。しかし理事会メンバーが毎年交代する団地が多く、理事会とな名ばかりで管理会社が実質的に理事会を運営している団地が多いのも現実です。

まづ「理事会運営規則」などのルールを見て、現状の理事会運営が団地のルールに基づいているか否かを確認する必要があります。また管理会社との委託契約の内容も確認する必要があります。理事会に対して組合員が開示要求をすると開示を拒否する理由は何もありません。ただ質問者個人で要求するよりも、数人で要求する方が好ましいと思います。

管理会社は、団地運営には興味はありません。管理費や修繕費を旨く取り込むことに目的があります。理事会運営に無関心な組合員が多い団地では、最終的には組合員に全てが戻ってきます。すなわち管理会社の思い通りの請求を支払うという結果になります。理事会あるいは組合員一人一人が管理会社を厳しく監視しておく必要があります。

管理会社は営利企業なのです、議事録も都合のいいように作成しますので理事会がしっかりしていないと管理会社に都合のいい議事録を作成して保存する結果になります。また将来見返しても、何も役に立たない文書が保存されていることはよくあることです。すべて組合員の自業自得ということなのですが、無駄なお金は支払わないようにしましょう。

お礼

戸建てから利便性を求めて分譲マンションに入居しましたが、驚くほどコミニケーションの希薄には驚いています。ですから組合理事に要求事項も「個人で要求するよりも、数人・・」複数人で行うなど現段階ではとても無理なことです。大変恥ずかしいことですが・・しかし他人事ではありませんので、少しずつできる事から頑張ります。貴方様の貴重なアドバイスを凄く～感謝申し上げます。ありがとうございました。

回答No.5

st_tail

管理業務委託業者の担当者です。

実を言うと、私の担当物件でも私が司会をしないと理事会が進まない、物件は少なくありません。こちらも好きでやっているわけではないのですが、こうしないと理事会自体が成立しないのです。
たまに、やる気が有って理事長の職務をてきぱきとこなされる理事長もいらっしゃいますが、少数派ですね。

他の回答者様も書かれていますが、区分所有者の皆様がもっと自覚を持ってくれないと、難しいです。
私は、はっきりと「私どもは皆様から委託されているだけで、決定権はありません。皆様が決めてくれないと、私たちは動けませんよ。」と言っていますが・・・。
本当のところ、困った問題です。

まずは、管理会社の出した議事録案をきちんとチェックして、業者や理事に都合が良いようにされた部分を訂正させることから始めてはいかがでしょうか。

ちなみに、法的にはグレーゾーンでしょうね。
管理規約では、理事会は理事長が議長をする事になっているはずですし、議事録の作成も理事長の仕事です。
ただ、これは法令ではありませんから、違法と言うわけでは有りません。

お礼

実務者さんからの実態にそった、アドバイス大変参考になりました。
オッシャル通り、理事は勿論組合員各自が管理組合組織が何故必要か、その認識が余りにも無知ゆえに・・・でも裏返せば組織が貧弱であればこそ、管理代行業者は、より利益を得るのではないでしょうか？・・
何れにせよ売り手と買い手の関係でしょうから、売り手を喜ばさない様に勉強して頑張ります。本当にありがとうございました。

回答No.4

poolisher

それは、管理会社が悪いのではなくやらせている理事会の罪です。

書記も議事進行も代行してもらっているのでしょうけど、ひどい話で
すね。
そういうことやらせているから委託先に首根っこ押さえられてしまう
のです。

ただし、事の解決は役員が本来の責任を果たすことにつきます。
管理会社に措置できるのは、理事会への出入り禁止とか理事会議事への
関与の禁止です。後は自分たちでやるしかありません。

お礼

組合が立ち上げ間もく（２年）理事も輪番制で今はやっています、ですから全く未熟者の集団に過ぎません（恥ずかしい乍）しかも小学校の学級長になった様なステータスに酔って居るかのような状態です。何れ理事の当番に備え、しっかり勉強して、こからの自分たちの生活と財産を守る大切な組合運営に取り組んで行きたいと思います。貴重なご意見、ほんとうにありがとうございました。

回答No.2

akak71

そもそも、理事会に理事などの役員以外出席ができないと考えます。
議長もなれないと考えます。

お礼

ご意見ありがとうございました。

回答No.1

tadagenji

理事会、あるいは総会の議長は、指名により誰でもできます。
理事長が管理会社の社員に頼まれたのではないでしょうか？
書記も同じことです。
その内容について理事会の各理事、監事の方たちが署名していませんか？　　　あなたが参加して傍聴した内容と異なった内容の議事録であれば理事長にその真意を確かめられたらいかがでしょうか？
国の法律では、商法の取締役会の運営についての部分が近いのですが、管理組合には管理規約がありそこに理事会、総会の運営方法が決められていて憲法違反以外、それが最優先します。
組合の運営は、管理組合がすべて権限を持って行い、管理会社はオブザーバーに過ぎません。　　したがって利益相反行為にはなりません。
たとえ、管理会社に有利な議事録内容であっても、それは管理組合で合法的に決めたものであるならば。
あなたのいう利益相反行為が発生する一番多い事例は、補修工事等が理事の関連企業に発注された場合です。

お礼

大変参考になる御意見を賜り厚く御礼致します。管理会社の都合の良い組合運営に成らぬ様に、皆さん方のアドバイスをいただきながら、ウント勉強して頑張ります。ありがとうございました。